«راهنمای سبک محتوا» چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم؟
«راهنمای سبک محتوا» ابزاری ارزشمند است که به تیمهای محتوا کمک میکند تا در نگارش و طراحی محتوا، هماهنگی و انسجام داشته باشند. این راهنما با تعیین خطمشیهای مشخص برای استفاده از زبان، لحن و قالببندی، کمک میکند پیامها بهشکلی یکپارچه و حرفهای ارائه شوند.
این ابزار نهتنها از ناسازگاریهای احتمالی در تولید محتوا جلوگیری میکند، بلکه فرایند خلق محتوا را نیز بهینهسازی میکند. ایجاد یک راهنمای سبک محتوا برای سازمانها و تیمهای محتوا، یکی از بهترین روشها برای حفظ کیفیت و اثربخشی محتواست.
اگر این مطلب از ویپدیا برای شما نیز همچون ما جالب و منحصربهفرد است، با ما تا انتهای آن همراه باشید.
راهنمای سبک محتوا چیست؟
راهنمای سبک محتوا یا Content Style Guide سندی است که مانند سند پیام برند، به شما کمک میکند تا در تمامی کانالهای ارتباطی خود، بهویژه در تولید محتوا برای محصول یا شبکههای اجتماعی مانند اینستاگرام، بهصورت یکنواخت و منظم عمل کنید.
مجموعۀ شما ممکن است راهنمایی ساده و جامع برای تولید محتوا داشته باشد که شامل سبکهای بصری و محتوایی باشد، یا این دو سبک را بهصورت جداگانه ارائه دهد:
- سبک بصری تولید محتوا: شامل لوگو، شعارها، پالتهای رنگی، تایپوگرافی و سایر عناصر طراحی است که اغلب توسط طراحان استفاده میشود.
- سبک محتوای متنی: این سبک به روشهای تولید محتوا ازجمله لحن، واژگان، دستور زبان، نشانهگذاری و قالببندی اشاره دارد و معمولاً توسط نویسندگان و تولیدکنندگان محتوا استفاده میشود.
با داشتن یک راهنمای سبک محتوا، نویسندگان و تیمهای تولید محتوا میتوانند به مرجعی یکسان برای تصمیمگیری دربارۀ کلمات و شیوههای نگارش مناسب دسترسی داشته باشند. این مسئله کمک میکند تا محتوای تولیدشده در انواع سبکهای مختلف، همواره هماهنگ و منطبق با اصول تولید محتوای برند باشد.
چرا داشتن راهنمای سبک محتوا اهمیت دارد؟
فونتها، رنگها و لوگوها ممکن است برند شما را قابل تشخیص کنند، اما استفاده از کلمات درست و لحن مناسب نیز برای ساختن اعتماد و وفاداری مشتریان ضروری است. مخاطبان به آنچه میگویید و نحوۀ گفتن شما توجه میکنند تا دریابند که آیا شما قابل اعتماد هستید و اینکه چگونه با رقبا مقایسه میشوید؟
در تولید محتوا برای محصولات دیجیتال، استفاده از اصطلاحات یکسان و همگام به کاربران کمک میکند تا در مسیر درست حرکت کنند. این درحالی است که تغییر اصطلاحات ممکن است باعث سردرگمی آنها شود.
راهنمای انتخاب بهترین سبک محتوا استراتژی شما برای تولید محتوا و انواع سبکهای آن را مشخص میکند. بهطور مثال، چه چیزی شما را هدایت میکند؟ چه اصولی دارید و از چه تکنیکهایی استفاده میکنید؟ معرفی پرکاربردترین سبک محتوا کدام است؟ مشخصکردن پاسخ این قبیل از سؤالات، درنهایت منجر به دستیابی به یک سبک محتوایی اصولی در مجموعۀ شما میشود.
راهنمای سبک محتوا شامل چه چیزهایی است؟
راهنمای سبک محتوا شامل نکات و مثالهای عملی برای تولید محتواست که میتوان آن را به نویسندگان داخلی و فریلنسرها سپرد و مطمئن شد که صدای برند شما را حفظ میکنند. استفاده از راهنمای سبک تولید محتوا باعث صرفهجویی در وقت ویراستاران میشود و به آنها کمک میکند تا به سؤالات مشابه و تکراری پاسخ ندهند.
چرا استفاده از راهنمای سبک محتوا اهمیت دارد؟
درحالیکه بحث دربارۀ ترجیحات زبانی لذتبخش است، تکرار مداوم آن شبیه حلکردن مکعب روبیک با تنها یک رنگ است؛ یک کار تکراری و بیثمر! به همین دلیل پیشنهاد میکنیم اگر با نویسندگان و ویراستاران آزاد و فریلنسر کار میکنید، یک راهنمای انتخاب قالب و سبک محتوا تدوین کنید. این راهنما بهطور خاص در موارد زیر به شما کمک میکند:
- طراحی صدای برند یکپارچه: وقتی با نویسندگان گوناگون همکاری میکنید، هرکدام برداشت و لحن خود را دارند، اما با تدوین راهنمای سبک محتوا برای برندتان، به آنها کمک میکنید تا همگی از اصول یکسان پیروی کنند.
- اجتناب از اشتباههای رایج: داشتن یک راهنمای انتخاب قالب و سبک محتوا به شما کمک میکند تا از اشتباههای رایج جلوگیری کنید. تدوین قوانین مشخص برای نوشتن نامها، اصطلاحات و… به نویسندگان کمک میکند تا اشتباههای رایج نداشته باشند. با توجه به اینکه تولیدکنندگان محتوا از فرهنگنامههای گوناگون استفاده میکنند، ممکن است نحوۀ نوشتاری کلماتشان با هم متفاوت باشد. با تدوین راهنمای سبک محتوا، مانع اشتباههای رایج نوشتاری میشوید.
- بهبود همکاری بین نویسندگان و ویراستاران: بازخورددادن مداوم از سوی ویراستاران ممکن است به اعتمادبهنفس نویسنده ضربه بزند و امکان دارد که محتوانویس احساس کند بهجای نقد کار، به خود او حمله شده است. اما با استفاده از یک راهنمای سبک محتوای دقیق، میتوانید واضح و بدون اشاره به شخصی خاص، انتقادهای سازنده بکنید و به بهبود کیفیت نوشتهها کمک کنید. این روش باعث میشود تا نویسندگان بدون احساس سرزنش و با اطمینان بیشتری کار کنند و بازخوردها را فرصتی برای یادگیری و پیشرفت در نظر بگیرند.
- افزایش کارایی: با داشتن یک راهنمای سبک محتوا در نوشتن، نویسندگان و ویراستاران میتوانند زمان خود را بهجای بحث دربارۀ جزئیات، صرف تولید محتوای باکیفیت کنند.
چه تفاوتی میان راهنمای سبک محتوا و راهنمای برند وجود دارد؟
راهنمای سبک محتوا و راهنمای برند هر دو نقش مهمی در چگونگی درک، تعامل و بهخاطرسپردن برند شما توسط مشتریان بالقوه دارند. بااینحال، تفاوتهایی نیز با هم دارند که در ادامه به آنها اشاره میکنیم:
- راهنمای سبک محتوا: مجموعهای از استانداردهاست که برندها برای تعریف چگونگی حفظ لحن و صدای یکنواخت در محتوای نوشتاری استفاده میکنند.
- راهنمای برند: راهنمای برند عناصر طراحی مثل لوگوها، تایپوگرافی، پالتهای رنگی و… را تعریف میکند تا به ایجاد یکنواختی در تصویر و جلوۀ بصری برند کمک کند.
چگونه یک راهنمای سبک محتوا تولید کنید؟
همانطور که گفته شد، راهنمای سبک محتوا سندی است که دستورالعملهای ثابتی را برای لحن، صدا، بصری و سایر عناصر کلیدی هویت برند را در تمام اشکال محتوای شما ارائه میدهد. این امر به شما کمک میکند تا انسجام و وضوح را در سراسر محتوای خود حفظ کنید؛ چه در وبسایت، وبلاگ، رسانههای اجتماعی یا مواد چاپی شما باشد. در ادامۀ مطلب به مراحل ساخت راهنمای سبک محتوا اشاره میکنیم.
1) از یک قالب آسان و آمادۀ راهنمای محتوا استفاده کنید
در مراحل نخستین، پیشنهاد میکنیم از قالبهای آمادۀ راهنمای سبک محتوا که امتحانشده هستند استفاده کنید تا تجربه و مهارت لازم را در این زمینه به دست آورید.
2) با توجه به مأموریتها و ارزشهای برندتان، سبک محتوای خود را تعیین کنید
مأموریت و ارزشهای اصلی برند شما همچون چراغ راهنما در مسیر تدوین راهنمای سبک محتوای برندتان عمل میکند. مأموریتها و ارزش برندتان نشان میدهد که برندتان چگونه میخواهد با مخاطبانش ارتباط برقرار کند و هویت برند شما را شکل میدهد.
فرض کنید شفافیت جزو ارزش و مأموریت برند شما محسوب میشود. در این صورت، راهنمای سبک محتوای برندتان باید شامل دستورالعملهایی با توضیحهای دقیق و واقعی از محصولاتتان باشد و از هرگونه اغراق و بزرگنمایی در این زمینه پرهیز کند. یادتان باشد ناهماهنگی بین حرف و عمل برندتان بهسرعت توسط مخاطبان تشخیص داده میشود و این مسئله به اعتماد آنها خدشه وارد میکند.
3) پرسونای خریدارتان را با توجه به مخاطبهای هدفتان طراحی کنید
طراحی پرسونا به شما کمک میکند تا دقیقتر با نیازها و خواستههای مخاطبان هدفتان آشنا شوید و استراتژیهای بازاریابی مؤثرتری تدوین کنید.
طراحی پرسونا شامل تحلیل دقیق اطلاعاتی مانند سن، جنسیت، شغل، علایق، عادات خرید و اهداف است. این اطلاعات به شما کمک میکند تا با استفاده از زبان و کانالهای مناسب، ارتباط مؤثرتری با آنها برقرار کنید.
4) صدای برند و لحن برندتان را تعریف کنید
صدا و لحن برند، با اینکه به نظر مشابه هم هستند، اما تفاوتهای آشکاری با هم دارند که در ادامه به آن اشاره میکنیم:
- صدای برند: صدای برند، شخصیت، دیدگاه و سبک منحصربهفرد برند شما را منعکس میکند و ثابت است؛ برای مثال، صدای برند کوکاکولا همیشه مثبت و خوشبینانه است.
- لحن برند: لحن برند به چگونگی بیان صدای برند اشاره دارد و بسته به موقعیت تغییر میکند؛ برای مثال، میتوانید لحن غیررسمی را در شبکههای اجتماعی و لحن رسمیتر را در گزارشهای فنی استفاده کنید.
5) یک راهنمای سبک نگارشی محتوا انتخاب کنید و به آن پایبند باشید
انتخاب یک راهنمای سبک نگارشی مناسب و استفاده از آن برای تمام محتواها، موجب صرفهجویی در زمان میشود و بیشتر مسائل مربوط به قالببندی و دستور زبان را بهصورت پیشفرض حل میکند.
این کار شما را از انجام تحقیقات وقتگیر و جستوجو برای یافتن استانداردهای عمومی برای هر مورد خاص معاف میکند. انتخاب یک راهنمای سبک نگارشی مناسب، کمکتان میکند تا در زمان صرفهجویی کنید و مانع سردرگمی در تیم میشود.
استفاده از یک راهنمای سبک نگارشی یکپارچه نهتنها از اتلاف وقت برای پیداکردن اصول نگارشی جلوگیری میکند، بلکه تضمین میکند که تمام محتواهای تولیدی شما هماهنگ و حرفهای به نظر برسند. با پایبندی به یک راهنمای سبک، تیم شما همیشه میداند که چه انتظاری از نگارش و ویرایش محتوا دارد و به بحثهای همیشگی درباره قالببندی و دستور زبان نیاز نخواهد بود.
6) راهنمایی برای املای دقیق و عبارات برند تهیه کنید
تهیۀ یک راهنمای املای دقیق و عبارات برند موجب حفظ یکپارچگی محتوا میشود. در راهنمای سبک محتوای برندتان به این موارد اشاره کنید:
- نام برند: املای صحیح نام شرکت خود را مشخص کنید.
- شعارها و تگلاینها: عبارات مرتبط با برند را با املای خاص و نحوۀ علامتگذاری دقیق مشخص کنید.
- تعیین کلمات مشکلساز: فهرستی از کلمات با املای ناهماهنگ و نحوۀ نگارش صحیح آنها تدوین کنید.
7) برای محتواهای بصری یک نقشۀ راهنما تعیین کنید
اگر نویسندگان شما مسئول پیداکردن یا ویرایش عکسها نیز هستند، بهتر است موارد زیر را در راهنمای سبک محتوای خود بگنجانید:
- استفاده از منابع معتبر برای انتخاب تصاویر و نحوۀ اعتباردهی به آنها؛
- مشخصکردن تعداد تصاویر مناسب برای هر مطلب؛
- نحوۀ استفاده از اسکرینشاتها؛
- محل قرارگیری تصاویر (راست، چپ، مرکز)؛
- نحوۀ قرارگیری متن در کنار تصاویر؛
- مشخصکردن ابعاد، اندازۀ فایل و نوع فایل پیشنهادی برای تصاویر.
8) یک راهنمای کامل فرمتبندی برای ارسال محتوا تعیین کنید
برای اینکه نویسندگان و ویراستارها با سبک راهنمای محتوا آشنا شوند و سردرگم نباشند، موارد زیر را برایشان توضیح داده و پیش از ارسال محتوا، این راهنمای کامل فرمتبندیشده را برایشان ارسال کنید.
- متن اصلی: چه فونت، اندازه و رنگی باید باشد؟
- عناوین: حداکثر چند تگ h2 و h3 و… داشته باشیم؟
- لینکها: آیا لینکها باید روی یک کلمۀ خاص یا جمله باشند؟
- فهرستها: آیا فهرستها باید شمارهگذاری یا با بولتگذاری شده باشند؟ آیا انتهای آنها نقطه بگذاریم؟
- تأکید: برای تأکید از بولد، ایتالیک یا نقلقول استفاده کنیم؟
- موارد خاص: چگونه با اعداد، محدودهها و خط تیرهها برخورد کنیم؟ آیا کلمات اختصاری را در پرانتز بگذاریم؟
9) تهیۀ یک راهنمای ساده و کامل محتوای سئوشده برای نویسندگان
سئو (SEO) بخشی پیچیده از راهنمای سبک محتواست. برای اینکه نویسندگان از کلمات کلیدی زیاد استفاده نکنند، اصول تولید محتوای سئوشده را به زبان ساده برای آنها بنویسید. ازجمله نکاتی که بهتر است در این راهنمای سبک محتوا به آنها اشاره کنید، عبارتاند از:
- استفاده از کلمات کلیدی: دستورالعملهایی برای جایگذاری کلمات کلیدی در عناوین، متن اصلی و متن جایگزین تصاویر ارائه دهید. نحوۀ برخورد با کلمات کلیدی ناهمگون را توضیح دهید.
- ساختار محتوا: نویسندگان باید محتوا را برای موتورهای جستوجو بهگونهای سازماندهی کنند که دارای عناوین توصیفی باشد.
- لینکدهی داخلی و خارجی: نحوۀ ادغام لینکهای داخلی و خارجی مرتبط و نسبت لینک به کلمه (مثلاً یک لینک داخلی برای هر ۵۰۰ کلمه) را توضیح دهید.
- طول محتوا: طول متن توصیهشده برای انواع مختلف محتوا را یادآوری کرده و میزان انعطافپذیری را مشخص کنید.
- عناوین و توضیحات متا: نحوۀ بهینهسازی عناوین و توضیحات متا برای نمایانساختن دقیق محتوا و بهبود نرخ کلیک در صفحات نتایج موتورهای جستوجو را توضیح دهید.
10) برای تهیۀ دادههای قابل اعتماد روشهای درست و اصولی را آموزش دهید
حتماً بخشی از راهنمای سبک محتوای برندتان را به روشهای اصولی و درست تهیۀ آمار و اطلاعات صحیح اختصاص دهید. اگر میخواهید با خوانندگان خود شفاف و صادق باشید، اصول درست تهیۀ آمار و داده را به نویسندگان خود آموزش دهید.
نکاتی که نباید در راهنمای سبک محتوای خود بگنجانید!
در اینجا نکاتی را که بهتر است در راهنمای سبک محتوای خود نداشته باشید، با شما در میان میگذاریم:
- یادداشتهای عملیات محتوا: پیشنهاد میکنیم چیزی دربارۀ فرایند تولید محتوا و رویههای عملیاتی استاندارد (SOPs) در راهنمای سبک محتوای خود نگنجانید. لزومی ندارد نویسندگان محتوا دراینباره چیزی بدانند.
- توصیههای سبک بصری: لوگو، تایپوگرافی و رنگهای برند اهمیت زیادی دارند، اما نیازی نیست جزئیات آنها را در راهنمای سبک محتوا بگنجانید. برای این موارد از یک راهنمای جداگانه برای هویت بصری برند استفاده کنید.
- مواد آموزشی: از گنجاندن راهنماهای طولانی برای SEO، زبان جامع یا سایر آموزشها در راهنمای سبک محتوا خودداری کنید. این اسناد باید بهصورت جداگانه تهیه شوند تا راهنمای سبک شما ساده و قابل استفاده بماند.
چگونه دیگران را ترغیب به استفاده از راهنمای سبک نگارشی کنیم؟
اگر برای تهیۀ یک راهنمای جامع سبک محتوا تلاش زیادی کردهاید، بسیار ناامیدکننده است که کسی از آن استفاده نکند؛ اما بیایید واقعبین باشیم: برخی افراد حتی اگر راهنما ساده هم باشد، از آن استفاده نخواهند کرد. برای افزایش احتمال استفاده از راهنما، کارهای زیر را انجام دهید:
- مشارکت دیگران: از ابتدا تیمهای مختلف را در تهیۀ راهنما دخیل کنید تا همگی احساس مسئولیت کنند.
- دسترسی آسان: راهنما را در مکانی قابل دسترس قرار دهید و روشهای ساده برای جستوجو در آن را فراهم کنید.
- بهروزرسانی مداوم: راهنمای سبک محتوا را با توجه به سؤالات و نیازهای جدید بهروزرسانی کنید.
- آموزش: جلسات آموزشی کوتاه برگزار کنید و اهمیت راهنمای سبک محتوا را توضیح دهید.
- ایجاد انگیزه: برای استفادۀ درست از راهنما، تشویقها و جوایز کوچکی در نظر بگیرید.
- انعطافپذیری: از بازخورد دیگران استفاده کنید و راهنمای سبک محتوا را بهبود بخشید.
- اشتراک موفقیتها: نتایج مثبت را با تیم به اشتراک بگذارید تا دیگران نیز ترغیب شوند.
سخن آخر
همانطور که با هم بررسی کردیم، طراحی و تولید یک راهنمای سبک محتوا کاری زمانبر است، اما تجارب نشان داده که این کار ناهماهنگی میان نویسندگان دورکار و شما را بسیار کمتر میکند. با داشتن یک راهنمای آسان و مستند، میتوانید تلاشهای محتوایی خود را بدون کاهش کیفیت، توسعه بدهید.
به یاد داشته باشید که یک راهنمای سبک محتوا سندی زنده است و به بهروزرسانی مداوم نیاز دارد. هرچه بیشتر این کار را انجام دهید، تعامل شما با دیگران آسانتر خواهد شد. از سوی دیگر، تیم محتوایی خود را در فرایند بهروزرسانی دخیل کنید تا احترام به دستورالعملها را ترویج دهید. کافی است تعاملتان را با اعضا بیشتر کنید.
