هرآنچه باید دربارۀ مدیریت مخاطبان بدانید

شما احتمالاً هزاران هزار مخاطب در پایگاه دادۀ خود دارید. با وجود اینکه می‌توانید با همۀ آن‌ها در تماس باشید، اما وقتی پای مدیریت شبکۀ گستردۀ مخاطبان در میان باشد، به تمام کمکی که می‌توانید دریافت کنید نیاز دارید.

اما مدیریت مخاطبان برای کسب‌وکارها دقیقاً به چه معناست؟

مدیریت مخاطبان فرایند ثبت اطلاعات تماس افراد و شرکت‌ها، ازجمله تأمین‌کنندگان، مشتریان، سرنخ‌ها (مشتریان راغب)، شرکا، مشترکان و…، در شبکۀ سازمان شما و مدیریت تعامل شما با آن‌هاست.

این اطلاعات تماس می‌تواند شامل اطلاعاتی مانند نام، آدرس ایمیل، شماره‌تلفن، نام شرکت، عنوان شغل و هر چیزی باشد که ممکن است برای تماس با آن فرد نیاز داشته باشید. همچنین می‌تواند شامل اطلاعاتی مانند مرحلۀ یک فرد در سفر مشتری با شما، وضعیت اشتراک، علایق و اطلاعات جمعیت‌شناسی (مانند سن، جنس و…) باشد. این فهرست همین‌طور ادامه دارد.

مدیریت مخاطبان به همان ‌سادگیِ نگهداری اطلاعات تماس در فایل نیست. شما باید مطمئن شوید که همۀ این داده‌ها به‌درستی سازمان‌دهی شده‌اند تا بتوانید از آن‌ها به‌طور کامل استفاده کنید. مدیریت اطلاعات مخاطبان، شامل بسیاری از اقدام‌های پراهمیت است، ازجمله:

• معرفی استانداردهای شرکت برای ورود و نگهداری داده‌ها؛
• انجام منظم پاک‌سازی داده‌ها؛
• انتخاب بهترین برنامه‌ها برای ذخیره و مدیریت داده‌های مخاطبان؛
• متمرکزکردن اطلاعات مخاطبان در یک ابزار، مانند CRM؛
• بخش‌بندی داده‌ها به‌منظور فرستادن به‌موقع‌ترین و مرتبط‌ترین پیام‌ها به هر زیرمجموعه از مخاطبان؛
• بهینه‌سازی روش‌های جمع‌آوری داده‌ها به‌منظور اطمینان از اینکه فقط داده‌هایی را جمع‌آوری می‌کنید که برای شما مهم است و این جمع‌آوری طبق مقررات حفظ حریم خصوصی انجام می‌شود؛
• ایجاد گردش کار گزارش‌دهی به‌منظور گرفتن بهترین تصمیم‌های متأثر از اطلاعات با کیفیت بالا؛
• همگام‌سازی اطلاعات مخاطبان به دو روش بین همۀ برنامه‌های کلیدی.

ممکن است کار زیادی به نظر برسد، اما نتیجه‌بخش است. یک پایگاه دادۀ مخاطبان بسیار کارآمد نه‌تنها زندگی را برای شما و تیمتان بسیار آسان‌تر می‌کند، بلکه شما را قادر می‌سازد تا تجربیات یکپارچه و بی‌نقصی برای مشتری فراهم کنید.

اگر می‌خواهید مشتریان خود را بشناسید، جمع‌آوری و ذخیرۀ داده‌های باکیفیت بسیار مهم است. شناخت نیازها، علایق و تاریخچۀ ارتباط آن‌ها با شما، به شما این امکان را می‌دهد که خدمات شخصی‌سازی‌شده و مرتبط ارائه دهید، و شخصی‌سازی، راز حفظ و رضایت مشتریان بهتر است.

بنابراین، چگونه می‌توانید بهترین استراتژی مدیریت مخاطبان در نوع خود را پیاده‌سازی کنید و از مزایای آن بهره‌مند شوید؟ در این بلاگ‌پست، چند نکته و ترفند برای مدیریت مخاطبان در سازمانتان بخوانید.

سازمان‌دهی پایگاه دادۀ مخاطبان

قبل از هر چیز، اولین قدم ضروری، سازمان‌دهی پایگاه دادۀ مخاطبانتان است. این احتمال وجود دارد که در طول سال‌ها، داده‌هایی را جمع‌آوری کرده باشید که دیگر منسوخ شده‌اند یا معتبر نیستند، همچنین داده‌های فراوان تکراری یا داده‌هایی که به دلیل مقررات حفظ حریم خصوصی )مانند (GDPR نمی‌خواهید نگهشان دارید.

این داده‌ها کاری جز به‌هم‌ریختن پایگاه دادۀ شما ندارند. بنابراین، قبل از اجرای یک استراتژی جدید و بهبودیافته برای مدیریت مخاطبان، کارتان را با نگاهی دقیق به مخاطبان پیشین شروع کنید و مراحل زیر را طی کنید:

۱) از اطلاعات خود نسخۀ پشتیبان تهیه کنید

کسب‌وکار شما براساس قدرت داده‌های مشتریانتان بنا شده است و ازدست‌دادن این داده‌ها، آخرین چیزی است که به آن نیاز دارید. به‌منظور سازمان‌دهی مخاطبان خود، می‌بایست مقدار زیادی ویرایش و حذف انجام دهید و این بدان معناست که ممکن است خطاهایی نیز رخ دهد.

به همین دلیل بهتر است قبل از شروع، از اطلاعات خود نسخۀ پشتیبان تهیه کنید. اکثر CRMها و ابزارهای مدیریت مخاطبان به شما امکان می‌دهند از داده‌های خود نسخۀ پشتیبان تهیه کنید؛ اما اگر ابزار مدیریت مخاطبان شما این کار را نمی‌کند، سعی کنید این داده‌ها را به یک فایل CSV منتقل کنید و این فایل را در کامپیوتر خود ذخیره کنید. در بدترین حالتِ ممکن، اگر فرایند ویرایش بد پیش رفت، می‌توانید به این فایل برگردید و از نو شروع کنید.

۲) هر یکپارچه‌سازی یا همگام‌سازی فعالی را متوقف کنید

اگر از قبل، نوعی یکپارچه‌سازی برای همگام‌سازی داده‌های مخاطبان در ابزارهای مختلفتان دارید، پیش از شروع به پاک‌سازی داده‌های خود، حتماً آن را متوقف کنید. این کار تضمین می‌کند مادامی که شما در حال تلاش برای سازمان‌دهی ابزار مدیریت مخاطبان خود هستید، داده‌های ورودی را در آن دریافت نمی‌کنید.

اگر هنوز یکپارچه‌سازی مناسبی ندارید، اجرای آن را تا زمان آماده‌شدن پایگاه دادۀ خود متوقف کنید تا مطمئن شوید که بهترین نتایج را از همگام‌سازی خود می‌گیرید. ما در مراحل بعدی این راهنما، به این مرحله نیز خواهیم رسید.

۳) موارد تکراری را حذف کنید

ممکن است همین حالا هم CRM یا ابزار مدیریت مخاطبان شما گزینه‌ای برای یافتن و ادغام موارد تکراری داشته باشد. اگر چنین است، از این کارکرد برای حذف همۀ موارد تکراری موجود در پایگاه دادۀ خود، استفاده کنید.

این کار برای هر ابزاری متفاوت است، بنابراین بهترین کار این است که پایگاه اطلاعات CRM خود را بررسی کنید تا بفهمید ابزار شما چگونه موارد تکراری را شناسایی و ادغام می‌کند. اگر نرم‌افزار شما این گزینه را ندارد، می‌توانید از یک ابزار حذف‌کننده مانند Dedupely استفاده کنید.

۴) داده‌های منسوخ یا نادرست را حذف کنید

این داده‌های منسوخ، شامل ایمیل‌هایی می‌شود که مدام برمی‌گردند (ایمیل‌های برگشتی)، شماره‌تلفن‌هایی با قالب‌های نامعتبر، آدرس‌های ناقص و… . همچنین می‌تواند شامل مخاطبانی باشد که می‌دانید کسب‌وکارتان دیگر به آن‌ها نیاز ندارد؛ مانند اطلاعات تماس سرنخ‌های فاقدصلاحیت.

اگر هنوز پایگاه دادۀ بزرگی ندارید، ممکن است بخواهید مخاطبان خود را به‌صورت دستی بررسی کنید، اما روش‌هایی برای انجام خودکار این کار وجود دارد. برای مثال، Experian Data Quality تعدادی برنامۀ قوی اعتبارسنجی داده دارد که به شما امکان می‌دهد داده‌های مخاطبان خود را به‌صورت یکجا راستی‌آزمایی کنید.

۵) مخاطبان خود را به‌صورت دستی بررسی کنید

هنگامی که موارد تکراری را ادغام کردید و از شر داده‌های به‌دردنخور خلاص شدید، پایگاه دادۀ شما در وضعیت بسیار خوبی قرار می‌گیرد. اما برای اینکه حقیقتاً درجه‌یک باشد، باید آن را از نزدیک بررسی کنید.

بدیهی است که این مرحله مدتی طول خواهد کشید، اما اگر استانداردهای شرکت درخصوص ورود اطلاعات را پیاده‌سازی کنید و متعهد به داده‌های باکیفیت باشید، فقط یک ‌بار باید این کار را انجام دهید.

هنگامی که پایگاه داده‌تان به‌درستی سازمان‌دهی شد و به همۀ مخاطبانتان اطلاعات معتبر، منسجم و به‌روزی پیوست کردید، شما یک پایۀ محکم برای پی‌ریزی بهترین استراتژی مدیریت مخاطبان خواهید داشت.

گام بعدی، یک گام مهم است: انتخاب بهترین نرم‌افزار مدیریت مخاطبان برای کسب‌و‌کارتان.

انتخاب بهترین نرم‌افزار مدیریت مخاطبان

اگر کسب‌وکار شما در حال حاضر یک سیستم CRM یا ابزار مدیریت مخاطبان دارد که از آن راضی هستید، می‌توانید از این مرحله صرف‌نظر کنید. بااین‌حال، اگر عملکرد برنامۀ فعلی برایتان رضایت‌بخش نیست، هنوز ابزار مناسب را پیدا نکرده‌اید، یا مخاطبان شما پراکنده و درهم‌برهم ذخیره می‌شوند، انتخاب نرم‌افزار مناسب برای مدیریت مخاطبان، احتمالاً مهم‌ترین کاری است که می‌توانید برای مدیریت صحیح داده‌ها انجام دهید.

شما باید برنامه‌ای را انتخاب کنید تا به‌عنوان پایگاه مرکزی اطلاعات مخاطبان و منبع اصلی (Source of truth) یا به‌اختصار SOT شما عمل کند. برای تک‌کارآفرین‌ها یا فریلنسرها، ابزار ساده‌ای مانند Google Contacts یا Outlook کارایی نسبتاً خوبی دارد.

با‌این‌حال، برای هر چیزی، از کسب‌وکارهای بسیار کوچک گرفته تا بنگاه‌های اقتصادی بزرگ، به‌شدت توصیه می‌شود که یک ابزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) را به‌عنوان پایگاه مرکزی اطلاعات مخاطبان خود انتخاب کنید.

سیستم‌های CRM قابلیت‌هایی عالی برای مدیریت مخاطبان سازمان‌یافته ارائه می‌دهند، ازجمله (اما نه محدود به آن) ذخیره‌سازی داده‌های مشتریان بالقوه و مشتریان در یک‌‌ جا، نظارت بر تعاملات با مشتریان از طریق چندین کانال (مانند تلفن، ایمیل، پست صوتی، جلسات، چت زنده و…) و ردیابی سفرها و حرکت مشتریان از مجرای کاریز (لوله) فروش شما.

نحوۀ انتخاب CRM مناسب

تعداد زیادی CRM وجود دارد که برای کسب‌وکارهای مختلف در هر شکل و اندازه مناسب است. در اینجا به نکاتی می‌پردازیم که در هنگام انتخاب ابزار ایدئال خود باید لحاظ کنید:

• اندازۀ کسب‌وکار شما چقدر است؟ برخی از CRMها برای کسب‌وکارهایی ساخته شده‌اند که می‌خواهند رشد کنند، مانند HubSpot CRM؛ در‌حالی‌که برخی دیگر از آن‌ها، برای شرکت‌های بزرگ‌تر مناسب‌ترند.
• چگونه می‌خواهید کسب‌وکار خود را در چند سال آینده توسعه دهید؟ فقط اندازۀ فعلی کسب‌وکارتان را در نظر نگیرید، بلکه نحوۀ رشد آن را نیز لحاظ کنید. مطمئن شوید که سیستمی را انتخاب می‌کنید که با شما هماهنگ است و چند سال بعد نیز متناسب با رشد کسب‌وکارتان کارایی‌اش را از دست نمی‌دهد.
• بودجه‌ای که برای CRM در نظر گرفته‌اید چقدر است؟ CRM خوب، آن برنامه‌ای است که با بودجۀ شما تناسب دارد و درنهایت شما بابت قابلیت‌ها و امکاناتی که به آن نیاز ندارید، هزینه‌ای پرداخت نمی‌کنید.
• چگونه با ابزارهای دیگر، کسب‌وکار شما یکپارچه می‌شود؟ بهترین پشته‌های SaaS با هم کار می‌کنند، با داده‌هایی که بین همۀ برنامه‌ها جریان دارند. به همین دلیل، بسیار مهم است که داده‌های تماس خود را به دو صورت بین CRM و سایر ابزارهای کسب‌وکار خود همگام کنید تا همیشه اطلاعات دقیق و به‌روز را در همه‌جا داشته باشید. مطمئن شوید که CRM شما می‌تواند با ابزارهایی مانند ارائه‌دهندۀ خدمات ایمیل، ابزارهای حسابداری، ارائه‌دهندۀ VoIP، نرم‌افزار پشتیبانی مشتری و هر ابزار دیگری که داده‌های مخاطبان را ذخیره می‌کند، یکپارچه شود.
• می‌خواهید ابزار CRM شما چه قابلیت‌هایی داشته باشد؟ دامنۀ قا‌بلیت‌هایی که هر CRM ارائه می‌دهد می‌تواند بسیار گسترده باشد. به ویژگی‌هایی که کسب‌وکارتان در حال حاضر و در آینده نیاز دارد فکر کنید. این مقوله می‌تواند شامل یک نمای کلی بصری از فرایند فروش شما، بررسی اجمالی سفر مشتری، اتوماسیون بازاریابی، گزارش‌دهی و تجزیه‌و‌تحلیل، ویژگی‌های تقویم و زمان‌بندی و اطلاعات شرکت و تماس باشد.

برای کسانی که به‌تازگی می‌خواهند کار با CRM را شروع کنند و قصد دارند کمی محک بزنند، ابزارهای زیادی وجود دارند که یک دورۀ آزمایشی رایگان ارائه می‌دهند؛ در آن می‌توانید تمام قابلیت‌ها و عملکردهای متفاوتی را که یک CRM باید ارائه دهد آزمایش کنید. اگر هنوز مطمئن نیستید که کسب‌وکار شما دقیقاً به چه ویژگی‌هایی از یک CRM نیاز دارد، این دورۀ آزمایشی نیز راهی عالی برای فهمیدن آن است.

یک نکتۀ طلایی برای یافتن بهترین ابزار CRM برای شما، بازدید از سایت‌های بررسی نرم‌افزار مانند G2 و Capterra و بررسی نظرات کاربران است. در این سایت‌ها، می‌توانید انتخاب‌های خود را براساس بخش‌بندی بازار (کسب‌وکار کوچک، متوسط، بنگاه تجاری و…)، زبان، گزینه‌های قیمت‌گذاری و ویژگی‌های دردسترس فیلتر کنید. این سایت‌ها در حال حاضر مکانی عالی برای شروع جست‌وجو و محدود‌کردن گزینه‌های شما هستند.

بهترین ارائه‌دهندگان CRM

برخی از برنامه‌های CRM محبوب در بازار عبارت‌اند از:

• نرم‌افزار HubSpot CRM: این CRM همیشه‌رایگان، برای کسب‌وکارهایی با بودجۀ محدود و آن‌هایی که ابزاری می‌خواهند که استفاده و استقرار آن بسیار آسان باشد، یک انتخاب عالی است. طیف گسترده‌ای از قابلیت‌های اضافی وجود دارد که می‌توانید با افزودن هاب‌های پولی به CRM خود، برای تیم‌های فروش، بازاریابی و خدمات مشتریان مجموعه‌تان به آن‌ها دسترسی پیدا کنید.
• نرم‌افزار Pipedrive: Pipedrive یک ابزار CRM مقرون‌به‌صرفه با کاربرد آسان است که بر کسب‌وکارهای کوچک و تیم‌های فروش تمرکز دارد.
• نرم‌افزار Salesforce: ابزار Salesforce ابزار قدرتمند است که طیف وسیعی از ویژگی‌ها و دنیایی از امکانات را ارائه می‌دهد، اما با قیمتی بالاتر. این ابزار، یک گزینۀ خوب برای کسب‌وکارهایی با رشد سریع یا کسب‌وکارهای بزرگ است، اما ممکن است برای کسب‌وکارهای کوچک‌تر بسیار پیچیده و پرهزینه باشد.
• نرم‌افزار Nimble: این ابزار، یک راه‌حل مقرون‌به‌صرفۀ دیگر برای کسب‌وکارهای کوچک‌تر است که سهولت استفاده و راه‌اندازی سریع را ارائه می‌دهد.

هنگامی که یک سیستم CRM را پیاده‌سازی کردید، با تبدیل‌کردن CRM خود به پایگاه مرکزی اطلاعات مخاطبان و قلب پشتۀ فناوری کسب‌وکارتان، مدیریت مخاطبان بسیار آسان‌تر خواهد بود. با داشتن یک پایگاه متمرکز اطلاعات مخاطبان، شما می‌توانید:

• مخاطبان و اطلاعات کلیدی را در یک برنامه بیابید.
• یافتن داده‌ها را برای همۀ تیم‌ها آسان کنید، بدون نیاز به داشتن جزئیات ورود و آموزش برای بسیاری از ابزارهایی که نیازی به استفاده از آن ندارند.
• سیلوهای اطلاعاتی بین بخش‌ها را حذف کنید.

فرایندهای ورود داده و مدیریت مخاطبان

برای ساده‌سازی نحوۀ مدیریت داده‌هایتان، لحاظ‌کردن استانداردهای شرکت، برای ورود و مدیریت داده‌ها مهم است.

ممکن است بخواهید یک تیم یا فرد را به‌عنوان مسئول کیفیت و مدیریت داده‌هایتان قرار دهید. آن‌ها باید اطمینان حاصل کنند که هر چیزی که وارد پایگاه دادۀ شما می‌شود، مطابق قانون، با سیاست‌ها و استراتژی شرکت مطابقت دارد.

برای مثال، آن‌ها می‌توانند بررسی کنند که هنگام ایجاد یک رکورد تماس، تمامی فیلدهای اطلاعاتی لازم پر شده باشد، قبل از ایجاد یک مخاطب جدید، موارد تکراری وجود نداشته باشد، آیا همۀ افراد در سازمان از قوانین پیروی می‌کنند، و اینکه همۀ داده‌ها با فرمت‌های سازگار وارد شده باشد.

اگر داشتن یک فرد یا تیم مسئول مدیریت داده‌ها برای شرکت شما امکان‌پذیر نیست، مطمئن شوید که به همۀ اعضای تیم آموزش داده‌اید که کجا و چگونه داده‌ها را به‌طرز صحیح وارد و به‌روز کنند. چند نکتۀ مهم که باید درمورد مدیریت داده‌ها به تیم خود آموزش دهید، عبارت‌اند از:

• داده‌های جدید را باید در کدام برنامه وارد کنند.
• زمان و نحوۀ به‌روزرسانی سوابق مخاطبان.
• چه فیلدهای اطلاعاتی‌ای را هنگام ایجاد یا به‌روزرسانی یک رکورد پر کنند.
• چگونه پیش از ایجاد یک مخاطب، بررسی کنند که آیا از قبل وجود دارد یا خیر.
• نحوۀ جریان داده‌های مخاطب بین ابزارها.

البته این برای هر سازمانی متفاوت است و به فرایندهای خاصی که شرکت شما اجرا می‌کند و همچنین ابزارهای موجود در پشتۀ فناوری‌تان بستگی دارد.

مستندسازی این فرایندها نیز به همان اندازه مهم است، به‌طوری که همۀ کارمندان جدید بتوانند به‌سرعت یاد بگیرند که در شرکت شما داده‌ها را چگونه رسیدگی کنند. علاوه‌بر‌آن، اگر فردی که مسئولیت مدیریت داده‌ها را بر عهده دارد شرکت را ترک کرد، جانشین او به‌راحتی بتواند با بررسی اسناد و مدارک، در جریان آخرین اطلاعات به‌روز قرار بگیرد.

با معرفی پروتکل‌های شرکت برای ورود و مدیریت داده‌ها، می‌توانید به میزان قابل ‌توجهی داده‌های کم‌کیفیت، منسوخ یا تکراری را در سیستم خود کاهش دهید و مدیریت مخاطبان شما به‌مراتب آسان‌تر می‌شود.

جمع‌آوری اطلاعات تماس باارزش

در حال حاضر، شما یک ایدۀ خوب درمورد نحوۀ سازمان‌دهی داده‌های مخاطبان خود دارید؛ اما در وهلۀ نخست چگونه این داده‌ها را به دست می‌آورید؟

بهینه‌سازی کانال‌ها و ابزارهایی که از طریق آن‌ها اطلاعات مشتری را جمع‌آوری می‌کنید، برای حفظ استراتژی مدیریت مخاطبان شما ضروری است. در غیر این صورت، پس از مرتب‌کردن همه‌چیز، ممکن است حجمی از داده‌های نامناسب به‌سمت شما سرازیر شود و باعث خرابی دوبارۀ پایگاه دادۀ شما شود.

به‌منظور ایجاد یک پایگاه داده با داده‌های باکیفیت که منجر به اطلاعات کاربردی می‌شود، نظام‌مند‌بودن در نحوۀ جمع‌آوری داده‌ها حیاتی است. برای محقق‌شدن آن، حتماً این گام‌ها را دنبال کنید:

۱) کانال‌های جمع‌آوری داده‌هایتان را تجزیه‌و‌تحلیل و بهینه کنید

اول از همه با تهیۀ یک فهرست از تمامی کانال‌هایی که در حال حاضر برای جمع‌آوری داده‌ها دارید شروع کنید. این کانال‌ها ممکن است به‌طور مثال شامل رسانه‌های اجتماعی، پرسش‌نامه‌های نظرسنجی مشتریان، صفحه‌های فرود، فرم‌های سایت، فرم‌های ثبت‌نام، ایمیل‌ها و برنامه‌های تلفن همراه باشد.

سپس، هریک از آن‌ها را به‌طور جداگانه بررسی و به این فکر کنید که چطور می‌توانید آن‌ها را بهینه کنید. برای مثال، اگر فرمی در صفحۀ فرود دارید که پر از فیلدهای اطلاعات غیرضروری است، آن فیلدها را از فرم حذف کنید و فقط داده‌هایی را که واقعاً نیاز دارید جمع‌آوری کنید. همچنین شاید بخواهید فرمت‌های داده را در این فرم‌ها استاندارد کنید؛ مثلاً فقط آدرس‌های ایمیل با فرمت معتبر و شماره‌تلفن‌ها با تعداد ارقام مناسب را مجاز کنید.

برای اطمینان از اینکه تمام این داده‌ها در جای درست قرار می‌گیرند، دوباره بررسی کنید که اطلاعات جمع‌آوری‌شده توسط این کانال‌ها به برنامه‌های مناسب هدایت می‌شوند و این برنامه‌ها نیز به‌‌نوبۀ خود با برچسب‌های مناسب (تگ‌ها و لیبل‌ها) برای هر مخاطب، به‌درستی به CRM شما متصل شده‌اند.

آخرین اما مطمئناً نه کم‌اهمیت‌ترین: مطمئن شوید که مطابق با قوانین حفاظت از داده‌ها مجوز صریح را از همۀ مخاطبان دریافت می‌کنید. شما باید یک opt-in انتخاب کنید که از مشترکان اجازه می‌گیرد تا شما بتوانید اطلاعاتشان را ذخیره کنید و انواع مختلف ایمیل‌ها، ازجمله به‌روزرسانی‌های محصولات و ارتباطات بازاریابی را برای آن‌ها ارسال کنید. همۀ پلتفرم‌های اصلی بازاریابی ایمیل، مانند Mailchimp یا SendGrid، مطابقت کامل با مقررات حفاظت از داده‌ها را فراهم می‌کنند.

این نه‌تنها به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که تابع قانون عمل می‌کنید، بلکه به شما کمک می‌کند از افرادی که واقعاً می‌خواهند مخاطب شما باشند، یک لیست مخاطبان عالی بسازید. اعتماد، امنیت و حریم خصوصی باید از همان ابتدا جزء جدایی‌ناپذیر استراتژی مدیریت مخاطبان شما باشد.

۲) پیشنهاد ارزش در ازای داده‌ها

اگر می‌خواهید تاحدامکان اطلاعات ارزشمندی را گردآوری کنید، باید فرصت‌هایی را فراهم کنید که مشتریانتان دوست داشته باشند داده‌های موردنیاز را در اختیار شما قرار دهند. یکی از بهترین راه‌ها برای انجام این کار، دادن محتوای قابل‌ دانلود رایگان در ازای اطلاعات آن‌هاست. این محتوا می‌تواند شامل کتاب‌های الکترونیکی، کاغذهای سفید، چک‌لیست‌ها، قالب‌ها، راهنماها و حتی پیشنهاد محصول و تخفیف‌ها باشد.

این محتوای قابل ‌دانلود رایگان را می‌توان مثلاً در یک صفحۀ فرود جداگانه، یک پاپ‌آپ سایت یا یک پرسش‌نامۀ نظرسنجی ایمیلی ارائه کرد.

۳) مطمئن شوید که این اطلاعات به ابزارهای مناسب منتهی می‌شود

اگر مشترکان جدید شما مستقیماً وارد ابزار بازاریابی ایمیلی شما می‌شوند، همگام‌سازی آنیِ این ابزار با CRM شما باعث می‌شود که این مخاطبان جدید بلافاصله در CRM شما به‌عنوان مشتری راغب (سرنخ) ظاهر ‌شوند. سپس این اطلاعات به شما این امکان را می‌دهد که یک کمپین پرورش سرنخ را شروع کنید و تبدیل سرنخ به مشتری را به حداکثر برسانید.

همچنین، اگر در کسب‌وکاری هستید که در آن تعداد زیادی سرنخ جدید را شخصاً ملاقات می‌کنید، احتمالاً اطلاعات تماس آن‌ها را در تلفن خود وارد می‌کنید. با همگام‌سازی دفترچۀ تلفن خود با CRM، این مخاطب جدید بلافاصله برای کل تیم شما قابل‌ مشاهده است.

یکپارچه‌سازی اطلاعات مخاطبان شما

اکنون به هدف رؤیایی مدیریت مخاطبان رسیده‌ایم: یکپارچه‌سازی داده‌های شما.

برای اینکه استراتژی مدیریت مخاطبان شما بهترین نتایج را به بار بیاورد، داده‌های برنامه‌های مختلف را نمی‌توان از یکدیگر جدا کرد. همۀ این برنامه‌ها اطلاعات مخاطبان را به روش‌های مختلف جمع‌آوری می‌کنند؛ بنابراین، بدون یکپارچه‌سازی آن‌ها، شما با تعداد زیادی پایگاه ‌دادۀ مختلف مواجه می‌شوید که مدیریت جداگانۀ آن‌ها زمان زیادی می‌برد.

با یکپارچه‌سازی آن‌ها و نگه‌داشتن CRM خود به‌عنوان پایگاه متمرکز اطلاعات مخاطبان کسب‌وکارتان، مدیریت مخاطبان به‌طور تصاعدی آسان‌تر می‌شود. همگام‌سازی خودکار مخاطبان، همۀ مخاطبان شما را بین برنامه‌ها و دستگاه‌های مختلف شرکتتان، به‌روز، دقیق و پربار نگه می‌دارد.

با همگام‌سازی برنامه‌هایتان، به هر تیمی در کسب‌وکارتان قدرت دسترسی آسان به داده‌های حیاتی را می‌دهید. به این ترتیب، کارمندان در وضعیت بهتری قرار می‌گیرند تا روی وظایف استراتژیک خود تمرکز کنند و مولد باقی بمانند، به‌جای اینکه وقت خود را روی فرایندهای دستی خسته‌کننده و تکراری صرف کنند. همچنین، داده‌های خراب، دیگر هرگز جلوی پیشرفت شما را نمی‌گیرند.

بهترین راه برای همگام‌نگه‌داشتن پایگاه اطلاعات مخاطبان

اگر قبلاً سعی کرده‌اید با وارد‌کردن و صادر‌کردن فایل‌های CSV پایگاه داده‌های خود را هماهنگ نگه دارید، می‌دانید که این کار چقدر اعصاب‌خردکن و وقت‌گیر است.

در یک کسب‌وکار رو‌به‌رشد، مخاطبان شما به‌سرعت با این روش منسوخ می‌شوند و همچنین احتمال تکرار مخاطبان در برنامه‌ها افزایش می‌یابد. ناگفته نماند که انجام مداوم این کار زمان زیادی می‌برد و به پاک‌سازی‌های مکرر منجر می‌شود.

به‌جای استفاده از فایل‌های CSV برای یکپارچه‌نگه‌داشتن مخاطبان خود بین برنامه‌ها، روش همگام‌سازی خودکار و دوطرفه را امتحان کنید. ابزاری که مختص همگام‌سازی مخاطبان است، می‌تواند مخاطبانتان را به دو صورت و درلحظه بین پایگاه‌های داده‌تان به جریان اندازد. بنابراین، هر بار که اطلاعات مخاطبی را تغییر می‌دهید یا به‌روزرسانی می‌کنید، این تغییر در سایر برنامه‌های شما نیز منعکس می‌شود. این موضوع، درمورد داده‌هایی که قبل از اجرای همگام‌سازی ایجاد شده‌اند نیز صدق می‌کند.

این راه‌حل کاملاً خودکار است، به این معنی که پس از یک ‌بار تنظیم، همگام‌سازی بدون نیاز به انجام کار دیگری ادامه می‌یابد. به‌عنوان آخرین قطعه در پازل استراتژی مدیریت مخاطبان، با همگام‌سازی ابزارها این اطمینان را پیدا می‌کنید که بدون نیاز به تلاشی فراتر از تنظیم‌کردن، مخاطبانتان همواره به‌روز، دقیق و محفوظ نگه داشته می‌شوند.