کاهش هزینه (Cost Reduction) چیست؟
12 نمونه استراتژی کاهش هزینه برای کسبوکارها
هزینۀ کسبوکارها سر به فلک می‌کشد؛ به‌ویژه در زمانۀ تورم بالا. مدام بودجه را افزایش می‌دهید، اما هزینه‌ها بیشتر و بیشتر می‌شود. داشتن یک کسبوکار مولد و سودآور نیازمند رویکردی متفاوت است. استراتژی کاهش هزینه می‌تواند به شما کمک کند تا کنترل هزینه‌های عملیاتی را دوباره در دست بگیرید و سازمان خود را به مسیر درست برگردانید.
بسیار مهم است که برنامۀ کاهش هزینۀ شما بخشی از یک استراتژی کلان‌تر باشد، وگرنه رشد و بقای خود را به خطر می‌اندازید. کاهش هزینه بدون تفکر استراتژیک باعث عواقب ناخواستۀ منفی می‌شود و هیچ سودی را به همراه ندارد.
در این مطلب از وی‌پدیا، به شما می‌گوییم که کاهش هزینه چیست، چرا برای کسبوکارها مهم است، انواع و ابزار آن کدام است و چگونه میتوان استراتژی کاهش هزینه را به‌نحو درستی در یک سازمان به کار گرفت.
کاهش هزینه چیست؟
کاهش هزینه (Cost Reduction) فرایندی است که توسط بسیاری از کسبوکارها برای کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمدشان استفاده می‌شود. استراتژی کاهش هزینه می‌تواند بسته به محصولات یا خدمات شرکت متفاوت باشد. هر تصمیمی که در فرایند توسعۀ یک محصول یا خدمت گرفته می‌شود، بر هزینۀ آن تأثیر می‌گذارد. هزینه زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که رقابت افزایش یابد و قیمت به عاملی متمایزکننده در بازار تبدیل شود.
استراتژی‌های کاهش هزینه، روش‌ها یا اصول مؤثر بر بهبود کارایی عملیات هستند. استراتژی کاهش هزینه، هزینۀ عملیات را کاهش می‌دهد و در‌عین‌حال بهره‌وری را بهبود می‌بخشد، که امکان تخصیص مجدد منابع استراتژیک را فراهم می‌کند. به‌طور خلاصه، کاهش هزینه، فرایند کاهش هزینه‌های غیرضروری تجاری برای افزایش سود، بدون تأثیر منفی بر کیفیت محصول و خدمات است. ایده، کاهش هزینه‌های سربار یا بهای تمام‌شدۀ کالاهای فروخته‌شده است. به‌طور مثال، یک شرکت می‌تواند به تجهیزات تولیدی با انرژی کارآمدتر روی آورد تا هم قبض انرژی و هم ضایعات خود را کاهش دهد.
هرچند سازمان‌های کوچک و بزرگ هر دو با هزینۀ عملیاتی بالا دست‌و‌پنجه نرم میکنند، اما موضوع کاهش هزینه برای کسبوکارهای نوپا و کوچک اهمیت بیشتری دارد؛ زیرا آنها هنوز درآمد کافی برای متعادل‌کردن هزینۀ عملیاتی خود ندارند. استفاده از استراتژی‌های کاهش هزینه به آنها کمک می‌کند تا سود خود را به‌طور چشمگیری افزایش دهند.
با‌این‌حال، این رویکرد می‌تواند نتیجۀ معکوس داشته باشد و به کاهش خدمات، کاهش کیفیت و درنهایت کاهش سود منجر شود. برای اینکه کاهش هزینه به رشد شرکت کمک کند، بسیار مهم است که کسبوکارها رویکردی استراتژیک به ابتکارات خود داشته باشند.
چرا از استراتژی کاهش هزینه استفاده می‌کنیم؟
به‌حداکثررساندن سود و به‌حداقل‌رساندن هزینه‌ها شاید شناخته‌شده‌ترین اصل تجارت باشد. براساس نظرسنجی جهانی ۲۰۱۹-۲۰۲۰ دیلویت، کاهش هزینه یک روش تجاری استاندارد در سراسر جهان است، به‌طوری که ۷۱٪ از سازمان‌ها قصد دارند در ۲۴ ماه آینده نوعی طرح کاهش هزینه را آغاز کنند.
با‌این‌حال، حرف‌زدن از این برنامه آسان‌تر از انجام آن است. همین نظرسنجی نشان داد که نرخ شکست کاهش هزینه در حال افزایش است. در سطح جهانی، ۸۱٪ از کسبوکارها نتوانستند به اهداف کاهش هزینۀ خود برسند (۱۸٪ افزایش نسبت به سال ۲۰۱۷). علاوه بر افزایش سود، اجرای اقدامات صرفه‌جویی در هزینه می‌تواند به بهبود جریان نقدی شما کمک کند. وقتی هزینه‌های شما کاهش می‌یابد، پول بیشتری برای سرمایه‌گذاری مجدد در کسبوکار خود خواهید داشت، که می‌تواند به رشد کسبوکار و بهبود سلامت مالی شما کمک کند.
استراتژی کاهش هزینه یک شرکت را در صنعت خود رقابتی نگه می‌دارد. این استراتژی کمک می‌کند تا سازمان‌ها بیشترین بهره را از کارمندان و سرمایه‌گذاری‌های خود ببرند. نظارت صحیح بر هزینه‌های روزانه می‌تواند کسبوکارهای نوپا را که برای بقا می‌جنگند، به کسبوکارهای سودآور تبدیل کند.
استراتژی کاهش هزینه همچنین می‌تواند فرصت‌هایی را برای تخصیص منابع استراتژیک آزاد کند. این استراتژی، شرکت‌ها را وادار می‌کند تا دارایی‌های خود را مجدداً ارزیابی کنند و بر مناطقی متمرکز شوند که بازده سرمایه‌گذاری بالایی دارند. این کار ممکن است به‌معنای تخصیص منابع بیشتر به تجهیزات اداری، زنجیرۀ تأمین، منابع دیجیتال یا مواد خام باشد.
کاهش هزینه چیزی بیش از یک پادزهر برای هزینه‌های بی‌سابقه است. این استراتژی می‌تواند ضایعات را نیز از بین ببرد. بهینه‌سازی هزینه‌های تجاری به این معناست که یک شرکت در دارایی‌های کم‌ارزش کمتری سرمایه‌گذاری می‌کند.
چگونه درمورد کاهش هزینه به‌طور استراتژیک اقدام کنیم؟
رویکرد استراتژیک به کاهش هزینه، اقدامات کاهش هزینه را از شکست نجات می‌دهد و شانس موفقیت ما را افزایش می‌دهد. مراحل کاهش هزینه به‌طور استراتژیک به شرح زیر است:
- استراتژی خود را مشخص کنید؛
- هزینه‌های خود را شناسایی کنید؛
- تصمیم بگیرید که چه چیزی تغییر خواهد کرد؛
- تغییرات را اجرا کنید.
استراتژی، رویکردی برای دستیابی به اهداف شماست. برای مثال، شما ممکن است یک سوپرمارکت ارزان‌قیمت باشید که به دنبال ارائۀ اجناس ارزان و باکیفیت در تهران است. طبق رویکرد استراتژیک، شما تعدادی هدف استراتژیک دارید که برای هریک از آن اهداف تعدادی هدف خُرد، و برای آن اهداف خُرد، تعدادی وظیفۀ عملیاتی خواهید داشت.
برای اتخاذ هریک از استراتژی‌های کاهش هزینۀ کسبوکار، تدوین یک برنامه بسیار مهم است. اهداف ماهانه، شش‌ماهه، سالانه یا دوره‌ای را که به بهترین وجه با شرایط شما سازگار است مشخص کنید، اما بدون تحلیل و تحقیق زیاد درمورد کسبوکار خود و اهدافی که می‌خواهید به آنها برسید، از هرگونه اقدامی بپرهیزید. هیچ استراتژی‌‌ای نباید بدون استفاده از ابزارهای برنامه‌ریزی استراتژیک عملی شود.
بنابراین، اولین سؤال در کاهش هزینۀ استراتژیک این است که استراتژی شما چیست؟ پاسخ به این سؤال نیازمند تفکر عمیق است.
انواع استراتژی کاهش هزینه چیست؟
هنگامی که صاحبان کسبوکار روش‌های کاهش هزینه را بررسی میکنند، ممکن است تحت‌تأثیر روش‌های مختلف برای انجام این فرایند قرار بگیرند. با‌این‌حال، اکثر اقدامات صرفه‌جویی در هزینه تحت استراتژی‌های زیر قرار می‌گیرند.
- اتوماسیون: اتوماسیون، استفاده از فناوری و نرم‌افزار برای نظارت و کنترل برخی از جنبه‌های عملیات تجاری مانند تولید و تحویل اقلام است. در ساده‌ترین حالت، اتوماسیون شامل کارهای تکراری است که به‌راحتی قابل اجرا هستند و ما انجام آنها را به‌جای نیروی انسانی، به فناوری می‌سپاریم. همچنین، یکی از سریع‌ترین راه‌ها برای کاهش هزینه‌های کسبوکار است که به صرفه‌جویی بین ۴۰ تا ۷۵ درصد منجر می‌شود.
- کارایی: کارایی شامل یافتن راه‌هایی برای کارآمدترکردن فرایندها و تجهیزات است؛ خواه از طریق کاهش مدت‌زمانی که افراد صرف یک کار میکنند یا کاهش مصرف انرژی ماشین‌آلات مورد نیاز برای ساخت کالاها. یکی از محبوب‌ترین روش‌ها برای بهبود کارایی یک کسبوکار، اتخاذ فرایندهای پایدار است. مجمع جهانی اقتصاد خاطرنشان می‌کند که شیوه‌های زنجیرۀ تأمین پایدار می‌تواند هزینه‌ها را بین ۹ تا ۱۶ درصد کاهش دهد.
- بهره‌وری: بهبود بهره‌وری کارکنان معمولاً با ورود ابزارها و فناوری محقق می‌شود. برای مثال، استفاده از نرم‌افزاری که می‌تواند کارهای معمول و تکراری را انجام دهد (مثلاً پاسخ‌گویی به سؤالات متداول مشتریان)، به کارمندان اجازه می‌دهد روی کارهای استراتژیک‌تر و سطح بالا کار کنند. راه دیگر برای بهبود بهره‌وری کارکنان، ارائۀ مزایای قانع‌کننده برای حفظ انگیزۀ آنان است.
- برونسپاری: برونسپاری، در‌صورتی‌که به‌درستی انجام شود، می‌تواند راه‌حلی مؤثر برای صرفه‌جویی در هزینۀ کسبوکارهایی باشد که می‌خواهند بر شایستگی‌های اصلی خود تمرکز کنند. به‌طور مثال، یک شرکت طراحی دیجیتال می‌تواند اکثر منابع خود را به استخدام طراحان گرافیک ماهر اختصاص دهد. سپس، وظایف اداری مانند حسابداری و منابع انسانی را به یک شرکت متخصص در این خدمات برونسپاری کند.
- ضایعات: این استراتژی کاهش هزینه شامل حذف ضایعات از عملیات و فرایندهای تجاری است. یکی از رایج‌ترین روش‌هایی که شرکت‌ها می‌توانند ضایعات را کاهش دهند، بهبود زنجیرۀ تأمین است. برای مثال، در سال ۲۰۱۸، بررسی بیش از ۲۰۰۰ بیمارستان ایالات‌متحد آمریکا نشان داد که هزینه‌های غیرضروری برای محصولات زنجیرۀ تأمین و عملیات مربوط به آن، به ۲۵.۷میلیارد دلار رسیده است.
- کنترل کیفیت: کاهش مشکلات کیفیت می‌تواند دردسرهای مرتبط با عودت محصول را از بین ببرد. برای مثال، خرده‌فروشان تجارت الکترونیک (که تمایل دارند حاشیۀ سود کمی داشته باشند)، می‌دانند که اجناس مرجوعی نه‌تنها پرهزینه است، بلکه نشان‌دهندۀ مشتریان ناراضی است.
- قابل اعتماد بودن: آخرین، اما نه کم‌اهمیت‌ترین استراتژی، اطمینان از قابل اعتماد بودن سیستم‌ها، فرایندها و تجهیزات شرکت است. اصل این است: حفظ پایداری سیستم‌های خود برای جلوگیری از راه‌حل‌های گران‌قیمت.
۶ ابزار کاهش هزینه چیست؟
در ادامه، ابزار کاهش هزینه را در ۶ دسته معرفی می‌کنیم. این دسته‌بندی ممکن است بینش جدیدی درمورد انواع مختلف صرفه‌جویی در هزینه به شما ارائه دهد و تدوین استراتژی‌ها را برایتان راحت‌تر کند.
- تعویض: هنگام بررسی انواع مختلف صرفه‌جویی در هزینه، باید به آن چیزهایی که دارید و میتوان از آنها استفادۀ دیگری کرد، فکر کنید. باید بپرسید: در عوض چه کاری می‌توانید انجام دهید یا از چه چیزی استفاده کنید. برای مثال، یکی از زمینه‌های صرفه‌جویی در هزینه، نرم‌افزار اداری است که کارمندان شما از آن استفاده میکنند. هزینۀ خرید یا تمدید مجوز نرم‌افزار، اغلب هر سال افزایش می‌یابد. پس، به‌جای خرید یا پرداخت هزینۀ تمدید، چرا یکی از گزینه‌های مختلف نرم‌افزارهای رایگان موجود را به‌عنوان جایگزین استفاده نکنید؟ البته قبل از انتخاب، باید گزینه‌های رایگان را ارزیابی کنید تا دریابید که آیا این نرم‌افزارها برای پاسخ‌گویی به نیازهای شرکت شما مناسب است یا خیر.
- ترکیب: ترکیب فرایندها، افراد یا اجزای محصول می‌تواند به صرفه‌جویی در هزینه منجر شود. یک مثال خوب، صرفه‌جویی در هزینۀ برق است. نصب پنکه‌های سقفی در کنار استفاده از سیستم تهویۀ مطبوع می‌تواند به صرفه‌جویی در هزینۀ برق منجر شود. همچنین، ترکیبی از کارمندان حضوری و دورکار به کاهش هزینۀ تجهیزات اداری، آب، برق، کاغذ و… می‌انجامد.
- انطباق: صرفه‌جویی در هزینه را میتوان به‌سادگی با الگوگرفتن از آنچه شرکت‌ها یا صنایع دیگر انجام می‌دهند تحقق بخشید. اگر یک نانوایی اندازۀ نان یا کلوچۀ خود را کوچک کرده و درعوض ویژگی خاص و متمایزی ارائه داده است، چرا شما نتوانید؟ تا زمانی که کیفیت بالای محصولات و تمایز خود را حفظ کنید، مشتریان شما به خرید محصولاتتان ادامه خواهند داد.
- تغییر: برای مثال، شما می‌توانید با تغییر خط‌مشی تعطیلات کارکنان خود، به صرفه‌جویی در هزینه‌ها دست یابید. ترکیبی از مرخصی با حقوق و مرخصی بدون حقوق را به کارمندان خود پیشنهاد دهید. این پیشنهاد ممکن است مورد استقبال آنان قرار گیرد؛ زیرا برخی کارمندان به دنبال فرصتی برای استراحت شخصی، بدون استعفا از شغل خود هستند.
- استفادۀ مجدد: چیزهای زیادی وجود دارد که می‌توانید از آنها برای پس‌انداز پول یا ایجاد درآمد استفاده کنید. اگر فروشگاه یا دفتری دارید، می‌توانید آن را مجدداً مرتب و چیدمان کنید تا در هزینه‌های اجارۀ فضای خود صرفه‌جویی کنید.
- حذف یا معکوس کردن: احتمالاً در کسبوکار خود خیلی چیزها را دور می‌اندازید و یا ساده یا حذف می‌کنید. برای مثال، اگر چندین کارمند پاره‌وقت در دفتر خود دارید، می‌توانید نیاز به یک میز اختصاصی برای هر فرد را برطرف کنید. برای صرفه‌جویی در فضای اداری و مبلمان و تجهیزات، می‌توانید دورکاری را به برخی از کارمندان پیشنهاد دهید. ممکن است همچنان اقلام و تجهیزات منسوخ‌شده را در انبار نگهداری کنید. آنها را میتوان حذف کرد، زیرا فقط جا اشغال کرده‌اند. همچنین، می‌توانید با تنظیم مجدد، بازنگری یا معکوس‌کردن شیوۀ انجام کارها در کسب‌وکارتان، هزینه‌ها را کاهش دهید.
۴ مرحلۀ اجرای برنامۀ کاهش هزینه چیست؟
اجرای برنامۀ کاهش هزینه یک کار جدی است و روش‌های زیادی برای آن وجود دارد. در زیر ۴ مرحلۀ جامع توصیه‌شده آورده شده است.
۱) پتانسیل کاهش هزینه را ارزیابی کنید
این مرحله، تعدادی از مراحل کوچک‌تر را شامل می‌شود، ازجمله:
- تجزیهوتحلیل هزینه: شامل تجزیهوتحلیل ساختار هزینه‌ها در سازمان شماست و شناسایی انواع مختلف هزینه‌ها و فعالیت‌های متفاوتی است که هزینه‌ها را هدایت می‌کند.
- ارزیابی مقایسه‌ای: شامل تجزیهوتحلیل فرایندهای کسبوکار در سازمان شما و شناسایی معیارهاست. معیارهای داخلی، ویژگی‌های درون سازمان را مقایسه میکنند؛ مانند مصرف انرژی تأسیسات. معیارهای خارجی، عملکرد شرکت را با سایر سازمان‌های مشابه مقایسه میکنند.
- ارزیابی فرصت‌های کاهش هزینه: این مرحله شبیه تجزیهوتحلیل هزینه است و معمولاً شامل سازمان‌دهی فرصت‌های کاهش هزینه براساس اهمیت یا عملی‌بودن آن است.
۲) برنامۀ کاهش هزینه را توسعه دهید
در این مرحله، صاحبان کسبوکار، مدیران و بخش‌ها/تیم‌های تدارکات می‌توانند با دنبال‌کردن این مراحل، برنامۀ کاهش هزینه‌های شرکت را توسعه دهند.
- توسعۀ ابتکارات: این مرحله مستلزم انجام یک تجزیهوتحلیل دقیق از مشکل است؛ معمولاً از طریق تجزیهوتحلیل برای داده‌های کمی یا مصاحبه و نظرسنجی برای داده‌های کیفی.
- برآورد اثرات: اینجا جایی است که شرکت اثرات طرح‌های کاهش هزینۀ خود را پیش‌بینی می‌کند.
- آزمون: بحث و گفت‌وگو با رهبری شرکت برای ارزیابی اثربخشی ابتکارات انجام می‌شود.
- اولویت‌بندی: ابتکارات براساس اولویت/اهمیت طبقه‌بندی می‌شوند.
۳) برای اجرا آماده شوید
هنگامی که طرح‌های کاهش هزینۀ شرکت مشخص شد، گام بعدی ایجاد یک برنامۀ دقیق برای هر طرح است که شامل موارد زیر است:
- شناسایی پیمانکاران: شرکت باید هر پیمانکار جدید مورد نیاز برای طرح کاهش هزینۀ خود را شناسایی کند.
- شناسایی افراد کلیدی: این افراد، مسئول هر مرحله از اجرا هستند.
- برنامه‌ریزی برای اجرای برنامۀ کاهش هزینه: این کار شامل توسعۀ یک برنامۀ یکپارچه برای اجرای برنامه است.
۴) برنامه را اجرا کنید
درنهایت، برنامۀ کاهش هزینه از طریق توالی رویدادهای زیر اجرا می‌شود:
- توسعۀ یک سیستم مدیریت برنامه: این سیستم شامل ایجاد یک دفتر مدیریت پروژه، یک برنامۀ ارتباطی و مهلت‌های کنترل برای اجرای برنامۀ کاهش هزینه است.
- اجرای برنامه: دفتر مدیریت پروژه اطمینان حاصل می‌کند که اهداف و برنامه‌ها طبق جدول زمان‌بندی محقق شده است.
- بهبود مستمر: درنهایت، برنامۀ کاهش هزینه به بهبود مستمر تبدیل می‌شود.
۱۲ استراتژی کاهش هزینۀ آزمایش‌شده و اثبات‌شده کدام است؟
چندین اقدام مفید وجود دارد که می‌توانید برای کاهش هزینه‌های کسبوکار خود انجام دهید. برخی از آنها واضح‌اند و هیچ ابهامی ندارند، اما برخی دیگر این‌طور نیستند. اجرایی‌کردن ۱۲ استراتژی زیر می‌تواند برای شروع خوب باشد.
۱) کاهش هزینۀ مواد خام
هزینۀ مواد خام درصد زیادی از هزینۀ محصول را تشکیل می‌دهد. یک کسبوکار باید به دنبال راه‌هایی برای تأمین مواد خام با هزینۀ کمتر باشد یا نحوۀ تولید محصولات خود را با استفاده از مقدار کمتری از مواد، بهینه کند.
خرید عمدۀ مواد خام نیز یکی از راه‌های کاهش هزینه‌هاست. فروشندگان و تأمین‌کنندگان معمولاً وقتی که یک شرکت در مقادیر زیاد خرید می‌کند، تخفیف خوبی ارائه میکنند. این رویکرد همچنین می‌تواند به ایجاد ارتباط نزدیک بین سازمان‌ها کمک کند و معاملات آتی را آسان‌تر کند.
۲) کاهش هزینه‌های لجستیک و حملونقل
هنگام مقایسۀ تأمین‌کنندگان، فقط ارزش کالا را در نظر نگیرید. هزینه‌های مربوط به لجستیک و حملونقل را مطالعه کنید که ممکن است قیمتی را که در ابتدا جذاب به نظر می‌رسید افزایش دهد.
۳) بهبود مهارت‌های مذاکرۀ خود در راستای ایجاد روابط قوی با تأمین‌کنندگان
کسبوکارهای کوچک معمولاً هزینه‌های عملیاتی بالایی دارند، زیرا تأمین‌کنندگان آنها برای ارائۀ مواد خام مورد نیاز، هزینۀ بیشتری دریافت میکنند. این معضل، اغلب از نبودن اعتماد بین کسبوکارهای کوچک و تأمین‌کنندگان آنها ناشی می‌شود. تقویت مهارت‌های مذاکره و جلب اعتماد تأمین‌کنندگان می‌تواند به کاهش هزینه‌ها در زنجیرۀ تأمین منجر شود.
به یاد داشته باشید که مذاکره یک اقدام متعادل‌کننده است. هرچند یک کسبوکار می‌خواهد به پایین‌ترین قیمت ممکن برسد، اما نباید این کار را به قیمت ازدستدادن کیفیت مواد اولیه انجام دهد. شرکت‌هایی که روابط متقابل خوبی با تأمین‌کنندگان خود برقرار میکنند می‌توانند شرایط پرداخت معقول و مواد با کیفیت بالا را برای همیشه تضمین کنند.
جلب اعتماد تأمین‌کنندگان در این زمینه حائز اهمیت است. تأمین‌کنندگان اگر ببینند کسبوکار شما برایشان یک سرمایه‌گذاری سودآور محسوب می‌شود، احتمالاً هزینه‌های خود را کاهش می‌دهند. شما باید تأمین‌کنندگان خود را متقاعد کنید که به‌منظور دریافت شرایط پرداخت بهبودیافته، رابطه‌ای بلندمدت با شرکت شما برقرار کنند که به شما در بهبود جریان نقدی و افزایش سودآوری کلی کسب‌وکارتان کمک می‌کند.
۴) کاهش هزینه‌های سربار
یک کسبوکار باید به تمامی هزینه‌های عملیاتی اشراف داشته باشد. مدیریت باید از مواردی مانند مالیات، انبار، خدمات شهری و هزینه‌های اداری و نظارتی سر دربیاورد. پس از شناسایی، مرحلۀ بعدی تنظیم بودجه است. این کار ممکن است به‌معنای تبدیل برخی از کارمندان حضوری به دورکار یا اجارۀ دفتر به‌جای خرید آن باشد.
۵) مدیریت کردن هزینه‌های سوخت و سفر
سفرهای کاری اجتناب‌ناپذیرند. با‌این‌حال، استراتژی مناسب کاهش هزینه به شرکت‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌ای درمورد زمان اعزام افراد به رویدادهای حضوری و نحوۀ انجام این کار بگیرند. یکی از راه‌های صرفه‌جویی در هزینه‌ها، رزرو پروازهایی است که شما را به‌جای یک مرکز اصلی فرودگاهی، به یک فرودگاه کوچک و منطقه‌ای می‌برند. این پروازها هزینۀ کمتری دارند و می‌توانند در صرفه‌جویی هزینۀ سفرهای کاری به شما کمک کنند. با برنامه‌ریزی سفر از قبل، می‌توانید بلیت‌های ارزان‌تری بخرید. رزرو در آخرین لحظه هزینۀ بیشتری برای شما خواهد داشت.
همچنین باید در نظر بگیرید که آیا سفر واقعاً ضروری است یا خیر. اگر ضروری نیست، می‌توانید یک جلسۀ مجازی را جایگزین آن کنید. این کار علاوه بر کاهش هزینه‌ها، در صرفه‌جویی زمان نیز مؤثر است.
۶) سرمایه‌گذاری اولیه برای صرفه‌جویی در هزینه‌های آتی
بله، هزینه‌کردن هم می‌تواند یک استراتژی کاهش هزینه باشد. در برخی مواقع، یک کسبوکار باید برای پس‌انداز، ابتدا هزینه کند. اگر یک کسبوکار برای تجهیزات هزینه کند و فرایند تولید را تسریع بخشد، ممکن است هزینه‌های تولید را کاهش دهد. خرید تجهیزاتی که به مواد کمتری برای تولید نیاز دارند، می‌تواند در طول زمان باعث صرفه‌جویی شود.
به‌طور مثال، یک شرکت ممکن است یک دستگاه ۱۰۰میلیون تومانی با طول عمر ۱۰ سال بخرد، در‌حالی‌که می‌تواند به‌جای آن، یک دستگاه ۲۰۰میلیون تومانی با طول عمر ۴۰ سال خریداری کند. حتی اگر ماشین‌ها نرخ خروجی یکسانی داشته باشند، شرکت مجبور نیست هر دهه در تجهیزات سرمایه‌گذاری مجدد کند. درنتیجه، باعث صرفه‌جویی زیادی در هزینه‌های عملیات می‌شود.
۷) سرمایه‌گذاری روی فناوری مناسب
همان‌طور که قبلاً ذکر شد، سیستم‌های فناوری مناسب می‌تواند عملیات و فرایندهای تجاری را کارآمدتر کند. بسیاری از استراتژی‌های کاهش هزینه نیازمند سرمایه‌گذاری در فناوری است که البته متفاوت از سایر سرمایه‌گذاری‌هاست. شما در ابتدا هزینۀ بالایی را متحمل می‌شوید، اما استفاده از راهکارهای تکنولوژی روز، کارایی عملیات شما را افزایش می‌دهد. این کار هزینه‌های عملیاتی شما را در درازمدت کاهش می‌دهد و به شما کمک می‌کند خروجی خود را بهبود بخشید.
برای مثال، رایانش ابری به‌عنوان یکی از عملی‌ترین گزینه‌های کاهش هزینه مطرح است و دسترسی مقرون‌به‌صرفه‌تری به توان محاسباتی و ذخیره‌سازی داده‌ها نسبت به سرورهای سنتی فراهم می‌کند. با رایانش ابری، دیگر نیازی به خرید سرورهای گران‌قیمت و دسترسی به پهنای باند و فضای ذخیره‌سازی بیشتر نیست.
۸) عملیات مبتنی بر ربات
چرا انسان‌ها کاری را انجام دهند که ربات‌ها نیز قادر به انجام آن هستند؟ با روی‌آوردن به عملیات مبتنی بر ربات، کسبوکارها می‌توانند هزینه‌های خود را کاهش دهند؛ زیرا ربات‌ها می‌توانند برای طیف گسترده‌ای از عملکردها استفاده شوند که معمولاً توسط کارگران با حقوق بالا انجام می‌شود.
عملیات مبتنی بر ربات شامل ماشین‌های مستقلی است که مستقل از اپراتورهای انسانی عمل میکنند. ربات‌ها فراتر از کاهش هزینه‌ها و حذف ضایعات هستند. در بسیاری از موارد، آنها دقیق‌تر و سازگارتر از همتایان انسانی خود عمل میکنند. تا زمانی که انسان‌ها تعمیر و نگهداری ربات‌ها را به بهترین نحو انجام دهند، ربات‌ها بازگشت سرمایۀ فوق‌العاده‌ای خواهند داشت.
۹) کاهش هزینۀ تلفن و اینترنت
تلفن و اینترنت دو هزینۀ ثابتی است که برای عملکرد امروز هر کسبوکاری ضرورت دارد. شاید قبلاً از خود پرسیده باشید: آیا ممکن است برای این موارد کمتر هزینه کرد؟ پاسخ مثبت است! شما باید نیازهای خود را تجزیهوتحلیل کنید (به چه سرعتی از اینترنت نیاز دارید؟ تماس‌های از راه دور شما بیشتر است یا تماس‌های محلی؟) و تحقیقات مناسب را انجام دهید.
از چندین تأمین‌کننده استعلام بگیرید و گزینه‌های موجود را بررسی کنید. همچنین، به طرح‌های شرکتی که گزینه‌های اقتصادی‌تری هستند، اولویت بدهید. در اینجا هم می‌توانید از فناوری به نفع خود استفاده کنید؛ تماس‌ها را از طریق برنامه‌هایی مانند WhatsApp ،Skype یا Viber انجام دهید؛ اما مراقب باشید که این گزینه‌ها هزینۀ اینترنت شما را خیلی گران نکند. هزینه‌های هریک از گزینه‌ها را محاسبه و سپس مقایسه کنید که کدام گزینه ارزان‌تر تمام می‌شود.
۱۰) مدیریت‌کردن قبوض آب و انرژی
هزینۀ آب و انرژی، زیاد و البته اجتناب‌‌ناپذیر است. بنابراین، کاهش آن یکی از بهترین روش‌های کاهش هزینۀ کسبوکارها محسوب می‌شود. ازجمله اقداماتی که میتوان انجام داد: سرمایه‌گذاری در شیرها و پریزهای ارزان‌تر، جایگزینی لامپ‌های رشته‌ای با LED یا فلورسنت و همچنین خاموش‌کردن دستگاه‌های بلااستفاده مانند چاپگرها و نمایشگرها (جلوگیری از قرار‌دادن آنها در حالت آماده به کار) یا حتی نصب سنسورهایی که نور را فقط در زمانی فعال میکنند که کسی در محیط حضور دارد.
چنین اقدامات ساده، کم‌هزینه و پیش‌پا‌افتاده‌ای می‌تواند تأثیر قابل توجهی بر کاهش هزینه‌های کسبوکار شما داشته باشد.
۱۱) کاهش هزینۀ کاغذ و چاپ
حتی با کاهش استفاده از کاغذ، هنوز اسنادی وجود دارند که گاهی‌اوقات نیاز به چاپ دارند. در چنین مواردی از دو طرف برگه برای چاپ استفاده کنید که باعث صرفه‌جویی در کاغذ می‌شود. همچنین، می‌توانید اسناد را اسکن کنید و از ابزارهای اشتراک آنلاین مانند Google Drive، Dropbox یا OneDrive استفاده کنید.
در حالت دورکاری، ارتباطات دیجیتال تنها گزینۀ شما خواهد بود. با‌این‌حال، حتی در محیط دفتر هم سعی کنید از ایمیل یا اتوماسیون داخلی برای ارسال اسناد به کارمندان استفاده کنید. همچنین، ارتباط با مشتریان را نیز می‌توانید به‌صورت دیجیتالی انجام دهید. خدمات زیادی وجود دارد که به شما امکان می‌دهد قراردادها را از طریق ایمیل ارسال کنید و مشتریان می‌توانند آنها را بدون چاپ‌کردن سند امضا کنند.
۱۲) کاهش هزینۀ کارکنان
مهم‌ترین هزینه در فرایند کسبوکار مربوط به کارکنان است؛ به این معنا که حاشیۀ سود کسبوکار را میتوان با یافتن راه‌حل‌هایی برای کاهش هزینه‌های نیروی کار افزایش داد.
مراقب باشید؛ کاهش مزایا و هزینه‌های کارکنان می‌تواند به ناامیدی و نارضایتی کارکنان منجر شود. علاوه‌بر‌این، استخدام ارزان‌ترین کارمند ممکن است به بهترین نتایج ممکن برای آن موقعیت منجر نشود و درنهایت به کاهش کیفیت و رضایت مشتری منتهی شود.
چگونه میتوان هزینۀ کارکنان را کاهش داد؟
برخی از شرکت‌ها هزینۀ کارکنان را از طریق تعدیل نیرو کاهش می‌دهند. ازدستدادن یک کارمند قدیمی درظاهر باعث صرفه‌جویی در پول شما می‌شود، زیرا حقوق او در طول سال‌های خدمتش افزایش یافته است. اما انجام این کار نتیجۀ معکوس دارد؛ زیرا تجربه و دانش گرانبهایی را که چنین کارمندی انباشته کرده، از دست می‌دهید. کارمندی که به‌تازگی تعدیل کرده‌اید باید دانش گسترده‌ای درمورد تجارت و صنعت شما داشته باشد. اگر او توسط رقیب شما استخدام شود، کسبوکار شما با مشکل بزرگی روبه‌رو خواهد شد.
بدیهی است شرکت‌هایی که به دنبال کاهش هزینۀ کارکنان خود هستند، نباید گزینۀ کاهش تعداد کارمندان را به‌عنوان تنها راه‌حل ممکن در نظر بگیرند. راه‌های زیادی برای کاهش هزینه‌های کارکنان، بدون نیاز به تعدیل کارمندان ارزشمند وجود دارد.
۱) دورکاری را در پیش بگیرید
کارکنان می‌توانند ارزشمندترین دارایی یک شرکت باشند. در‌عین‌حال، هزینه‌های زیادی نیز به شرکت تحمیل میکنند. به این دلیل که کارمندان به فضای اداری، تجهیزات و وسایل برقی نیاز دارند. بسیاری از کسبوکارها از کارمندان خود به‌صورت دورکار یا ترکیبی استفاده میکنند؛ زیرا این کار می‌تواند به کاهش هزینۀ فضای اداری، خدمات شهری و تجهیزات اداری کمک کند.
وقتی به استخدام کارمندان دورکار فکر می‌کنید، می‌توانید تیم خود را به‌طور مقرون‌به‌صرفه‌ای گسترش دهید. سپس، برای کاهش اجارۀ ماهانۀ خود به یک دفتر کوچک‌تر نقل مکان کنید. یک فضای اداری کوچک‌تر آب و برق کمتری مصرف می‌کند که می‌تواند به شما در کاهش هزینه‌های کسبوکار کمک کند.
اما مزایای دورکاری فراتر از صرفه‌جویی مالی است. براساس یک مطالعه، کارمندان دورکار بازدهی بیشتری نسبت به کارمندان در دفتر دارند، کمتر استراحت میکنند و به‌طور متوسط سالانه ۱۶.۸ روز بیشتر کار میکنند. کارمندان دورکار همچنین شادترند؛ در یک مطالعه اشاره شده است که آنها ۲۲٪ بیشتر از کارکنانی که در دفتر حضور دارند خوشحال هستند.
کار از راه دور چالش‌هایی هم دارد؛ حضور کارکنان، نظم و انضباط و ارتباطات مؤثر با آنان. با‌این‌حال، این چالش‌ها خیلی نگران‌کننده نیستند؛ زیرا با استفاده از سیستم‌های مدیریت از راه دور قابل مدیریت‌اند و به کاهش قابل توجه هزینه‌ها می‌انجامند.
۲) ساعت‌ها را کاهش دهید
به‌جای اخراج کارمندان، می‌توانید ساعات کاری برخی از کارمندان را به‌طور موقت کاهش دهید. پس از شروع مجدد کسبوکار، میتوان ساعات کاری آنها را به حالت قبل بازگرداند.
۳) وظایف و نوبت‌های کاری را تغییر دهید
برخی مشاغل اوقات شلوغی و خلوتی دارند؛ در روزهایی از هفته کسبوکار بسیار خلوت است، اما در اواخر هفته، به‌ویژه در تعطیلات آخر هفته، شلوغ می‌شود. اگر این موضوع درمورد کسبوکار شما صادق است، می‌توانید در روزهای خلوت هفته فقط از کارکنان کلیدی خود و در روزهای شلوغ هفته از همۀ کارمندان خود استفاده کنید.
۴) دستمزدها را کاهش دهید
این راه‌حل یک روش دردناک برای کاهش هزینه‌های کارکنان است، اما درهرحال بسیار بهتر از تعدیل آن‌هاست. اگر کسبوکار شما کساد است، می‌توانید به‌طور موقت دستمزد کارمندان خود را کاهش دهید، با این تعهد که هم‌زمان با رونق‌گرفتن کسبوکار، حقوقشان به حالت اول باز خواهد گشت. اغلب کارمندان این وضعیت را به ازدستدادن شغل خود ترجیح می‌دهند.
۵) مرخصی سالانه را اجرا کنید
با تشویق کارمندان خود به گرفتن مرخصی سالانه به‌جای انباشت آن، می‌توانید هزینه‌های کارکنان را کاهش دهید. حتی می‌توانید به آنها پیشنهاد دهید که علاوه بر مرخصی مجاز خود، از مرخصی بدون حقوق نیز برای داشتن مرخصی سالانۀ طولانی‌تر استفاده کنند.
۶) فریلنسرهای بیشتری استخدام کنید
یک گزینۀ خاص‌تر برای کاهش هزینه‌های کارکنان، استخدام فریلنسرهاست. این گزینه می‌تواند انتخابی عالی برای یک پروژۀ کوتاه‌مدت باشد. بدین ترتیب، شما مجبور نیستید مزایای کارمندان یا مالیات حقوق و دستمزد آنان را پوشش دهید و همین امر از هزینه‌هایتان کم می‌کند.
۷) استخدام و اخراج کارکنان را به‌دقت انجام دهید
این دو فرایند هزینه‌هایی را به شرکت تحمیل میکنند؛ هزینه‌های مربوط به آموزش، پذیرش کارمند جدید و پرداخت حقوق قانون کار در زمان اخراج یک کارمند. بنابراین، تنها در صورت ضرورت و اطمینان کافی، نسبت به استخدام کارمندان جدید اقدام کنید و اگر کار موردنظرتان مقطعی است، برونسپاری می‌تواند گزینۀ بهتری باشد. همچنین، مدت‌زمان آموزش یک کارمند جدید یا نحوۀ پیکربندی مجدد تیم را در غیاب کارمند قبلی در نظر بگیرید.
در موارد اخراج، انجام یک تحلیل دقیق مهم است. مشخص کنید که آیا هزینه‌های مربوط به فسخ قراردادها واقعاً ارزش آن را دارد یا خیر.
۸) ایده بخواهید
همان کارمندانی که کار را انجام می‌دهند، بهتر از هرکسی می‌دانند که اتلاف‌ها در کجا صورت می‌گیرد. کارمندان خود را تشویق کنید تا در ازای دریافت مشوق، حوزه‌هایی را که میتوان صرفه‌جویی کرد مشخص کنند.
برای مثال، کارمندان می‌توانند روش‌های مختلفی را برای صرفه‌جویی در هزینه، ازجمله خاموش‌کردن دستگاه‌های بلااستفاده، دیجیتالی‌کردن اسناد و… به کار گیرند. نکتۀ مهم این است که آنها را آگاه کنید تا روش‌ها به اشتراک گذاشته شوند و دستیابی به آنها آسان شود.
کاهش هزینه به چه دلایلی شکست می‌خورد؟
دلایل متعددی برای شکست تلاش‌های کاهش هزینه وجود دارد. یکی از رایج‌ترین دلایل این است که شرکت برنامۀ مشخصی برای کاهش هزینه‌ها ندارد. بدون برنامه‌ای مشخص، شناسایی مناطقی که میتوان هزینه‌ها را کاهش داد و ردیابی پیشرفت برنامه‌ها دشوار است.
علاوه‌بر‌آن، اگر کارکنان در مقابل تغییر مقاومت کنند یا مدیران به‌طور کامل از این ابتکار حمایت نکنند، تلاش‌های کاهش هزینه با شکست مواجه می‌شود. درنهایت، اگر اجرای برنامه‌های کاهش هزینه به تغییرات گسترده در فرهنگ یا رویه‌های شرکت نیاز داشته باشد، تداوم آن در درازمدت دشوار خواهد بود.
سخن آخر
همۀ استراتژی‌ها برای هر کسبوکاری جواب نمی‌دهند، بنابراین باید شرکت و اهداف خاص خود را در نظر بگیرید و از بین چندین استراتژی کاهش هزینه، مناسب‌ترین آنها را برای کمک به افزایش سود کسبوکار خود انتخاب کنید.
مفیدبودن استراتژی کاهش هزینه، به‌معنای استرس‌زانبودن آن نیست. بنابراین، در اجرا مهم است که سلامت روان و رفاه تیم خود را در نظر بگیرید. کاهش هزینه می‌تواند شامل تصمیم‌های دشوار باشد، اما درنهایت، انتخاب ناگزیری است که باید برای اطمینان از آینده‌ای مطلوب انجام دهید. به بیان ساده، کسبوکارهایی که کاهش هزینه را به‌عنوان یک هدف استراتژیک مداوم پذیرفته‌اند، موفق‌ترند.