تمامی کسب‌وکارها با درنظرگرفتن مقدار ورود و خروج پول در یک دورۀ زمانی مشخص، کسب‌وکار خود را تحلیل کرده و برای آینده برنامه‌ریزی می‌کنند. حال تصور کنید مقدار خروج پول در کسب‌وکارتان از میزان ورود آن بیشتر شود، چه آسیب‌هایی ممکن است متحمل شوید؟ ادامۀ چنین شرایطی حتی می‌تواند ورشکست‌شدن شرکت ما را به دنبال داشته باشد. اولین قدم برای مقابله با عواقب این اتفاق و مدیریت مالی بهینه‌تر، صرفه‌جویی در هزینه‌هاست. صرفه‌جویی در هزینه اقدامی است که به کسب‌وکار کمک می‌کند تا هزینه‌ها یا بدهیهای خود را کاهش دهد. یک شرکت می‌تواند از این روش برای بهبود سودآوری یا حفظ مزیت رقابتی خود در بازار استفاده کند.
در ادامۀ این مطلب از بلاگ صباویژن به استراتژی‌های موجود برای صرفه‌جویی در هزینههای کسب‌وکار و مثال‌های مربوط به آن برای راهنمایی بیشتر شما در این مسیر خواهیم پرداخت:
۶ استراتژی برای صرفه‌جویی در هزینههای کسب‌وکار
برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها استراتژی‌های کلی مختلفی وجود دارد که در ادامه به ۶ نوع از آن اشاره می‌کنیم:
- جایگزینی (Substitution): این استراتژی، همان‌طور که از نامش پیداست، به جایگزین‌کردن محصولات یا خدمات ارزان‌تر برای کاهش هزینههای عملیاتی اشاره دارد. برای مثال، شما می‌توانید خدمات یا محصولاتی را که به کار می‌برید، از شرکت‌های مختلف قیمت‌گیری کرده و درنهایت به‌صرفه‌ترین آن را انتخاب کنید. گاهی ممکن است حتی نسخۀ رایگان یک نرم‌افزار کار شما را راه بیندازد و دیگر نیازی به خرید نسخه‌های پولی نداشته باشید.
- ترکیب (Combination): در این استراتژی می‌توانید هزینه‌ها را ترکیب کنید؛ به بیان دیگر، با ترکیب دو یا چند کارکرد، هزینۀ مناسب‌تری را برای تهیۀ محصولات یا خدمات مورد نیازتان بپردازید. به‌طور مثال، می‌توانید به‌جای استفاده از بیمه‌های مختلف برای هر بخش مورد نیاز، با یک شرکت بیمه برای بیمۀ تمامی تجهیزات، وسایل نقلیه و کارکنان مذاکره کرده، نرخ بیمه را پایین‌تر آورده و هزینههای اضافی را در بلندمدت کاهش دهید.
- انطباق (Adaptation): با استفاده از این استراتژی باید خود را با وضعیت موجود در صنعت یا شرایط خاص اقتصاد تطبیق داده و هزینههای کسب‌وکار را کاهش داد. برای مثال، اگر متوجه افزایش هزینههای تولید به دنبال تورم موجود در کشور شدید، می‌توانید تولید خود را کاهش داده یا با تغییر ساختار استخدام از نیروی ثابت به نیروهای فریلنسر، در شرایط بحرانی کم‌ترین آسیب را ببینید.
- اصلاح (Modification): گاهی نیز می‌توان با اصلاح یا تغییر ساختار و برنامه‌های شرکت، هزینههای عملیاتی را کاهش داد. کاهش مکان‌های فیزیکی و تغییر ساختار پاداش کارکنان، جزئی از استراتژی اصلاح هستند. برای مثال، با افزایش میزان هزینه‌ها از درآمدتان می‌توانید فروشگاه‌های فیزیکی خود را محدود کرده و به فروش آنلاین روی بیاورید.
- تخصیص مجدد (Reallocation): تخصیص مجدد منابع نیز یکی از استراتژی‌هایی است که می‌توانید هزینه‌ها را کاهش داده و روش‌هایی را برای استفاده از منابع موجود شناسایی کنید. به‌طور مثال، چیدمان مجدد فضای اداری می‌تواند فضای مورد نیاز برای کارمند دیگری را ایجاد کرده و از هزینۀ تهیۀ یک دفتر کار دیگر جلوگیری کند. همچنین می‌توان در تجهیزات قدیمی تغییر کاربری ایجاد کرد تا نیازی به تهیۀ لوازم دیگر نباشد.
- حذف (Elimination): در این استراتژی می‌توان به حذف مواردی فکر کرد که به‌راحتی می‌توان هزینۀ آنان را کاهش داد. برای مثال، حذف بعضی از پوزیشن‌های شغلی تکراری یا غیرضروری، فروش تجهیزات منسوخ‌شده یا حذف میزهای اختصاصی کارمندان می‌تواند جزئی از این راهکار باشد.
۶ راهکار کاربردی برای صرفه‌جویی در هزینههای کسب‌وکار
حفظ یک کسب‌وکار در زمان‌های چالش‌برانگیز می‌تواند دشوار باشد، اما به‌کارگیری یک‌سری استراتژی‌ها می‌تواند به بقای آن کمک کند
۱) از دور به کسب‌وکار خود نگاه کنید
اکثر مردم به‌راحتی می‌توانند مشکلات آشکار کسب‌وکار خود را دیده و خیلی زود برای حل آنان قدمی بردارند؛ اما گاهی نیاز است که کمی عقب‌تر رفته و سعی کنیم از دور به کسب‌وکار خود نگاهی بیندازیم.
برای مثال، دو کارمند معمولاً در موجودی محصولات اشتباه کرده و موجب کمبود یا مازاد منابع می‌شوند. شاید اولین گزینه برای رفع این مشکل، اخراج آن دو کارمند باشد، اما ممکن است با نگاهی دیگر متوجه بشوید که آنان آموزش درستی از طریق سرپرست خود ندیده‌اند و با استخدام افراد دیگر و با ادامۀ آموزش اشتباه، دوباره این مشکلات تکرار خواهد شد؛ بنابراین بازآموزی می‌تواند گزینۀ بهتری باشد.
به بیان دیگر، باید از بالا به پایین به کسب‌وکار خود نگاه بیندازید و احتمال بروز مشکلاتی را در آینده و با روند اقتصاد پیش‌بینی کنید تا بتوانید از تأثیرات منفی آینده اجتناب کنید.
۲) کارکنان خود را فهرست کنید
حقوق و دستمزد اغلب یکی از مهم‌ترین هزینههای کسب‌وکار است؛ بنابراین توجه به چگونگی مصرف این پول مهم بوده و گاهی بهتر است تمامی کارکنان را بررسی کرده و از وجود مؤثر آنان اطمینان حاصل کنید.
همچنین، ممکن است دستمزد با میزان یا تأثیرگذاری کار افراد مطابقت نداشته باشد که در این صورت با مصاحبه با افراد دیگر نیز می‌توانید به استخدام نیروی ماهرتر روی بیاورید.
۳) به مسائلی که به‌سختی روی کاغذ می‌آیند دقت کنید
اگرچه توجه به تصویر بزرگ مهم است، اما نباید مسائل کوچک یا غیرقابل اندازه‌گیری اما تأثیرگذار را فراموش کرد. برای مثال، ممکن است عدم دسترسی شعبه‌ها به جاده، پارکینگ ناکافی، تبلیغات ناکارآمد و محل نادرست بنرهای تبلیغاتی، هزینههای گزافی را به شما تحمیل کنند.
برای شناسایی چنین هزینه‌هایی می‌توان خود را در سفر مشتری قرار داده و با او همراه شد تا مشکلات را از دید آنان کشف کرد. همچنین، بررسی خط‌به‌خط هزینههای فصلی نیز می‌تواند کمک‌کننده باشد.
۴) کیفیت را قربانی نکنید
درست است که ما در این مرحله به دنبال کاهش هزینه‌ها و افزایش سود هستیم، اما لزوماً هر راه‌حلی برای کاهش هزینه‌ها به افزایش سود منجر نمی‌شود. به‌طور مثال، نمی‌توان با دست‌کاری مواد اولیه یا تهیۀ مواد اولیۀ ارزان، از مشتریان انتظار داشت که همچنان از ما خرید کرده و ما نیز در مسیر افزایش سود قدم برداریم. چنین کاهش هزینه‌ای نتیجۀ عکس داشته و ما را از هدفمان دورتر خواهد کرد. به بیان دیگر، در این رویکرد ما همچنان بر رضایت مشتری تمرکز داشته و آن را در اولویت قرار می‌دهیم.
۵) موجودی محصولات را بررسی کنید
با شناسایی اقلامی که فروش خوبی ندارند می‌توانید هزینههای خود را مدیریت کنید. بعضی محصولات ممکن است فروش خوبی نداشته و در انبار مانده باشند، با بازبینی آن محصول یا توقف ساخت آن و با فروش آنان به قیمت پایین‌تر، آسیب‌های آن را جبران کنید. همچنین، با بررسی موجودی محصولات می‌توانید تقاضای آینده را پیش‌بینی کرده و برای آن برنامه‌ریزی کنید.
۶) از تکنولوژی بهره بگیرید
شما باید به‌عنوان صاحب یک کسب‌وکار از تکنولوژی‌های جدید مانند اپلیکیشن‌ها و به‌روزرسانی نرم‌افزارها استفاده کرده و به ساده‌ترکردن فرایند کسب‌وکارتان و افزایش کارایی آن کمک کنید. همچنین، با بهره‌مندی از تکنولوژی می‌توانید اطلاعات سازمان را در فضایی امن نگهداری کنید و خطر آسیب‌رسیدن به آنان یا مفقودشدنشان را کاهش دهید.
جمع‌بندی
صرفه‌جویی در هزینههای کسب‌وکار نه‌تنها از نظر اقتصادی می‌تواند ما را در مدیریت سازمان خود کمک کند، بلکه آرامش خیالی برای ما به ارمغان می‌آورد که به‌واسطۀ آن می‌توانیم روی تعیین سیاست‌های دیگر زمان گذاشته و کسب‌وکار خود را بیش از پیش رونق دهیم. درحقیقت، فرقی نمی‌کند در یک سازمان چه عنوانی را به دوش می‌کشید، شما در هر سمتی از مدیر گرفته تا یک بازاریاب دیجیتال می‌توانید یک برنامه برای صرفه‌جویی داشته و جلوی هزینههای غیرضروری را بگیرید.
