آموزش مرحله به مرحلۀ ارسال ایمیل گروهی [در جیمیل، اکسل، اوت لوک و میل‌چیمپ]

بازاریابی ایمیلی یکی از مؤثرترین روش‌های ارتباط با مشتریان و افزایش فروش است. با ارسال ایمیل گروهی به لیست مخاطبان خود، می‌توانید روابط قوی‌تری با مشتریان بالقوه و فعلی‌تان برقرار کنید و آن‌ها را به خرید محصولات یا خدمات خود ترغیب کنید.

در این مطلب از وی‌پدیا، روش‌های ارسال ایمیل گروهی در جیمیل، اکسل، اوت لوک و میل‌چیمپ را به‌صورت مرحله به مرحله، به زبان ساده و تصویری توضیح می‌دهیم.

آموزش نحوۀ ارسال ایمیل گروهی در جیمیل

ارسال ایمیل گروهی در جیمیل، یکی از ساده‌ترین و مؤثرترین روش‌ها برای تبلیغات است. با استفاده از ابزارهای داخلی جیمیل و کمی خلاقیت، می‌توانید ایمیل‌هایی جذاب و هدفمند ایجاد کنید که مخاطبان شما را به مشتریان وفادار تبدیل کند. در این بخش به شما نشان می‌دهیم که چگونه می‌توانید:

• یک گروه ایمیلی در جیمیل ایجاد کنید.
• به گروه ایمیلی خود ایمیل ارسال کنید.

الف. ایجاد گروه ایمیلی در جیمیل

داشتن یک لیست مخاطب قوی، اولین قدم برای موفقیت در بازاریابی ایمیلی است. در این بخش به شما نشان می‌دهیم که چگونه می‌توانید به‌سادگی گروه‌های ایمیلی ایجاد کنید و از آن‌ها برای ارسال ایمیل گروهی به چندین نفر به‌صورت هم‌زمان، استفاده کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا در زمان خود صرفه‌جویی کرده و ارتباطات خود را بهتر مدیریت کنید.

مرحلۀ اول:

وارد حساب جیمیل خود شوید و روی نماد Google Apps کلیک کنید.

سپس از منوی بازشده، گزینۀ مخاطبان (Contacts) را انتخاب کنید.

نکته: اگر از اپلیکیشن جی‌میل روی گوشی اندروید یا آیفون استفاده می‌کنید، برای ساختن گروه‌های مخاطب، کافی است روی گزینۀ «مخاطبان» (Contacts) در نوار کناری اپلیکیشن کلیک کنید.

مرحلۀ دوم:

در فهرست مخاطبان، افرادی را که می‌خواهید به گروه اضافه کنید، انتخاب کنید. برای این کار، کافی است کادر کنار نام هر مخاطب را علامت بزنید.

مرحلۀ سوم:

حالا روی نماد «برچسب‌ها» (Labels) کلیک کنید تا با استفاده از مجموعه آدرس‌های ایمیلی انتخاب‌شده، یک گروه ایمیلی بسازید.

مرحلۀ چهارم:

در منوی کشویی بازشده، گزینۀ «ایجاد برچسب» (Create label) را انتخاب کنید. با این کار، یک برچسب جدید ایجاد می‌شود که می‌توانید آن را با نام دلخواه خود نام‌گذاری کنید.

نکته: هر برچسب جدید، درواقع یک گروه ایمیلی جدید است. پس از ایجاد گروه، می‌توانید با کلیک روی نام آن در نوار کناری، اعضای گروه و ایمیل‌های ارسال‌شده به آن‌ها را مشاهده کنید.

مرحلۀ پنجم:

پس از واردکردن نام، روی دکمۀ ذخیره (Save) کلیک کنید. به همین سادگی، گروه ایمیلی شما ایجاد شد.

نکته: اگر می‌خواهید ایمیل‌هایتان را به چند گروه مختلف بفرستید، همین فرایند را تکرار کنید. اما دقت داشته باشید که برای هر گروه، یک برچسب جداگانه با نامی متفاوت و قابل تشخیص بسازید.

ب. ارسال ایمیل گروهی در جیمیل

حالا که لیست مخاطبانتان آماده شد، نوبت ارسال ایمیل گروهی به آن‌هاست. برای ارسال ایمیل گروهی به همۀ اعضای یک گروه که قبلاً ایجاد کرده‌اید، مراحل زیر را دنبال کنید:

مرحلۀ اول:

در جیمیل، روی دکمۀ «نوشتن» (Compose) کلیک کنید تا یک ایمیل جدید ایجاد شود. این دکمه در بالای صفحه و سمت چپ قرار دارد.

مرحلۀ دوم:

نام گروه را در قسمت To ،CC یا BCC پیام جدید تایپ کنید.

نکته: به‌محض اینکه نام گروه را تایپ کنید و کلید Enter را فشار دهید، فهرستی از شناسۀ ایمیل اعضای آن گروه نمایش داده می‌شود.

مرحلۀ سوم:

موضوع (subject) و متن ایمیل خود را بنویسید و سپس روی دکمۀ «ارسال» (Send) کلیک کنید. با این کار، ایمیل شما به همۀ اعضای گروه ارسال خواهد شد.

توجه: اگر می‌خواهید به‌جای ارسال ایمیل به همۀ اعضای گروه، آن را فقط برای برخی از آن‌ها بفرستید، می‌توانید پس از تایپ نام گروه، از لیست اعضای نمایش‌داده‌شده، افرادی را که نمی‌خواهید ایمیل برای آن‌ها ارسال شود، حذف کنید.

نکات مهم:

• می‌توانید چندین گروه ایمیلی با نام‌های مختلف ایجاد کنید.
• هر مخاطب می‌تواند عضو چندین گروه باشد.
• برای مدیریت بهتر گروه‌های خود، می‌توانید از رنگ‌های مختلف برای هر گروه استفاده کنید.

آموزش ارسال ایمیل انبوه با استفاده از اکسل

شما می‌توانید از قابلیت ادغام ایمیل در مایکروسافت آفیس نیز برای ایجاد و ارسال ایمیل گروهی شخصی‌سازی‌شده بهره ببرید. در ادامه، مراحل ارسال ایمیل گروهی در اکسل را به‌صورت گام‌به‌گام توضیح می‌دهیم:

مرحلۀ 1: قالب‌بندی فایل اکسل

پیش از آغاز فرایند ادغام ایمیل در ورد و اکسل، لازم است مطمئن شوید که فایل اکسل شما به‌درستی قالب‌بندی شده است. این مرحله ممکن است کمی پیچیده‌ باشد. در ادامه، به چند نکتۀ مهم در این زمینه اشاره می‌کنیم:

• سربرگ ستون‌های جدول اکسل شما نقش بسیار مهمی در فرایند ادغام ایمیل ایفا می‌کند. درواقع، سربرگ هر ستون در جدول اکسل شما باید دقیقاً همان نامی را داشته باشد که قصد دارید در سند ورد خود به‌عنوان جایگزین برای آن اطلاعات استفاده کنید.
  • مثال: اگر در جدول اکسل خود ستونی دارید که شامل نام کوچک مخاطبان شماست و نام این ستون را «FirstName» گذاشته‌اید، در سند ورد خود می‌توانید از عبارت «<<FirstName>>» برای نمایش نام کوچک هر مخاطب در مکان موردنظر استفاده کنید. به این ترتیب، وقتی فرایند ادغام را انجام می‌دهید، ورد به‌طور خودکار نام کوچک هر فرد را از ستون «FirstName» در اکسل برمی‌دارد و در جای مناسب در سند قرار می‌دهد.

• هر سطر در فایل اکسل شما باید مربوط به یک مخاطب باشد. به‌ عبارت دیگر، اطلاعات مربوط به یک مخاطب خاص (مانند نام، نام خانوادگی، ایمیل و…) باید در یک سطر جداگانه قرار گیرد.
• برای سهولت در فرایند ادغام، بهتر است که داده‌های شما از سلول A1 شروع شوند و به ترتیب در سطرها و ستون‌های بعدی ادامه یابند.
• تمامی ویرایش‌های لازم روی فایل اکسل را قبل از شروع فرایند ادغام ایمیل با سند اصلی، انجام دهید.
• فایل اکسل حاوی اطلاعات مخاطبان باید روی رایانۀ شما ذخیره شود.
• داده‌های عددی مانند واحد پول، کدپستی، درصد و تاریخ باید دارای فرمت صحیح باشند. برای اعمال فرمت دلخواه روی این داده‌ها، مراحل زیر را دنبال کنید:

ستونی را که حاوی دادۀ عددی است انتخاب کنید.

به تب «صفحۀ اصلی» (Home) بروید و گزینۀ «عدد» (Number) را پیدا کنید.

روی کادر «قالب عدد» (Number Format) کلیک کنید و از منوی کشویی که ظاهر می‌شود، فرمت موردنظر خود را انتخاب کنید.

توجه: اگر لیست مخاطبان شما به‌صورت فایل TXT یا CSV است، می‌توانید با کلیک روی From Text/CSV در بخش Data در نوار منو، آن را به Excel وارد کنید.

با رعایت این نکات، فایل اکسل شما برای ادغام ایمیل به‌درستی آماده شده و فرایند انتقال اطلاعات مخاطبان به نامۀ ورد، با سهولت بیشتری انجام خواهد شد.

مرحلۀ 2: آماده‌سازی الگوی نامه برای ادغام ایمیل در ورد

حالا که جدول اکسل حاوی اطلاعات مخاطبان آماده شده، نوبت به آماده‌سازی الگوی نامه در ورد می‌رسد. این الگو درواقع همان نامه‌ای است که قرار است برای هریک از مخاطبان به‌صورت شخصی‌سازی‌شده ارسال شود. برای این منظور مراحل زیر را به‌ترتیب انجام دهید:

• یک سند جدید در ورد باز کنید.
• به تب Mailings در ورد بروید و روی «شروع ادغام ایمیل» (Start Mail Merge) کلیک کنید.
• از لیست کشویی ظاهرشده، گزینۀ «نامه‌ها» (Letters) را انتخاب کنید. این گزینه به شما امکان می‌دهد یک نامۀ استاندارد ایجاد کنید که بعداً با اطلاعات مخاطبان ادغام شود.

نکته: اگر می‌خواهید نوع دیگری از سند مانند برچسب (Label) یا پاکت نامه (Envelope) ایجاد کنید، می‌توانید گزینۀ مناسب را از لیست انتخاب کنید. اما در این مثال، تمرکز ما روی نامه است.

توجه: برای ساده‌سازی فرایند ادغام ایمیل در ورد، می‌توانید از «جادوگر گام‌به‌گام ادغام ایمیل» (Step-by-Step Mail Merge Wizard) نیز استفاده کنید. برای مثال، این جادوگر به شما امکان می‌دهد سند آغازین مورد نظر برای ادغام ایمیل را انتخاب کنید، همان‌طور که در تصویر زیر می‌بینید.

حالا در سند جدید، متن نامه‌ای را که می‌خواهید ارسال کنید، تایپ کنید. به‌جای اطلاعات متغیر مانند نام مخاطب، از جایگزین‌هایی استفاده کنید. مثلاً به ‌ای نوشتن «سلام [نام مخاطب]»، عبارت «سلام <<FirstName>>» را بنویسید.

مرحلۀ 3: انتخاب لیست دریافت‌کنندگان نامه

پس از تکمیل نوشتن نامه، نوبت به انتخاب لیست افرادی می‌رسد که قصد ارسال نامه به آن‌ها را دارید. برای این کار، مراحل زیر را دنبال کنید:

در نوار ابزار ورد، روی دکمۀ «انتخاب گیرندگان» (Select Recipients) کلیک کنید. با این کار، یک پنجره باز می‌شود که امکان انتخاب لیست مخاطبان را به شما می‌دهد.

از منوی کشویی که در این پنجره ظاهر می‌شود، گزینۀ «استفاده از لیست موجود» (Use an Existing List) را انتخاب کنید.

در پنجرۀ جدیدی که باز می‌شود، فایل اکسل حاوی اطلاعات مخاطبان خود را انتخاب و روی دکمۀ «بازکردن» (Open) کلیک کنید.

اگر فایل اکسل شما چندین برگه دارد، برگۀ موردنظر خود را که حاوی اطلاعات مخاطبان است، انتخاب کنید و دکمۀ OK را بزنید.

اگر به حذف برخی از مخاطبان از لیست نیاز دارید، روی گزینۀ «ویرایش لیست گیرندگان» (Edit Recipient List) کلیک کنید. در پنجره‌ای که باز می‌شود، تیک کنار نام افرادی که قصد حذف آن‌ها را دارید، بردارید.

مرحلۀ 4: شخصی‌سازی نامه با افزودن اطلاعات مخاطب

در این مرحله، با واردکردن اطلاعات شخصی هر مخاطب، به نامۀ خود جان تازه‌ای می‌بخشیم. ورد این امکان را به شما می‌دهد تا با استفاده از متغیرهای شخصی‌سازی، نامه‌ای کاملاً منحصربه‌فرد برای هر گیرنده ایجاد کنید. انواع اطلاعاتی که می‌توانید به نامه اضافه کنید عبارت‌اند از:

• درج آدرس: با استفاده از این گزینه، می‌توانید آدرس کامل مخاطب را به‌صورت خودکار در نامه قرار دهید.
• درج سلام: می‌توانید با افزودن یک خط سلام شخصی‌سازی‌شده (مثلاً «سلام آقای/خانم…»)، ارتباط خود را با مخاطب صمیمانه‌تر کنید.
• سایر اطلاعات: علاوه بر آدرس و خط سلام، می‌توانید سایر اطلاعات موجود در فایل اکسل مانند شماره‌تماس، نام شرکت و… را نیز به نامه اضافه کنید.

درج آدرس:

به تب Mailings بروید و روی گزینۀ «بلوک آدرس» (Address Block) کلیک کنید.

در پنجرۀ بازشده، قالب دلخواه خود برای نمایش آدرس را انتخاب و روی «تأیید» (OK) کلیک کنید.

به‌صورت خودکار، آدرس مخاطب در محل موردنظر در نامۀ شما قرار می‌گیرد.

درج سلام:

در نوار منو، گزینۀ «خط سلام» (Greeting Line) را انتخاب کنید. سپس، قالب موردنظر خود را برگزینید و دکمۀ «تأیید» (OK) را بزنید.

یک برچسب سلام («GreetingLine») به‌صورت خودکار در نامۀ شما درج خواهد شد.

درج سایر اطلاعات:

برای افزودن اطلاعات دیگر مانند شماره‌تماس یا نام شرکت، روی گزینۀ «درج فیلد ادغام» (Insert Merge Field) کلیک کنید.

در لیستی که ظاهر می‌شود، نام ستونی از فایل اکسل را که حاوی اطلاعات موردنظر شماست، انتخاب کنید.

نکته: اگر نام ستون‌های فایل اکسل با نام فیلدهای پیش‌فرض ورد مطابقت ندارد، می‌توانید از گزینۀ «تطبیق فیلدها» (Match Fields) استفاده کنید. با این کار، به‌صورت دستی فیلدهای مورد نظر خود را با ستون‌های اکسل مرتبط می‌کنید.

مرحلۀ 5: پیش‌نمایش و تکمیل ادغام ایمیل

پس از آنکه نامۀ خود را شخصی‌سازی کردید، نوبت به مشاهدۀ نتیجۀ کار می‌رسد. برای دیدن اینکه نامۀ شما با اطلاعات هریک از مخاطبان چگونه نمایش داده می‌شود، می‌توانید از قابلیت پیش‌نمایش ورد استفاده کنید. برای دیدن پیش‌نمایش نامه‌ها به‌صورت زیر عمل کنید:

به بخش Mailings در نوار ابزار ورد بروید و گزینۀ «پیش‌نمایش نتایج» (Preview Results) را انتخاب کنید.

در این مرحله، می‌توانید با استفاده از دکمه‌های «بعدی» (Next) و «قبلی» (Previous) یا واردکردن شمارۀ ردیف مخاطب در کادر مربوطه، نامۀ هریک از مخاطبان را به‌صورت جداگانه مشاهده کنید.

پس از اطمینان از صحت اطلاعات و قالب‌بندی نامه‌ها، برای تکمیل فرایند ادغام، مراحل زیر را دنبال کنید:

در پنجرۀ پیش‌نمایش، گزینۀ «تکمیل و ادغام» (Finish & Merge) را انتخاب کنید.

سپس یکی از گزینه‌های زیر را انتخاب کنید:

• ویرایش اسناد جداگانه (Edit Individual Documents): اگر می‌خواهید قبل از ارسال نهایی، برخی از نامه‌ها را تغییر دهید، این گزینه برای شماست.
• چاپ اسناد (Print Documents): برای چاپ مستقیم نامه‌ها روی کاغذ یا برچسب، این گزینه را انتخاب کنید.
• ارسال به‌عنوان ایمیل (Send Them as Email Messages): اگر می‌خواهید نامه‌ها را به‌صورت ایمیل برای مخاطبان ارسال کنید، این گزینه جواب شماست.

نکتۀ مهم: برای ارسال نامه‌ها به‌صورت ایمیل، باید قبلاً حساب ایمیل خود (مانند اوت‌لوک یا جیمیل) را با ورد تنظیم کرده باشید.

مرحلۀ 6: ذخیرۀ سند نهایی

پس از آنکه تمام تغییرات موردنظر خود را در سند ادغام‌شده اعمال کردید، می‌توانید آن را ذخیره کنید تا برای استفاده‌های بعدی دردسترس باشد. روش‌های ذخیرۀ سند:

• استفاده از منوی فایل: به منوی «فایل» (File) بروید و گزینۀ «ذخیره» (Save) را انتخاب کنید.
• استفاده از کلیدهای میانبر: با فشردن هم‌زمان کلیدهای Ctrl+S (در سیستم‌های ویندوز) یا Cmd+S (در سیستم‌های مک) نیز می‌توانید سند را ذخیره کنید.

اگر قصد دارید در آینده مجدداً از این سند استفاده کنید، آن را باز کنید و وقتی ورد از شما می‌پرسد که آیا می‌خواهید اتصال بین اکسل و ورد را حفظ کنید، روی بله (Yes) کلیک کنید.

آموزش ارسال ایمیل انبوه با استفاده از اوت‌لوک

اگرچه توصیۀ کارشناسان برای ارسال ایمیل گروهی شخصی‌سازی‌شده و حرفه‌ای، استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی بازاریابی ایمیلی است، اما اوت‌‌لوک (Outlook) نیز برای ارسال تعداد محدودی ایمیل گروهی گزینۀ مناسبی است. برای ارسال ایمیل گروهی در اوت‌لوک، مراحل زیر را گام‌به‌گام انجام دهید.

مرحلۀ 1: آماده‌سازی پیام در ورد

متن اصلی ایمیل خود را در یک سند ورد بنویسید.

برای دیدن ظاهر تصاویر و گیف‌ها در ایمیل نهایی، به تب View بروید و Web Layout را انتخاب کنید.

مرحلۀ 2: شروع ادغام ایمیل

روی تب Mailings در نوار منوی اوت‌‌لوک کلیک کنید و گزینۀ Start Mail Merge را برگزینید.

در منوی کشویی، پیام‌های ایمیل (E-mail Messages) را انتخاب کنید.

مرحلۀ 3: انتخاب دریافت‌کنندگان ایمیل

در تب Mailings، دکمۀ «انتخاب گیرندگان» (Select Recipients) را انتخاب کنید. در اینجا 3 گزینه پیش روی شماست:

1. ایجاد لیست جدید (Type a New List): اگر لیست مخاطبان ندارید، می‌توانید به‌صورت دستی آن را ایجاد کنید.
2. استفاده از لیست موجود (Use an Existing List): اگر لیست مخاطبان شما در یک فایل اکسل یا پایگاه داده است، می‌توانید آن را وارد کنید. این فایل باید دست‌کم دارای 3 ستون (نام، نام خانوادگی، آدرس ایمیل) باشد.
3. انتخاب از مخاطبان اوت‌‌لوک (Choose from Outlook Contacts): اگر مخاطبان شما در اوت‌‌لوک ذخیره شده‌اند، می‌توانید آن‌ها را به‌طور مستقیم انتخاب کنید.

اگر ستون «آدرس ایمیل» (E-mail Address) را ندارید، با انتخاب «سفارشی‌سازی ستون‌ها» (Customize Columns) می‌توانید آن را اضافه کنید.

لیست مخاطبان خود را با ویرایش ورودی‌ها (از طریق دو بار کلیک روی هر ستون) مرتب کنید. همچنین می‌توانید به‌صورت دستی ورودی‌ها را اضافه یا حذف کنید.

روی «تأیید» (OK) کلیک کنید تا این لیست آدرس جدید را به‌عنوان یک فایل در رایانۀ خود ذخیره کنید. هر لیست آدرس جدید به‌طور پیش‌فرض در پوشۀ «…Documents\My Data Sources» ذخیره می‌شود.

مرحلۀ 4: شخصی‌سازی پیام

حالا که لیست گیرندگان ایمیل را کامل کرده‌اید، می‌توانید پیام خود را برای آن‌ها شخصی‌سازی کنید.

برای شروع، می‌توانید خط آغازین ایمیل را شخصی‌سازی کنید. به تب Mailings بروید و گزینۀ Greeting Line را انتخاب کنید. در این بخش، می‌توانید با تغییر آدرس رسمی و نام مخاطب، پیام خود را صمیمانه‌تر کنید.

یکی دیگر از روش‌های شخصی‌سازی، استفاده از فیلدهای ادغام است. این فیلدها به شما اجازه می‌دهند اطلاعاتی مانند نام شرکت مخاطب را به‌صورت خودکار در متن ایمیل قرار دهید. برای این کار، به تب Mailings بروید و گزینۀ «درج فیلد ادغام» (Insert Merge Field) را انتخاب کنید. سپس، فیلد موردنظر خود را از لیست انتخاب کنید و در محل مناسب در متن ایمیل قرار دهید.

برای مثال، اگر ستونی به نام «شرکت» (Company) در لیست گیرندگان شما وجود دارد، می‌توانید آن را به‌عنوان فیلد ادغام انتخاب کنید تا نام شرکت هر مخاطب به‌طور خودکار در ایمیل او جایگزین شود.

فیلدهای ادغام با علامت نقل قول («») مشخص می‌شوند. شما می‌توانید این فیلدها را در هر جای متن ایمیل که می‌خواهید قرار دهید. مثلاً می‌توانید نام شرکت را در ابتدای خط سلام یا در متن اصلی ایمیل بیاورید.

مرحلۀ 5: نهایی‌سازی و ارسال ایمیل گروهی در اوت‌لوک

اکنون که ایمیل‌های شما شخصی‌سازی شده‌اند، آمادۀ ارسال هستند. برای ارسال انبوه ایمیل‌ها، مراحل زیر را دنبال کنید:

روی گزینۀ «نهایی‌سازی و ادغام» (Finish & Merge) در نوار منو کلیک کنید. این کار باعث می‌شود که اطلاعات شخصی هر مخاطب با متن اصلی ایمیل ترکیب شود.

سپس، گزینۀ «ارسال پیام‌های ایمیل» (Send Email Messages) را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه، ایمیل‌ها به‌صورت خودکار به تمام مخاطبان در لیست شما ارسال می‌شوند.

قبل از ارسال، خط موضوع (Subject line) ایمیل خود را وارد کنید و دکمۀ OK را بزنید. خط موضوع، اولین چیزی است که مخاطب هنگام دریافت ایمیل می‌بیند و باید جذاب و مرتبط با محتوای ایمیل باشد.

به همین سادگی، شما توانستید اولین کمپین ایمیل گروهی خود را با استفاده از اوت‌‌لوک ارسال کنید.

آموزش ارسال ایمیل انبوه با استفاده از میل‌چیمپ

میل‌چیمپ (Mailchimp) یک پلتفرم قدرتمند و محبوب برای ایمیل مارکتینگ است. میل‌چیمپ به شما کمک می‌کند تا ایمیل‌های حرفه‌ای و هدفمند برای مشتریان خود ارسال کنید. در ادامه، مراحل ارسال ایمیل گروهی با استفاده از میل‌چیمپ را به‌صورت گام‌به‌گام ارائه می‌دهیم.

مرحلۀ 1: شروع کار با میل‌چیمپ

• ایجاد حساب کاربری: ابتدا وارد سایت MailChimp شوید و با واردکردن اطلاعات مورد نیاز، برای خود یک حساب کاربری بسازید. فراموش نکنید که ایمیل خود را تأیید کنید.
• تکمیل اطلاعات: پس از ایجاد حساب، اطلاعات بیشتری دربارۀ خود و کسب‌وکارتان در سیستم وارد کنید. این اطلاعات به MailChimp کمک می‌کند تا خدمات بهتری به شما ارائه دهد.

مرحلۀ 2: ایجاد لیست مخاطبان

در این مرحله، شما باید یک لیست از افرادی که می‌خواهید ایمیل‌هایتان را دریافت کنند، ایجاد کنید. می‌توانید این کار را به 2 روش انجام دهید:

1. واردکردن لیست از فایل: اگر قبلاً لیستی از ایمیل‌های مخاطبان خود دارید، می‌توانید آن را به‌صورت فایل CSV یا TXT به میل‌چیمپ وارد کنید.
2. اضافه‌کردن دستی مخاطبان: اگر تعداد مخاطبان شما کم است، می‌توانید آن‌ها را به‌صورت دستی به لیست اضافه کنید.

مرحلۀ 3: طراحی و تنظیم کمپین بازاریابی ایمیلی

پس از ایجاد لیست مخاطبان، نوبت به طراحی کمپین بازاریابی ایمیلی شما می‌رسد.

• ایجاد کمپین: برای شروع یک کمپین جدید، به بخش «کمپین‌ها» (Campaigns) بروید و گزینۀ «ایجاد کمپین» (Create Campaign) را بزنید. سپس نوع کمپین، مخاطبان ایمیل و برنامۀ کمپین را مشخص کنید.
• طراحی ایمیل: در میل‌چیمپ، می‌توانید از قالب‌های آمادۀ بسیاری برای ایمیل‌های خود استفاده کنید یا قالب دلخواهتان را طراحی کنید. همچنین، می‌توانید از ویژگی‌های شخصی‌سازی استفاده کنید تا ایمیل‌های شما برای هر مخاطب خاص‌تر و جذاب‌تر شود. برای شخصی‌سازی ایمیل‌ها، از تگ‌ها استفاده کنید.

مرحلۀ 4: بررسی و ارسال کمپین

• پیش‌نمایش و تست: قبل از ارسال نهایی، می‌توانید پیش‌نمایش ایمیل خود را در دستگاه‌ها و مرورگرهای مختلف ببینید تا از ظاهر درست آن مطمئن شوید. همچنین، می‌توانید چند ایمیل آزمایشی برای خود یا همکارانتان ارسال کنید.
• ارسال یا زمان‌بندی: پس از اطمینان از صحت ایمیل، می‌توانید آن را بلافاصله ارسال کنید یا برای تاریخ و ساعت مشخصی برنامه‌ریزی کنید.

مرحلۀ 5: نظارت بر عملکرد کمپین

پس از ارسال ایمیل گروهی، MailChimp به شما امکان می‌دهد تا آمارهای مختلفی مانند نرخ بازشدن ایمیل، تعداد کلیک‌ها و… را مشاهده کنید. با تحلیل این آمارها می‌توانید عملکرد کمپین خود را ارزیابی کنید و آن را بهبود بخشید.

سخن پایانی

همان‌طور که دیدید، ارسال ایمیل گروهی فرایندی چندمرحله‌ای است که می‌تواند به شما در بهبود ارتباطات و دستیابی به اهداف بازاریابی‌تان کمک کند. با استفاده از ابزارهای متنوعی مانند جیمیل، اکسل، اوت‌‌لوک و میل‌چیمپ، می‌توانید ایمیل‌های حرفه‌ای و شخصی‌سازی‌شده‌ای را برای مخاطبان خود ارسال کنید و نتایج چشمگیری بگیرید.

پس منتظر چه هستید؟ همین حالا شروع کنید و با ارسال ایمیل‌های هدفمند، ارتباط خود را با مشتریان تقویت کنید و کسب‌وکارتان را به موفقیت برسانید.

سؤالات متداول