امروز نسبت به قبل، دامنۀ وسیع‌تری برای اتوماسیون در کسبوکار شما وجود دارد. با اتوماسیون می‌توانید برای ارسال ایمیل‌ها (به‌طور مثال با استفاده از میلرلایت) در زمان مناسب برنامه‌ریزی کنید، سرنخ‌هایی را پیگیری کنید که سبد خرید خود را رها کرده‌اند، داده‌ها را بین برنامه‌ها همگام‌سازی کنید و اعضای تیم را از وظایف جدیدشان آگاه کنید.
بااینحال، همۀ این گزینه‌ها می‌توانند طاقت‌فرسا باشند، به‌خصوص اگر کسبوکار شما یک شرکت بزرگِ دارای بودجه و منابع زیاد نباشد که آن‌ها را صرف اتوماسیون کند.
ممکن است از پاسخ به این سؤالات شگفت‌زده شوید:
- چه نوع اتوماسیونی بیشترین سود را برای کسبوکار من خواهد داشت؟
- از چه چیزی باید دوری کنم؟
- چگونه می‌توانم این‌ها را به‌راحتی اجرا کنم و در‌عین‌حال کار را ساده بگیرم؟
بیایید بهترین انواع اتوماسیون کسبوکار را بررسی کنیم تا شما بتوانید اجرای یک استراتژی را در سازمان خود آغاز کنید.
۷ روش برای اتوماسیون کسبوکار
۱) اتوماسیون بازاریابی ایمیلی
وقتی به اتوماسیون فکر می‌کنید، ممکن است اول از همه اتوماسیون بازاریابی ایمیلی به ذهنتان خطور کند. این روش، نه‌تنها یکی از محبوب‌ترین انواع اتوماسیون است، بلکه یکی از دردسترس‌ترین‌هاست.
انواع اتوماسیون ایمیلی:
- راه‌اندازی ایمیل‌ها براساس اقداماتی مانند تأییدیۀ ثبت‌نام در وبینار یا اعلان‌های (نوتیفیکیشن) سبد خرید رهاشده؛
- گردش کار بازاریابی قطره‌ای ایمیلی که محتوا را در بازه‌های زمانی معین ارسال می‌کند؛
- تحویل محتوا یا اطلاعات درخواستی پس از پرکردن فرم؛
- تست A/B محتوا و ارسال خودکار بهترین نسخۀ در حال اجرای محتوا؛
- شخصی‌سازی هر ایمیلی که ارسال می‌کنید؛
- بخش‌بندی گروه‌ها براساس داده‌ها و ارسال خودکار ایمیل مناسب برای هر گروه.
یک روش مناسب برای شروع اتوماسیون بازاریابی ایمیلی این است که به قابلیت‌های اتوماسیون پلتفرم بازاریابی ایمیلی که از قبل دارید نگاهی بیندازید و به این فکر کنید که چگونه می‌توانید از آن قابلیت‌ها برای اجرای استراتژی خود استفاده کنید.
همۀ ابزارهای محبوب بازاریابی ایمیلی دارای قابلیت اتوماسیون هستند؛ بااینحال، اگر هنوز یک ابزار ایمیل را انتخاب نکرده‌اید، مطمئن شوید که گزینه‌ای با قابلیت‌های کافی اتوماسیون برای برآوردن نیازهای کسبوکار خود انتخاب کرده‌اید.
۲) اتوماسیون بازاریابی
درمورد سایر انواع اتوماسیون بازاریابی علاوه بر بازاریابی ایمیلی چطور؟ می‌توان آن‌ها را به اتوماسیون خارجی که برای تعامل با مشتری است، و اتوماسیون داخلی که به ساده‌سازی گردش کار در تیم شما کمک می‌کند، تقسیم کرد.
نمونه‌هایی از اتوماسیون بازاریابی خارجی:
- پیامک‌های خودکار؛
- زمان‌بندی یا بازنشر پیام‌های رسانه‌های اجتماعی؛
- بازکردن قفل محتوای دورۀ جدید در فواصل زمانی معین پس از ثبت‌نام.
نمونه‌هایی از اتوماسیون بازاریابی داخلی:
- امتیازدهی و ارزیابی صلاحیت سرنخ‌ها؛
- مسیریابی سرنخ‌های واجدشرایط بین برنامه‌ها، مثلاً از CRM شما به پلتفرم بازاریابی ایمیلی‌تان؛
- اطلاع‌دادن به اعضای تیم، در‌صورتی‌که یک مخاطب با شرایطی مواجه شود یا اقدامات خاصی انجام دهد؛
- ایجاد یک پل قوی بین بازاریابی و فروش؛
- ساده‌سازی فرایندهای چندمرحله‌ای مانند انتشار محتوا یا راه‌اندازی یک کمپین بازاریابی جدید.
۳) اتوماسیون فروش
اتوماسیون فروش درمورد مدیریت مؤثرتر لولۀ فروش، کاهش اصطکاک و افزایش نرخ تبدیل است.
مزایای اتوماسیون فروش
- ماندن در بالای یک لولۀ فروش شلوغ؛
- مدیریت بهتر تقویم؛
- شناسایی آماده‌ترین سرنخ‌ها و تمرکز روی آن‌ها؛
- جمع‌آوری اطلاعات و اقدام روی آن‌ها؛
- همگام‌سازی آخرین داده‌ها در همۀ برنامه‌ها؛
- ایجاد یک پل قوی با بازاریابی؛
- انتقال مشتریان جدید به آنبوردینگ (Onboarding)؛
- جلوگیری از صرف زمان برای سرنخ‌های نامناسب.
برای شروع کار با اتوماسیون فروش، ابتدا قابلیت‌های اتوماسیونی را که CRMتان ارائه می‌دهد بررسی کنید. سپس می‌توانید دربارۀ پذیرش و یکپارچه‌سازی سایر برنامه‌ها برای خودکارسازی گردش‌های کاری قدرتمندتر تحقیق کنید.
۴) اتوماسیون داده‌ها
اگرچه اتوماسیون برای ساده‌سازی کارهای تکراری و آزاد‌کردن زمان برای کارهای مهم عالی است، در مدیریت داده‌ها در پشت‌صحنه نیز قدرتمند است.
هرچند مغز ما در بررسی اطلاعات برای نتیجه‌گیری و برنامه‌ریزی گام‌های عملی بعدی خوب عمل می‌کند، اما در مدیریت دستی آن داده‌ها چندان خوب نیستیم. ما زمان، توجه به جزئیات، یا دقت لازم برای کنترل مجموعه‌داده‌های بزرگ را نداریم، و البته به آن احتیاجی هم نداریم.
با مدیریت خودکار داده‌ها، می‌توانید کارهای سنگین را به ماشین‌ها بسپارید و درعوض، زمان را برای اقدام براساس بینش‌ها آزاد کنید.
روش‌های خودکارسازی داده‌ها:
- گردش کار ماشه/عمل (Trigger/action workflow) که داده‌ها را بین برنامه‌های شما منتقل می‌کند؛
- همگام‌سازی اطلاعات مخاطبان به دو صورت بین برنامه‌ها و به‌روزرسانی خودکار به‌محض تغییر هر چیزی؛
- ارسال تمام اطلاعات مخاطبان به CRM شما برای یک پایگاه دادۀ متمرکز؛
- ترکیب داده‌ها از همۀ برنامه‌ها برای گزارش یکپارچه روی یک داشبورد؛
- ادغام یا اصلاح خودکار مخاطبان تکراری در پایگاه دادۀ شما؛
- برای شروع، ابتدا داده‌ها را در برنامه‌های خود به‌صورت تک‌تک بهینه کنید. سپس می‌توانید از ابزارهای یکپارچه‌سازی نرم‌افزار استفاده کنید تا به آن‌ها اجازه دهید داده‌ها را با یکدیگر مرتبط کنند.
۵) اتوماسیون مراقبت از مشتری
درمورد تیم‌های پشتیبانی و مراقبت از مشتری‌تان چطور؟
روش‌های خودکارسازی خدمات مشتریان:
- بهینه‌سازی تجربۀ مشتریان؛
- شخصی‌سازی تعاملات؛
- اطمینان از اینکه تیم مراقبت از مشتریان شما به‌طور خودکار به تمام داده‌های مشتریان حاضر شما دسترسی دارد.
اتوماسیون به‌معنای حذف عنصر انسانی از تعاملات یک‌به‌یک نیست. درحقیقت، اتوماسیون به‌معنای صرف زمان بیشتر برای این‌گونه تعاملات و فراهم‌کردن تجربۀ بهتر برای مشتریان شماست.
می‌توانید اعلان‌ها (نوتیفیکیشن) را خودکار کنید و این کار به شما اجازه می‌دهد که مطلع شوید وقت مناسب برای ارتباط با هر مشتری چه زمانی است، به این معنی که شما می‌توانید زمان کمتری را صرف کارهایی کنید که باید هر روز انجام دهید.
می‌توانید نظرسنجی‌های رضایت مشتریان را خودکار کنید. این نظرسنجی‌ها به شما هشدار می‌دهند که یک مشتری چه زمانی نیاز به توجه فوری دارد و از این طریق، خطر ریزش کاهش می‌یابد.
می‌توانید ربات پاسخ‌گو (چت‌بات) یا پایگاه‌های دانش مبتنی بر هوش مصنوعی را به کار بگیرید که به‌سرعت به سؤالات ساده پاسخ می‌دهند، یا در صورت برطرف‌نشدن ابهام مشتری، او را به بهترین نمایندۀ پشتیبانی هدایت کنید.
به زبان ساده، اتوماسیون به کارکنان بخش مراقبت از مشتریان شما این امکان را می‌دهد که حجم بالاتری از مشتریان را به‌طور مؤثرتری مدیریت کنند، بدون اینکه کیفیت تعاملات یک‌به‌یک را خراب کنند یا کاهش دهند.
۶) اتوماسیون تجارت الکترونیک
پیش از این، برای فروش محصولات، باید خودتان این کار را انجام می‌دادید. شما باید بر تولید اقلام خود نظارت می‌کردید. باید صبح مغازۀ خود را باز می‌کردید، به سؤالات مشتریان پاسخ می‌دادید و پرداخت‌های آن‌ها برای محصولاتتان را بررسی می‌کردید.
اما همۀ این‌ها تغییر کرده است. شما به‌عنوان صاحب یک فروشگاه تجارت الکترونیک، حتی نیازی به حضور در آنجا ندارید. شما می‌توانید فروشگاه خود را در ۳۶۵ روز سال باز نگه دارید، حتی زمانی که خواب یا در سفر هستید.
انواع اتوماسیون تجارت الکترونیک:
- خرید از طریق فروشگاه آنلاین؛
- پرداخت آنلاین از طریق ارائه‌دهندگانی مانند Stripe و PayPal؛
- کدهای تخفیف به مشتریان بالقوه، مشتریانی که بار اول خریدشان است یا خریداران متعهد؛
- اعلان‌های سبد خرید رهاشده به مشتریان؛
- پیشنهادات محصول براساس خریدهای قبلی؛
- مدیریت موجودی (انبار)؛
- درخواست نظرات پس از فروش.
با دراپ شیپینگ (Drop shipping) حتی می‌توانید تمام کارهای مربوط به تکمیل یک سفارش را خودکار کنید. بدین صورت که شخص دیگری محصولات را می‌سازد، آن‌ها را در یک انبار ذخیره می‌کند و برای مشتری ارسال می‌کند. تنها کاری که شما باید انجام دهید این است که یک فروشگاه آنلاین ایجاد کنید و به آن توجه کنید.
۷) اتوماسیون مدیریت
همانند اتوماسیون مراقبت از مشتری، اتوماسیون مدیریت نیز به‌معنای حذف تعاملات انسانی نیست. درعوض، می‌تواند وقت یک مدیر را برای مراقبت از تیمش و حمایت از رشد آن آزاد کند.
انواع اتوماسیون مدیریت:
- یادآورهای تیم جهت آماده‌شدن برای جلسات؛
- پیگیری کارهایی که سررسیدشان گذشته؛
- پیگیری وظایف پس از بازه‌های زمانی تعیین‌شده؛
- به‌اشتراک‌گذاشتن مواد معارفۀ سازمانی با کارمندان تازه‌وارد؛
- جمع‌آوری بازخورد روزانه درمورد دستاوردها و مسدودکننده‌ها؛
- بررسی خود و پیگیری عملکرد؛
- داشبوردهای گزارش‌گیری؛
- همگام‌سازی داده‌ها با اسلایدهای جلسه.
از روش‌های ساده جهت آغاز خودکارسازی فرایندهای مدیریت، استفاده از ابزارهایی مانند Trello، Slack و Asana است که ممکن است از قبل نیز از آن‌ها استفاده کرده باشید. این ابزارها، عملکرد اتوماسیون عالی را نیز ارائه می‌دهند.
اتوماسیون یک استراتژی بلندمدت است: این به‌معنای تلاش برای تغییر یکبارۀ همه‌چیز یا ایجاد فرایندهایی نیست که برای مرحله‌ای که کسبوکار شما در آن قرار دارد، بیش از حد پیچیده است.
دربارۀ اینکه کسبوکار شما در حال حاضر کجاست، تأمل کنید. مسدودکننده‌ها، فرایندهای دستی و ناکارآمدی‌ها کجا هستند؟
از خودتان بپرسید که چگونه می‌توانید خودکارسازی این حوزه‌ها را شروع کنید تا تمرکز خود را برای حوزه‌هایی که بیشترین تأثیر را دارید آزاد کنید.