در هر حوزهای ازجمله بازاریابی دیجیتال، همکاری مزایای بسیاری به همراه دارد. تیمها میتوانند با مشارکت گروهی وظایف خود را سریعتر و کارآمدتر انجام دهند. همکاری همچنین به نوآوری و پرورش خلاقیت افراد کمک میکند. ابزارهای مدیریت پروژه، اعضای تیمها را قادر میسازند تا با همکاری یکدیگر بهسمت یک یا چند هدف مشترک حرکت کنند.
اگر به دنبال یک برنامۀ ساده برای فهرستبندی کارها و پیگیری وظایف شخصی خود بودهاید یا دربارۀ ابزارهای مدیریت پروژه با اعضای تیم خود صحبت کردهاید، احتمالاً نام ترلو (Trello) را شنیدهاید. در این مطلب از ویپدیا قصد داریم برنامۀ ترلو را معرفی میکنیم. ترلو چیست؟ چگونه کار میکند؟ ویژگیهای اساسی و مزیتهای آن کدام است؟ خلاصه، همۀ چیزهایی را که باید بدانید پوشش خواهیم داد تا بتوانید تصمیم بگیرید که آیا میخواهید از آن در کسبوکار خود استفاده کنید یا نه.
ترلو (Trello) چیست؟
ترلو (Trello) یک ابزار مشارکتی محبوب، قدرتمند، ساده و آسان است که به شما امکان میدهد پروژهها و هرآنچه را با پروژهها مرتبط است، در تابلوها سازماندهی کنید. ترلو در دستۀ برنامههای مدیریت وظایف یا معادل دیجیتال Post-It Notes و تابلوهای اعلانات قرار میگیرد. تابلو یا تختۀ ترلو را میتوان بهعنوان یک تابلوی اعلانات قابل حمل در نظر گرفت که که شامل نوارهای پیشرفت، پیوستها و موارد دیگر است.
تختهسفیدی را تصور کنید مملو از یادداشتهای چسبان (Sticky Note) که هر یادداشت نمایانگر یک کار برای شما و تیمتان است. هریک از این یادداشتهای چسبان دارای عکسها، پیوستهایی از منابع دادۀ دیگر، اسناد و مکانی برای اظهارنظر و همکاری با همتیمیهایتان است.
حالا تصور کنید که میتوانید آن تختهسفید را با گوشی هوشمند خود به هر کجا ببرید و از هر رایانهای، از طریق وب به آن دسترسی داشته باشید. این ترلو است!
ترلو در یک نگاه، اطلاعات زیادی در اختیار شما میگذارد؛ برای مثال:
- در حال حاضر روی چه وظایفی کار میشود؟
- چه کسی روی آن وظایف کار میکند؟
- پروژه تا چه حد پیشرفت کرده است؟
محبوبیت ترلو تا حد زیادی ناشی از سادگی آن است. درحالیکه ابزارهای سنتی مدیریت پروژه برای مدیران پروژۀ حرفهای طراحی شدهاند و از تکنیکهای پیچیده مانند نمودارهای گانت استفاده میکنند که استفاده یا درک آنها آسان نیست، ترلو بر سهولت استفاده تأکید میکند، بهنحوی که اکثر مردم میتوانند اصول ترلو را در عرض چند دقیقه درک کنند و با استفاده از آن، بهتنهایی یا بهعنوان عضوی از یک تیم کار کنند.
بااینحال، ترلو بسیار قدرتمند است و امکانات مختلفی را در اختیار کاربران قرار میدهد. ترلو از ادغام با صدها برنامه و سرویس شخص ثالث مانند Google Drive، OneDrive، GitHub، Slack، Jira و بسیاری دیگر پشتیبانی میکند. همچنین، از افزونههای سفارشی بسیاری که بهطور مشخص برای ترلو طراحی شدهاند پشتیبانی میکند؛ مانند افزونهای که کارتها را تا یک تاریخ یا زمان مشخص به تعویق میاندازد.
کاربران ترلو چه کسانی هستند؟
به دلیل سادگی این ابزار، ترلو بیش از ۳۰میلیون کاربر در سراسر جهان دارد. فقط افراد عادی نیستند که از این برنامه برای کارهای خود استفاده میکنند؛ ترلو توسط شرکتهای بزرگ و غولهای فناوری همچون گوگل (Google) و ادوبی (Adobe) و سازمانهایی مانند صلیب سرخ نیز استفاده میشود. نشنال جئوگرافیک (National Geographic) یکی دیگر از مشتریان بزرگ ترلو است.
تاریخچۀ ترلو
ترلو بهعنوان یک برنامۀ تحت وب در سپتامبر ۲۰۱۱ توسط شرکت نرمافزاری فاگ گریک (Fog Creek) که امروز Glitch نامیده میشود، ساخته شد. در تابستان ۲۰۱۲، تعداد کاربران این برنامه به ۵۰۰۰۰۰ عضو رسید و همان سال برنامۀ اندروید ترلو نیز راهاندازی شد. در جولای ۲۰۱۴، ترلو از فاگ گریک جدا شد و خود به شرکتی مستقل تبدیل گردید و در ماه مه ۲۰۱۵، پس از تجربیات محلی برای برزیل، آلمان و اسپانیا، راهی بازار بینالمللی شد.
درنهایت، در ژانویۀ ۲۰۱۷، شرکت استرالیایی Atlassian ترلو را خرید و توسعۀ همهجانبۀ آن آغاز شد. در حال حاضر، این برنامه به یکی از بهترین ابزارها برای مدیریت پروژه و سازماندهی وظایف تبدیل شده است که در ادامه به ویژگیها و قابلیتهای آن میپردازیم.
ترلو از چه سیستمی استفاده میکند؟
ترلو از یک متدولوژی چابک برای مدیریت وظایف به نام کانبان (Kanban) استفاده میکند. کانبان یک کلمۀ ژاپنی است که تقریباً به «کارت»، «نشانه» یا «بیلبورد» ترجمه میشود. کانبان توسط مهندسان تویوتا توسعه داده شد تا فرایند تولید خود را ساده کنند. کارگران خط کارخانههای تویوتا از «کانبان» (یک کارت واقعی) برای نشاندادن مراحل فرایند تولید خود استفاده میکنند. این کار به کارگران اجازه میدهد تا با استفاده از نشانههای استانداردی که همه آن را درک میکنند، بهسرعت با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و همین امر، جریان کار را برایشان سادهتر میکند.
بهطور مشابه، ترلو از تابلوها (Boards)، لیستها (Lists) و کارتها (Cards) برای ایجاد یک سیستم بصری سادهتر برای مدیریت پروژه استفاده میکند. این ۳ عنصر اساسی در برنامۀ ترلو، یک طرح بصری از پروژه ارائه میدهند که تصمیمگیری در سطح بالا و اقدام در سطوح پایین را میسر میکند.
۳ عنصر اصلی برنامۀ ترلو
همانطور که گفتیم، ترلو از ۳ عنصر اصلی در برنامۀ خود استفاده میکند. در ادامه هریک از این عناصر را مرور میکنیم.
۱) تابلوها (Boards)
تابلوهای ترلو مکانهای هستند که در آنها میتوانید تمام جزئیات یک پروژه را ایجاد و سازماندهی کنید؛ جزئیاتی مانند وظایفی که کل پروژه را تشکیل میدهند، مهلتهای کار، نقشۀ راه و… . تابلوها همچنین جایی هستند که شما اعضای تیم را برای همکاری در پروژه دعوت میکنید.
بنابراین، هنگامی که حساب کاربری خود را ایجاد میکنید، اولین کاری که باید انجام دهید ایجاد یک تابلو برای پروژهتان است. تابلوها را میتوان برای مدیریت تمام وظایف و اطلاعات مربوط به یک محصول یا پروژۀ خاص ایجاد کرد. برای مثال، ممکن است برای یک پروژۀ برنامهنویسی نرمافزار، بازاریابی محتوایی یک سایت یا راهاندازی یک کسبوکار جدید، تابلویی ایجاد کنید.
۲) لیستها (Lists)
لیستها دستهبندیهایی است که در یک تابلو نمایش داده میشود. آنها اغلب برای نشاندادن مرحلهای از پیشرفت استفاده میشوند؛ برای مثال: برای انجام (To-Do)، در حال انجام (Doing)، انجامشده (Done).
شما میتوانید با توجه به تابلوی خود، هر تعداد لیست که میخواهید برای پایش ایدهها، اطلاعات و پیشرفت پروژه ایجاد کنید.
۳) کارتها (Cards)
هر کارت نشاندهندۀ یک عنصر واحد و خاص از یک پروژه، مانند یک کار یا ایده است. هر کارتی را باز کنید، با اکوسیستمی از چکلیستها، تاریخهای سررسید، پیوستها، مکالمات و موارد دیگر مواجه میشوید.
- کارتها سیالاند؛ به این معنا که میتوانید آنها را دوباره در یک لیست مرتب کنید یا از یک لیست به لیست دیگر منتقل کنید.
- کارتها همهکارهاند؛ به این معنا که میتوانید بهسادگی روی آنها متن بنویسید یا آنها را با چکلیستها، تصاویر و فایلهای پیوست پر کنید.
هر نوع کارتی دارای یک کد رنگ به همراه نوار است. برای مشتریان مختلف میتوان از رنگهای مختلف استفاده کرد که به تشخیص کاربران کمک میکند. هر کارت حاوی تصویر کاربر است که نشان میدهد کدام کاربر در آن کارت خاص مشارکت دارد. هر کاربر میتواند درمورد کارتهای سایر کاربران بهروزرسانی یا بازخورد ارائه دهد. هر کارت را میتوان به سایر کاربران نیز اختصاص داد. در کارت، تاریخ سررسید نیز میتواند ضمیمه شود. هر کاربری که با آن کارت مرتبط است، بهمحض انجام هرگونه بهروزرسانی روی کارت، اعلان دریافت میکند.
در کارت ترلو، پسزمینه را میتوان متناسب با نیاز کاربر سفارشی کرد. کاربر میتواند پسزمینه را طراحی یا بارگذاری کند.
یک مثال:
به تابلوی ترلو در زیر نگاهی بیندازید:
«تابلوی من» نام تابلو است. «کارهایی که باید انجام شود»، «کارهایی که در حال انجام است»، «کارهای که انجام شده» و «اشکالات شناختهشده»، نام لیستها هستند. هر لیست شامل کارتهاست.
۷ ویژگی کلیدی ابزار مدیریت پروژۀ ترلو
فراتر از عناصر اصلی، ترلو طیف وسیعی از ویژگیها را ارائه میدهد تا شما بتوانید بر پروژههایتان کنترل کامل داشته باشید. همچنین به شما امکان میدهد گردش کار خود را متناسب با سبک یا نیازهای خاص خود سفارشی کنید. در اینجا تنها ۷ مورد از ویژگیهای برتر ترلو آورده شده است:
۱) نمای خانه (Home View)
نمای خانه هرچه را در تابلوهایتان اتفاق میافتد به شما نشان میدهد؛ ازجمله تاریخهای سررسید، اعلانهای کارتها (از اعضای تیم) و اقداماتی که میتوانید برای پیشبرد پروژههای خود انجام دهید. این ویژگی یک دید کلی از تمام پروژههایتان به شما میدهد، بنابراین میتوانید اشراف کاملی روی همۀ کارهای خود داشته باشید و اگر تغییری لازم است اعمال کنید.
۲) همکاری تیمی
توانایی همکاری با تعداد زیادی از اعضای تیم یکی از بهترین ویژگیهای ترلو است. هر تابلو دارای مجموعۀ تعریفشدهای از اعضاست که میتوانند آن را ببینند و کارتهایی را بین لیستها ایجاد یا جابهجا کنند. شما میتوانید دید تابلو را بهگونهای تنظیم کنید که کل اعضای تیم بتوانند به میل خود به تابلو بپیوندند یا میتوانید در صورت نیاز از اعضای خاصی برای همکاری دعوت کنید.
با تخصیص کارتها به اعضای موردنظر، وظایف را به آنها محول میکنید. سپس همه میتوانند در بخش نظراتِ کارت، دربارۀ آن وظایف صحبت کنند. این کار باعث میشود همکاری در ترلو یکپارچه و ساده باشد.
۳) چکلیستها (Checklists)
چکلیستها به شما امکان میدهند وظایف فرعی و مراحل کوچکتری را در کارتها ایجاد کنید. میتوان آنها را به دلخواه اضافه، ویرایش یا حذف کرد. در صورت نیاز میتوانید چکلیست را به کارت تبدیل کنید و کارتها را به اعضای تیم ارجاع دهید. این امر تجزیۀ پروژهها و وظایف بزرگ به اقدامهای قابل مدیریت را بسیار آسان میکند.
۴) برچسبها (Labels)
برچسبهای ترلو بسیار شبیه برچسبهای Evernote یا هشتگ در شبکههای اجتماعی هستند. برچسبها به شما امکان میدهند کارتها را به هر شکلی که میخواهید دستهبندی و مرتب کنید. شما میتوانید تعداد زیادی برچسب برای هر کارت اعمال کنید.
همچنین، بهسادگی میتوانید از رنگ برچسبها برای سازماندهی کارتهای خود استفاده کنید یا برای فیلترکردن توصیفیتر، به هر برچسب یک نام بدهید. با استفاده از این فیلترها، هر زمان که خواستید میتوانید فقط کارتهایی را که مدنظرتان است ببینید و درنتیجه، تمرکز و بهرهوری خود را افزایش دهید.
۵) سررسیدها (Due Dates)
سررسید ترلو به شما کمک میکند هرگز ضربالاجل انجام کارهای خود را از دست ندهید. وقتی به کارتی سررسید میدهید، ترلو ۲۴ ساعت زودتر به شما یادآوری میکند تا حواستان باشد کارهایتان را بهموقع انجام دهید.
در ترلو، تاریخهای سررسید بسیار بصری هستند. آنها بهشکل یک نشان کوچک روی کارت ظاهر میشوند که با نزدیکشدن به موعد مقرر تغییر رنگ میدهند. رنگ کارت زمانی که تاریخ سررسید نزدیک است به زرد تغییر میکند و در صورت ازدسترفتن مهلت قرمز میشود. بدین ترتیب، سررسیدها در یک نظر به شما میگویند مهمترین کاری که باید انجام دهید کدام است و برای انجام چه کاری هنوز فرصت دارید.
۶) پیوستها (Attachments)
پیوستها شما را قادر میسازند تا تمام منابعی را که برای انجام وظایف خود نیاز دارید، در یک مکان نگه دارید. فرقی نمیکند فایلها را از رایانه، Google Drive، Dropbox یا هر مکان دیگری بیرون بکشید، همۀ این فایلها در کارتی که به آن متصل شده، ذخیره میشوند. با استفاده از این ویژگی، هرگز مجبور نخواهید بود که در اسناد کامپیوتری سازمانیافته یا پوشههای تصادفی OneDrive جستوجو کنید تا اقلام مورد نیاز را برای انجام وظایف خود بیابید.
۷) اشتراکها (Subscriptions)
اشتراکها به شما امکان میدهند دربارۀ هر اتفاقی که برای کارت میافتد اعلان دریافت کنید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که روی دکمۀ اشتراک (subscribe) در پشت کارت کلیک کنید.
هنگامی که شخصی نظری میگذارد، تاریخ سررسید اضافه میکند، کارت را جابهجا میکند یا هر کار مهم دیگری انجام میدهد، به شما هشدار داده میشود. این یک ویژگی بسیار مفید برای مدیران پروژه است که فعالانه روی کارتها کار نمیکنند، اما میخواهند پیشرفتهای آن کارتها را بهطور همزمان بررسی کنند.
۹ مزیت کلیدی استفاده از ترلو
ترلو بهعنوان یک ابزار مدیریت پروژۀ کارآمد و محبوب، دارای مزیتهای بسیاری است که در ادامه به ۹ مورد از مهمترین آنها اشاره میکنیم:
- ترلو بهگونهای طراحی شده که هرکسی میتواند از آن استفاده کند. نهفقط مدیران پروژه که از آن برای مدیریت وظایف تیمهای کوچک ۳-۱۰ نفره استفاده میکنند، بلکه کسبوکارهای متوسط و بزرگ با بیش از ۲۵۰ کارمند نیز مشتریان ترلو محسوب میشوند. شما حتی میتوانید برای مدیریت وظایف شخصی خود از ترلو استفاده کنید.
- ترلو ساده است؛ به این معنا که یادگیری و استفاده از آن آسان است. بنابراین، جای تعجب نیست که توسط کسبوکارهای کوچک و بزرگ بهطور یکسان پذیرفته شده است.
- ترلو بلافاصله پس از ثبتنام قابل استفاده است. ترلو یک ثبتنام رایگان ارائه میدهد که پس از آن تقریباً به تمام ویژگیهای اصلی این ابزار دسترسی خواهید داشت. ضمن اینکه برای استفاده از امکانات بیشتر، گزینههای پولی نیز در دسترس است.
- ترلو از سیستم Kanban پیروی میکند، که یک روش رایج برای دستیابی به مدیریت ناب است. این بدان معناست که میتوانید با ترلو نیز به یک رویکرد کارآمد برای مدیریت پروژههای خود دست یابید.
- ترلو علاوه بر انواع سیستمها، با موبایل نیز سازگار است. رابط ترلو به یک برنامۀ تلفن همراه شباهت دارد و بسیار کاربرپسند است. همچنین دارای یک برنامۀ موبایل بسیار محبوب است که همان ویژگیهای موجود در برنامۀ دسکتاپ را دارد.
- با استفاده از ترلو، تمامی موارد مرتبط با پروژه در یک صفحه قابل مشاهده است.
- در ترلو، افزودن اعضای جدید و تخصیص کار به آنها بسیار آسان است.
- اتوماسیون داخلی ترلو (Butler)، بسیاری از کارها را بهصورت خودکار انجام میدهد. بنابراین، تعداد کارهای تکراری و خستهکنندۀ شما کاهش مییابد.
- ترلو با بسیاری از برنامهها قابل ادغام است و همین امر قابلیت کار با آن را بالاتر میبرد.
کدام برنامهها با ترلو قابل ادغام است؟
شما بهراحتی میتوانید برنامههایی را که تیمتان قبلاً استفاده میکرده به گردش کار ترلو خود متصل کنید یا یک پاور آپ (Power-Up) اضافه کنید که یک نیاز خاص را برآورده میکند. با صدها Power-Up موجود، خواستههای گردش کار تیم شما پوشش داده میشود که برخی از معروفترین آنها عبارتاند از:
- Google Drive: پاور آپ گوگل درایو (Google Drive Power-Up) به شما امکان میدهد اسناد، صفحات گسترده و کل پوشهها را به کارتهای ترلو پیوست کنید. این کار باعث میشود تا بهراحتی وظایف خود را بهطور همزمان و با همکاری پیش ببرید.
- Slack: پاور آپ اسلک (Slack Power-Up) به شما امکان میدهد کارتهای ترلو را به کانالهای Slack خود بفرستید، هشدارهایی را در Slack برای فعالیت روی کارتها در ترلو تنظیم کنید و کل مکالمات Slack را به کارتهای ترلو متصل کنید تا آنها را کاربردی کنید. Slack یک جفت عالی برای ترلو برای همکاری و ارتباطات ساده است.
- Card Repeater: پاور آپ کارت ریپیتر (Card Repeater Power-Up) شما را قادر میسازد تا وظایفی مانند جلسات هفتگی، امور منظم حسابداری یا بهروزرسانی رمز عبور را بهطور منظم تنظیم کنید. اگر کاری را بیش از یک بار انجام میدهید و نمیخواهید هر بار که آن کار را انجام میدهید، همان کارت را دوباره ایجاد کنید، Power-Up آن را بهصورت خودکار انجام میدهد.
- Calendar: پاور آپ کلندر (Calendar Power-Up) به شما امکان میدهد تمام کارتهای خود را همراه با تاریخ سررسید بهصورت بصری در تقویم داخلی که در همۀ دستگاههای شما همگامسازی میشود مشاهده کنید. حتی میتوانید کارتها را از یک تاریخ تقویم به تاریخ دیگر بکشید و از این طریق، تاریخ سررسید آن را تغییر دهید.
- GitHub: پاور آپ گیتهاب (GitHub Power-Up) به توسعهدهندگان و مدیران این امکان را میدهد که کار در GitHub را با یک کلیک از کارت ترلو شروع کنند و چندین مخزن GitHub را در یک تابلوی واحد به هم متصل کنند. کاربران GitHub میتوانند بدون عقبماندن یا ازدستدادن تعهد، از کار روی چندین پروژه مطمئن باشند.
آیا ترلو رایگان است؟
مانند بسیاری از برنامهها، ترلو نیز یک نسخۀ رایگان دارد و برای بهرهگیری از ویژگیهای اضافی، گزینههای پولی ارائه میدهد. برای شروع کار با ترلو، به سایت ترلو بروید و با آدرس ایمیل خود برای یک حساب کاربری رایگان ثبتنام کنید. ترلو در درجۀ اول بهعنوان یک برنامۀ وب استفاده میشود، اما نسخۀ تلفن همراه آن نیز بهصورت رایگان در دسترس است. در نسخۀ رایگان که دسترسی به آن برای کاربران ایرانی راحتتر است، میتوانید از امکانات زیر بهرهمند شوید:
- کارتهای نامحدود
- حداکثر ۱۰ تابلو در هر فضای کاری
- پاور آپهای نامحدود در هر تابلو
- فضای ذخیرهسازی نامحدود با امکان پیوستکردن فایلهای تا ۱۰ مگابایت
- پسزمینهها و برچسبهای سفارشی
- گزارش فعالیت نامحدود
- امکان تعیین سررسید
- اپلیکیشنهای موبایل iOS و اندروید
- احراز هویت دوعاملی
همچنین:
- گزینۀ استاندارد (Standard) به ازای پرداخت ماهیانه ۵ دلار برای هر کاربر، تابلوهای نامحدود، چکلیستهای پیشرفته، فیلدهای سفارشی، فضای ذخیرهسازی نامحدود (حجم مجاز هر فایل حداکثر ۲۵۰ مگابایت) و… را در اختیار کاربران قرار میدهد.
- گزینۀ ممتاز (Premium) به ازای پرداخت ماهیانه ۱۰ دلار برای هر کاربر امکانات زیادی همچون فضای کاری نامحدود، ویژگیهای مدیریتی و امنیتی، قالبهای فضای کاری، پشتیبانی اولویتدار و… را در اختیار کاربران قرار میدهد.
- گزینۀ سازمانی (Enterprise) از ۱۷.۵۰ دلار برای هر کاربر در ماه شروع میشود، اما با افزایش تعداد کاربران، قیمت بهتدریج کاهش مییابد. برای مثال، کمترین نرخ برای هر کاربر ۷.۳۸ دلار در ماه برای ۵۰۰۰ کاربر است. این گزینه امکانات پیشرفتهتری همچون مدیریت پاور آپ، مجوزهای پیوست، مدیریت تابلوی عمومی و… دارد.
نحوۀ استفاده از ترلو برای کسبوکارها (قالبهای تابلوی ترلو)
در این مرحله احتمالاً برایتان سؤال است که چگونه از ترلو در کسبوکار خود استفاده کنید. اینجاست که قالبهای تابلوی ترلو وارد عمل میشوند. با قالبهای تابلو تقریباً برای هر پروژهای که تصور میکنید، ایدهای وجود دارد. در ادامه، لیستی از تابلوهای عالی ارائه شده که میتوانید بلافاصله پس از ثبتنام در ترلو، برای ردیابی سرنخها، ساخت محصولات یا کارآموزی کارمندان جدید شرکت خود از آن استفاده کنید:
- دورنمای شرکت (Company Overview)
- کارآموزی کارمندان جدید (New Hire Onboarding)
- دفترچۀ راهنمای کارکنان (Employee Manual)
- پشتیبانی فناوری اطلاعات (IT Support)
- نقشۀ راه محصول (Product Roadmap)
در ضمن، میتوانید بسیاری دیگر از تابلوهای ترلو را که برای کسبوکارها ساخته شدهاند، در اینجا بررسی کنید.