🧰 ابزارگشایی: نگاهی به اسلک (Slack)

27

با پیشرفت تکنولوژی و متفاوت‌شدن خواسته‌های مردم، هر روز تعداد پلتفرم‌های پیام‌رسان بالاتر می‌رود. هرکدام از این پیام‌رسان‌ها امکانات و قابلیت‌های عمومی و یا مخصوص به خود را دارند که باعث می‌شوند مردم راحت‌تر با هم ارتباط برقرار کنند. گاهی این پیام‌‌رسان‌ها بسیار جامع، فراگیر و پراستفاده هستند و تقریباً هر نیاز معمولی را پوشش می‌دهند؛ مثل واتساپ یا تلگرام. اما با همۀ امکاناتی که این پیام‌رسان‌ها دارند، در بعضی از موقعیت‌ها کافی نیستند! بیایید با یک مثال بهتر منظورمان را توضیح دهیم.

تا‌به‌حال شده به این فکر کنید که ای کاش پیام‌رسانی که برای شغل و حرفه‌تان استفاده می‌کردید، با پیام‌رسانی که برای ارتباط با دوست، فامیل و خانواده استفاده می‌کردید متفاوت بود؟ پیام‌رسان اسلک دقیقاً به همین منظور درست شده است. در این مطلب قصد داریم پیام‌رسان اسلک را معرفی کنیم، امکانات ویژۀ آن را بگوییم و قسمت‌های اصلی این پیام‌رسان را به شما توضیح دهیم.

اسلک چیست؟

اسلک پیام‌رسانی است که با هدف بهبود مراودات در محیط‌های کاری راه‌اندازی شده است. این پیام‌رسان به افراد در کسب‌وکارها کمک می‌کند تا راحت‌تر و سریع‌تر هم را پیدا کنند، از راه دور با هم ارتباط برقرار کنند، در جریان روند کار و مسئولیت‌هایشان قرار بگیرند، کارها را درجهت اهداف پیش ببرند و درنهایت به‌صورت بهینه‌تر کار کنند.

درواقع اسلک، به گفتۀ عواملش، به‌نوعی سعی کرده تا در محیط‌های کاری جایگزین ایمیل شود. همان‌طور که می‌دانید، بیشترین راه برقراری ارتباط در سازمان‌ها ایمیل‌ها هستند. گاهی‌اوقات این ایمیل‌ها باعث می‌شوند واسطه‌های انجام‌شدن یک کار به‌جای کم‌شدن، زیاد شوند و این مسئله، در روند انجام فعالیت کسب‌وکارها اخلال ایجاد می‌کند. اسلک این واسطه‌ها را حذف کرده است.

پیام‌رسان اسلک را می‌توانید روی تلفن‌های هوشمند و کامپیوترهایتان نصب کنید. همچنین، این پلتفرم نسخۀ تحت وب هم دارد. مثل اکثر پلتفرم‌ها، برای استفادۀ بیشتر از امکانات اسلک می‌توانید نسخۀ پولی آن را خریداری کنید؛ ولی به‌طور معمول، برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، نسخۀ رایگان آن هم کارتان را راه می‌اندازد.

اسلک چه امکانات خاصی برای محیط کار دارد؟

امکاناتی که اسلک در خود جای داده، به‌طور کلی مثل پیام رسان‌های دیگر است؛ اما تمام این امکانات به‌شکلی ارائه شده است که درجهت پیش‌بردن بهتر کارهای یک کسب‌وکار به کار گرفته شود. به ۸ مورد از آن‌ها اشاره می‌کنیم.

  1. نشان‌دادنِ در‌دسترس‌بودن افراد: هنگامی که در اسلک یک پیام برای فردی در گروه می‌فرستید، می‌توانید با نقطۀ سبزی که در کنار عکس پروفایل فرد قرار دارد، تشخیص دهید که او آن لحظه آنلاین است یا نه. علاوه‌بر‌این، می‌توانید در قسمت موقعیت (Status) اسلک ثبت کنید که در حال انجام چه کاری هستید. برای مثال، می‌توانید ثبت کنید که مریض هستید، مسافرت رفتید، نهار می‌خورید، در جلسه هستید یا اینکه پشت میزتان نشسته‌اید. به این شکل، بقیه راحت‌تر تصمیم می‌گیرند که چه زمانی با شما ارتباط برقرار کنند.
  2. امکان یادآوری و برنامه‌ریزی: یکی از مشکلات اصلی در بقیۀ پیام‌رسان‌ها این است که کارها و تاریخ انجام آن‌ها، بین انبوهی از پیام‌های دیگر گم می‌شود. اسلک این مشکل را برطرف کرده. شما چه زمانی که پیامی را بفرستید و چه زمانی که پیامی را دریافت کنید، می‌توانید یک تقویم یادآور (Reminder) روی آن تنظیم کنید. به این شکل، زمان نهایی انجام کار، به شما یا شخصی که پیام را برای او فرستاده‌اید یادآوری می‌شود. همچنین می‌توانید تاریخ ارسال یک پیام یا فایل را تعیین کنید تا در صورت حضور نداشتن خود، با خیال راحت مطمئن باشید که در زمان مقرر، به دست دیگران می‌رسد.
  3. مطلع‌شدن دلخواه: با استفاده از تنظیمات اسلک می‌توانید تعیین کنید چه پیامی را در چه زمانی و به چه شکل دریافت کنید. ممکن است در محل کارتان کانال‌های زیادی باشد که شما در آن عضو باشید، اما همۀ پیام‌ها به درد شما نخورد یا خواندن همۀ آن‌ها تمرکزتان را به هم بریزد و یا اینکه صلاح بدانید بعضی از پیام‌ها حتماً برایتان ایمیل بشود یا نشود. همۀ این نوع از تغییرات در قسمت تنظیمات دریافت پیام اسلک، قابل اجراست.
  4. مشخص‌بودن ویژگی و هدف کانال: حتماً شما در پیام‌رسان‌های دیگر عضو گروه‌های کاری‌ای هستید که نام‌های مشابه دارند، ولی اهداف و بحث‌های متفاوتی را دنبال می‌کنند. ویژگی کانال‌هایی که در اسلک ایجاد شده این است که می‌توانید هنگام تشکیل کانال و یا حتی بعد از آن، خلاصه‌ای از نوع فعالیت یا هدف تشکیل کانال را برای بقیه مشخص کنید تا همۀ افراد بتوانند که در صورت نیاز، به آن مراجعه کنند و در جریان روند و هدف کلی فعالیت کانال قرار بگیرند.
  5. برقراری تماس با یک گام: شما می‌توانید در اسلک به‌راحتی با اعضای کانال‌هایی که ساختید به‌صورت تصویری ارتباط برقرار کنید و فایل‌های مربوط به کارتان را در یک صفحۀ مشترک به اشتراک بگذارید تا همۀ اعضای کانال به‌صورت هم‌زمان آن را ببینند و نظراتشان را به شما بگویند. البته باید بگوییم این ویژگی مربوط به وقتی می‌شود که شما نسخۀ پولی برنامه را دریافت کرده باشید.
  6. جست‌‌وجوی بهینه: در نوار جست‌‌وجوی اسلک که در قسمت بالای برنامه قرار دارد، می‌توانید خیلی سریع مواردی را که می‌خواهید پیدا کنید. چهار گزینۀ پیام‌ها، فایل‌ها، کانال‌ها و افراد، به‌صورت پیش‌فرض برای جست‌‌وجو وجود دارد تا به‌سرعت به مقصود خود برسید. همچنین، فیلترهای جزئی‌تری نیز هستند تا به‌وسیلۀ آن‌ها وقت زیادی را برای جست‌وجوی محتوای موردنظرتان نگذارید.
  7. دستوردادن با کلید اِسلَش: استفاده از کلید اسلش (/) در فرستادن پیام باعث می‌شود تا راحت‌تر به هدف خود برسید؛ هنگامی که در یک پیام بنویسید اسلش، و بعد حرف انگلیسی دیگری را بیاورید، اسلک تمام دستوراتی که با آن حرف شروع می‌شوند یا آن حرف را در خود جا داده‌اند به شما نشان می‌دهد تا با یک کلیک کارتان را پیش ببرید. برای مثال، هنگامی که می‌نویسید اسلش و بعد بلافاصله حرف C را می‌نویسید، اسلک به شما پیشنهادهایی را می‌دهد که در عکس زیر نشان داده شده است؛ درنتیجه شما می‌توانید به‌راحتی یکی از دستورهای مدنظرتان را انتخاب کنید و ادامه کارتان را پیش ببرید.
  8. امکان ایجاد گفت‌وگوی جانبی: یکی از قابلیت‌های جالب اسلک، ایجاد گفت‌وگو‌های جانبی (Thread) حول محور بحث اصلی کانال‌هاست. شما می‌توانید برای جلوگیری از زیادشدن بی‌دلیل پیام‌های کانال، یک گفت‌وگوی جانبی در جواب پیام‌ها ایجاد کنید، بدون اینکه لازم باشد همه آن را ببینند یا بخوانند.

قسمت‌های اصلی اسلک چیستقسمت‌های اصلی اسلک چیست؟

اسلک به جزئیات زیادی توجه کرده تا همۀ گزینه‌هایی که آن را به یک پیام‌رسان زبانزد تبدیل می‌کند، در خود داشته باشد. به همین علت، هنگامی که وارد اسلک می‌شوید، قسمت‌ها و مدل‌ تنطیمات زیادی را می‌بینید. هرکدام از آن‌ها در جایگاه خود مهم هستند. در ادامۀ مطلب، ۴ قسمتی را که شما بیشتر با آن سروکار دارید توضیح می‌دهیم.

۱) عُمومی‌جات

این قسمت اسلک که اسم خاصی هم برای آن در نظر گرفته نشده و در نوار سمت چپ برنامه وجود دارد، مربوط به بخش‌هایی می‌شود که در هر پیام‌رسانی، خصوصاً پیام‌رسان مخصوص محیط کار لازم است. ۶ تا از مهم‌ترین آن‌‌ها را نام می‌بریم.

  1. پیش‌نویس‌ها: مربوط به پیام‌هایی می‌شود که نوشته شده‌اند، اما هنوز برای ارسال و به‌اشتراک‌گذاری نهایی آماده نیستند.
  2. جست‌وجوی گروه‌ها و فایل‌ها: با ورود به این قسمت‌ها می‌توانید فایل‌هایی را که فرستاده شده و یا گروه‌هایی را که در آن‌ هستید، جست‌وجو کنید.
  3. منشن‌ها و ری‌اکشن‌ها: اگر شخصی را منشن کرده‌اید یا او شما را منشن کرده، به‌راحتی می‌توانید با رفتن به این بخش، سابقۀ این فعالیت‌ها را ببینید. این عمل درمورد ری‌اکشن‌ها هم صدق می‌کند.
  4. پیام‌های جانبی: در این بخش می‌توانید بحث‌های جانبی‌ای را که در کانال‌ها و کنار پیام‌های اصلی شکل گرفته، پیدا کنید.
  5. پیام‌های خوانده‌نشده: این بخش همانند اسمش مربوط به پیام‌هایی می‌شود که تا‌به‌حال خوانده نشده و به شما کمک می‌کند بین انبوه پیام‌ها، راحت‌تر متوجه شوید که چه پیامی را نخوانده‌اید.
  6. اتصال به اسلک: در این بخش می‌توانید برای افراد جدیدی که می‌خواهید به کانال‌ها و تیم‌های اسلک شما بپیوندند دعوت‌نامه بفرستید. مهم نیست این افراد در سازمان شما کار کنند یا نه. می‌توانید تنظیمات را طوری اعمال کنید که افراد، فقط در کانال‌هایی حضور داشته باشند که شما می‌خواهید.

۲) کانال‌ها

مهم‌ترین قسمت اسلک، بخش کانال‌های آن است. از این بخش می‌توانید تمام گروه‌های کاری را دسته‌بندی کنید، برای افراد تعیین وظیفه کنید، تقویم یادآور برایشان بگذارید و درکل، پروژه‌ها را بهتر مدیریت کنید. کانال‌ها، به‌صورت پیش‌فرض، به ۳ بخش دسته‌بندی شده است که در ادامه به‌صورت خلاصه محتوای مربوط به هرکدام از آن‌ها را توضیح می‌دهیم.

  1. کانال‌های مربوط به یک پروژه: این نوع از کانال، به پروژه‌های در حال جریان یک سازمان مربوط می‌شود. می‌توانید نام پروژه‌ای را که کسب‌وکار شما در حال حاضر روی آن کار می‌کند به‌عنوان اسم کانال انتخاب کنید و افراد مربوط به پروژه را در آن عضو کنید.
  2. کانال‌های عمومی: این کانال‌ها به همۀ افرادی که در سازمان شما کار می‌کنند این اجازه را می‌دهد که در جریان اطلاعیه‌ها، اخبار و هر صحبتی که مربوط به تمام کارکنان می‌شود قرار بگیرند.
  3. کانال‌های رندوم: در این کانال‌ها همۀ چیزهای جانبی که در محیط کار اتفاق می‌افتد، ولی به کار اصلی سازمان برنمی‌گردد، گذاشته می‌شود؛ مثل ایده‌های جدید، جک‌ها، معرفی برنامه‌های جالب، بحث‌های جانبی و… .

همچنین، در قسمت کانال‌ها، میان‌برهایی برای پیام‌دادن گذاشته شده است تا افراد مدنظرتان را مطلع کنید؛ با نوشتن @ می‌توانید فرد یا افراد خاصی که می‌خواهید را مخاطب قرار دهید. با نوشتن @here، همۀ افرادی که در آن لحظه آنلاین هستند، پیام شما را می‌بینند. با نوشتن @channel، همۀ افراد کانال، پیام شما را دریافت می‌کنند و درنهایت با نوشتن @everyone، همۀ افرادی که در سازمان کار می‌کنند، پیام شما را می‌بینند.

۳) پیام‌های مستقیم

این قسمت مربوط به پیام‌هایی می‌شود که می‌خواهید به‌طور خصوصی به افراد سازمان بدهید و همۀ امکانات مربوط به کانال‌ها را هم دارد. علاوه‌بر‌این، برای راحت‌ترشدن کارتان می‌توانید به خودتان هم پیام دهید. مثلاً اگر فایل مهمی دارید، ایده‌ای به ذهنتان رسیده، نیاز دارید که تاریخ نهایی انجام کاری را به خودتان یادآوری کنید یا هر چیز دیگر، کافی است به قسمت پیام‌های مستقیم بروید و پیام دلخواهتان را به خودتان بفرستید. به بیان دیگر، این قسمت مثل قسمت پیام‌های ذخیره‌شدۀ تلگرام است، اما با امکانات بیشتر!

۴) برنامه‌ها

یکی از قسمت‌های فوق‌العادۀ اسلک، امکان وصل آن به دیگر برنامه‎‌های کاربردی است که روند کاری تیم شما را سریع‌تر می‌کند. برای مثال، شما می‌توانید اسلک را به گوگل درایو، زوم، ترلو، آسانا یا هر برنامۀ دیگری متصل کنید و به‌راحتی از طریق اسلک وارد فایل‌هایی شوید که در این برنامه‌ها دارید. همچنین، می‌توانید فایل جدید درست کنید، آن‌ها را تغییر دهید و با بقیۀ هم‌تیمی‌هایتان به اشتراک بگذارید.

سخن آخر

امروزه بیشترین ارتباطات لحظه‌ای ما از طریق شبکه‌های اجتماعی و پیام‌رسان‌ها انجام می‌شود و هرکدام از آن‌ها اهداف استفاده، ویژگی‌ها و قابلیت‌های مخصوص به خود را دارند. درنهایت این شبکه‌ها و پیام‌رسان‌ها زمانی بیشترین کمک را به ما می‌کنند که درجهت اهداف ما پیش بروند. در محیط‌های کاری، این هدف در انجام مسئولیت‌ها و برقراری مراودات کاری به‌صورت بهینه، خلاصه می‌شود؛ پس مهم است پیام‌رسان و شبکه‌ای وجود داشته باشد که رسیدن به این هدف را آسان کند. در شبکه‌های اجتماعی لینکدین این قابلیت را دارد و در پیام‌رسان‌ها اسلک این وظیفه را به‌خوبی به عهده گرفته است.

قابلیت‌های ویژۀ این پلتفرم مثل امکان تشکیل گروه و تعیین هدف آن، مشخص‌بودن موقعیت لحظه‌ای کارکنان، امکان وصل‌شدن به برنامه‌های کاربردی دیگر، امکان برقراری تماس با اعضای گروه، امکان جست‌وجوی پیشرفته و ده‌ها قابلیت دیگر باعث شده است که اسلک این روزها در محیط‌های کاری بسیار پرطرف‌دار باشد؛ پس حتماً برای بهبود مراودات کاری‌تان، استفاده از آن را در نظر بگیرید.

منابع

۵/۵ | (۲ امتیاز) به این مطلب امتیاز بده!
مطالب پیشنهادی ما:

نظر شما چیست؟

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.