اجایل چیست و چگونه از اجایل در مدیریت پروژه‌ها استفاده کنیم؟

وقتی به زمان پایان پروژه نزدیک می‌شوید چه احساسی دارید؟ با آشفتگی‌های اعضای مختلف برای هماهنگی تحویل پروژه در زمان درست، آشنا هستید؟ علاوه‌بر‌این، پروژه یا محصول باید درست عمل کند و مطابق نیازهای مشتری باشد. اگر هنگام تحویل متوجه شوید نیازهای مشتری اندکی تغییر کرده‌اند چه؟

در این مطلب از وی‌پدیا با مدیریت پروژۀ اجایل آشنا می‌شوید و عملکرد آن را به‌خوبی درک خواهید کرد. اگر در مقابل تغییرات منعطف هستید و خواهان تحویل سریع محصول با رضایت حداکثری مشتری در رقابت بازار هستید، تا آخر این مطلب همراه ما بمانید.

اجایل چیست؟

اجایل رویکردی ساده برای مدیریت پروژه است. در این روش، با کمترین زمان، بهترین و ارزشمندترین خروجی را به مشتری تحویل می‌دهید.

طرز تفکر اجایل به شما کمک می‌کند طی مراحل افزایشی و تکراری، پروژه‌ها را تکمیل و مدیریت کنید. بخش‌های افزایشی یک پروژه در چرخه‌های تکراری (چابک) و توسعۀ کوتاه‌مدت انجام می‌شود. با استفاده از اجایل، به‌جای مدیریت از بالا به پایین و پیروی از برنامه‌ای تعیین‌شده، تحویل سریع، سازگاری با تغییر و همکاری را در اولویت قرار می‌دهید.

نکته: درواقع با استفاده از روش چابک می‌توانید بدون ایجاد اختلال یا به‌هم‌ریختگی در وظایف، به‌ تغییرات بازار یا نیاز مشتریان به‌سرعت پاسخ دهید.

مدیریت پروژۀ اجایل چیست؟

در فرایند اجایل که به آن «چابک» نیز گفته می‌شود، بازخورد مستمری وجود دارد که به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا به‌محض بروز مشکلات با چالش‌ها سازگار شوند و تمام اعضا فرصتی برای برقراری ارتباط مداوم با یکدیگر دارند. اگرچه اجایل در ابتدا برای توسعۀ نرم‌افزار ایجاد شده بود، اما امروزه رویکرد «Agile» به‌طور گسترده در اجرای انواع مختلف پروژه‌ها و در سازمان‌های مختلف استفاده می‌شود.

روش چابک (اجایل) را با تمام روش‌های سنتی مدیریت پروژه‌ها مقایسه کنید. مدیریت پروژۀ سنتی عموماً به‌صورت خطی از طریق مراحل برنامه‌ریزی، طراحی، اجرا و بسته‌شدن اجرا می‌شود. درواقع، حتماً قبل از رفتن به مرحلۀ بعدی باید یک مرحله تکمیل شود، درصورتی‌که در روش چابک با استفاده از رویکرد تکرار و بازگشت، مشکل بهتر حل می‌شود. مفاهیم اساسی اجایل شامل موارد زیر هستند:

• تعامل مستمر با مشتری: همکاری فراوان و بازخورد مداوم با مشتریان برای اطمینان از تطابق پروژه با نیازها و تغییرات ممکن؛
• توجه به افراد و تعاملات: اهمیت بیشتر به ارتباطات و تأکید بر همکاری بین افراد در پروژه؛
• ارائۀ به‌موقع و مکرر: توسعۀ نرم‌افزار در مراحل کوتاه‌مدت و ارائۀ مکرر نسخه‌های عملی به مشتری؛
• توجه به تغییرات: قابلیت سریع واکنش به تغییرات در زمان نیاز و شرایط خاص پروژه؛
• تعهد به کیفیت: حفظ کیفیت از طریق آزمایش‌های مداوم و اطمینان از ارائۀ محصول باکیفیت به مشتری.

متد Agile برای چه پروژه‌هایی مناسب است؟

متد چابک برای پروژه‌هایی که در طول زمان نیازمند تغییرات فراوانی هستند یا لازم است به نیازها و بازخوردهای مکرر مشتریان پاسخ دهند، مناسب است. در ادامه، تعدادی از پروژه‌هایی را که متد اجایل برای آن‌ها مفید است ذکر می‌کنیم:

• توسعۀ نرم‌افزار:
  • پروژه‌های توسعۀ نرم‌افزار که به‌سرعت به ارائۀ قابلیت‌های جدید نیاز دارند.
  • پروژه‌هایی که به اصلاحات و بهبودهای مکرر نیاز دارند.
• فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT):
  • پروژه‌هایی که برمبنای توسعه و پیاده‌سازی سیستم‌های اطلاعاتی هستند.
  • پروژه‌هایی که به تغییرات سریع در پاسخ به نیازهای تجاری نیاز دارند.
• تولید محصولات سخت‌افزاری: پروژه‌هایی که در آن‌ها تولید و توسعۀ محصولات سخت‌افزاری با استفاده از متد اجایل انجام می‌شود.
• پروژه‌های مدیریت فرایند: پروژه‌های بهبود فرایندهای تجاری که به آزمون و تغییرات مداوم نیاز دارند.
• پروژه‌های تحقیق و توسعه: پروژه‌های تحقیقی که ممکن است نتایج و نیازهای آن‌ها در طول زمان تغییر کند.
• تیم‌های کوچک و خلاق: تیم‌هایی که توانایی همکاری و انعطاف‌پذیری بالا دارند.
• پروژه‌های خدمات مشتری: پروژه‌های خدماتی که به تغییرات مکرر براساس بازخوردهای مشتریان نیاز دارند.

مزایای رویکرد اجایل

چرا روش اجایل برای رهبران و توسعه‌دهندگان، یک انتخاب برتر محسوب می‌شود؟ متد Agile مزایا و ارزش‌های مفیدی دارد که می‌تواند برای موفقیت پروژه‌ها مؤثر باشد. در زیر تعدادی از مزایای این روش مدیریت پروژه ذکر شده است:

• انعطاف‌پذیری بالا: روش اجایل امکان انطباق با تغییرات مکرر در نیازها و شرایط را به توسعۀ نرم‌افزار می‌دهد و این انعطاف‌پذیری باعث افزایش احتمال موفقیت پروژه می‌شود.
• تعامل مستمر با مشتریان: این رویکرد از تعامل مستمر با مشتریان و دریافت بازخوردهای مداوم برای بهبود محصول نهایی استفاده می‌کند.
• ارائۀ به‌موقع و مکرر: ارائۀ نسخه‌های کوچک و کاربردی از نرم‌افزار به مشتریان به‌صورت مداوم، اطمینان از پیشرفت بهتر پروژه و اطمینان از رضایت مشتریان را فراهم می‌کند.
• توجه به افراد و تعاملات: بر همکاری و تعامل بین اعضای تیم، کمک به حل مشکلات و افزایش تیم‌های مؤثر و خلاق تأکید می‌کند.
• توجه به تغییرات: متد اجایل تغییرات را به‌عنوان یک فرصت برای ارتقا و بهبود محصول در نظر می‌گیرد و سیستم توسعه را براساس این اصل طراحی می‌کند.
• تعهد به کیفیت: این رویکرد با تأکید بر آزمایش‌های مداوم، کنترل کیفیت، تکرار مکرر ارائه به مشتری و اطمینان از کیفیت محصول را فراهم می‌کند.
• مشارکت فعال تیم: متد اجایل تیم‌ها را به شیوه‌های مشارکتی تشویق می‌کند و افراد را در فرایند تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی پروژه مشغول می‌سازد.
• کاهش ریسک پروژه: با توزیع کار در نسخه‌های کوچک، افزایش تکرار ارائه‌ها و دریافت بازخوردهای مداوم، ریسک‌های مربوط به توسعۀ نرم‌افزار کاهش می‌یابد.
• افزایش رضایت مشتری: توجه به نیازها و بازخوردهای مشتریان به‌صورت مداوم، به ارائۀ محصولاتی منجر می‌شود که بیشترین ارزش را برای مشتریان دارند و رضایت آن‌ها را افزایش می‌دهند.

مهم‌ترین نکته این است که موفقیت اجرای روش اجایل به شرطی امکان‌پذیر است که اعضای تیم به‌درستی با اصول و فرایندهای این روش آشنا شوند و تمام سازمان، فضا را برای اجرای موفق پروژۀ Agile فراهم کنند.

معایب رویکرد اجایل

هرچند که رویکرد Agile برای مدیریت پروژه‌های بسیاری مناسب است، بااین‌حال اگر به‌درستی استفاده نشود ممکن است با چالش‌ همراه شود. درواقع، گفتن «معایب اجایل» خیلی درست نیست، شاید بهتر بود می‌گفتیم «معایب مدیریت نادرست اجایل».

• پیچیدگی اجرایی: توسعه‌دهندگان و تیم‌ها برای اجرای متد اجایل به تغییرات در روال‌ کاری و فرهنگ سازمانی نیاز دارند که ممکن است با مقاومت و نیاز به آموزش مجدد کارکنان همراه شود.
• نیاز به مشارکت فعال تیم: بهره‌مندی از متد اجایل به مشارکت فعال و مسئولیت‌پذیری بالای اعضای تیم نیاز دارد و اگر این مشارکت به‌صورت کامل انجام نشود، ممکن است کارایی خود را از دست بدهد.
• مدیریت تغییرات: برخی افراد و سازمان‌ها ممکن است با تغییرات مکرری که در Agile اتفاق می‌افتد، مشکل داشته باشند و نتوانند به‌سرعت با تغییرات سازمانی سازگار شوند.
• مشکلات هماهنگی در تیم‌های بزرگ: در تیم‌های بزرگ، هماهنگی و همگرایی بین اعضا ممکن است مشکلاتی ایجاد کند و به استفاده از فرایندها و ابزارهای مدیریت پیشرفته‌تر نیاز داشته باشد.
• تصمیم‌گیری‌هایی که ممکن است به طول بینجامد: درصورتی‌که تصمیم‌های مهم در یک موقعیت خاص مورد نیاز باشند، فرایند تصمیم‌گیری ممکن است طولانی شود و از سرعت توسعۀ نرم‌افزار کاسته شود.
• عدم تطابق با همۀ پروژه‌ها: برخی پروژه‌ها ممکن است با شرایط خاصی که چابک (Agile) پیشنهاد می‌دهد همخوانی نداشته باشند و در این صورت، استفاده از روش‌های دیگر مناسب‌تر است.

نکتۀ مهم این است که هرچند اجایل برای بسیاری از پروژه‌ها مفید است، اما ممکن است در برخی موارد، به‌ویژه در پروژه‌هایی با شرایط مشخص و محدودیت‌های زمانی و بودجه، مدل‌های دیگر مانند مدل آبشاری (Waterfall) انتخاب هوشمندانه‌تری به ‌نظر برسد. درواقع، انتخاب مناسب‌ترین رویکرد براساس نوع پروژه، مشخصات مشتری و شرایط محیطی انجام می‌شود.

اصول تفکر اجایل

اصول تفکر اجایل مبتنی بر 4 ارزش و 12 اصل معرفی شده است. اگر 4 ارزش اجایل ستون‌های تحمل وزن یک خانه هستند، پس این ۱۲ اصل اتاق‌هایی هستند که می‌توانید در آن خانه بسازید. این اصول را می‌توانید به‌راحتی با نیازهای تیم خود تطبیق دهید.

4 ارزش اجایل

مفهوم Agile بر اصول مانیفست اجایل (Agile Manifesto) استوار است. این مانیفست در فوریۀ 2001 توسط 17 صاحب‌نظر و فعال در حوزۀ توسعۀ نرم‌افزار اعلام شد. اصول اجایل همگی به‌منظور توسعۀ نرم‌افزار با سرعت بالا، انعطاف‌پذیری و بهبود مداوم فرایندها ارتباط دارند. 4 ارزش اجایل به شرح زیر هستند:

1. افراد و تعاملات بر فرایندها و ابزارها اولویت دارند.
2. موفقیت توسعۀ نرم‌افزار بر مستندات جامع اولویت دارد.
3. مشارکت مشتری بر قراردادهای رسمی اولویت دارد.
4. پاسخ به تغییرات بر دنبال‌کردن یک برنامۀ ثابت اولویت دارد.

12 اصل مورد استفاده در متدولوژی Agile عبارت‌اند از:

برای اجرا و پیاده‌سازی 4 ارزش اجایل، 12 اصل تعریف شده است. با خواندن و آموزش این اصول به بهبود روش اجایل در کسب‌وکار خود کمک کنید:

1. از طریق بهبود، تحویل زودهنگام و مستمر پروژه، مشتریان را راضی کنید: وقتی مشتریان به‌طور مرتب به‌روزرسانی‌های جدید را دریافت می‌کنند، احتمالاً تغییراتی را که می‌خواهند در محصول مشاهده می‌کنند. این موضوع به مشتریان راضی‌تر و درآمدهای بیشتر منجر می‌شود.
2. از تغییر نیازها، حتی در اواخر پروژه استقبال کنید: اساس متد چابک، سازگاری است. از تغییرات نترسید. در فرایندهای تکراری مانند Agile، عدم انعطاف‌پذیری بیش از آنکه مفید باشد، ضرر دارد.
3. محصول خروجی را به‌طور مکرر تحویل دهید: محصول خروجی را به‌طور مکرر، با فاصلۀ زمانی سه هفته یک بار تا سه ماه یک ‏بار تحویل دهید. این کار به حفظ بیشتر مشتریان کمک می‌کند.
4. شکستن موانع بین افراد: کلید موفقیت در چارچوب چابک، همکاری است؛ درواقع هدف این است که افراد از پروژه‌های فردی خود خارج شوند و بیشتر با هم همکاری کنند.
5. پروژه‌ها را حول افراد باانگیزه بسازید: چابک زمانی بهترین کار را انجام می‌دهد که تیم‌ها متعهد باشند و برای رسیدن به یک هدف تلاش کنند.
6. مؤثرترین راه، ارتباط چهره‌به‌چهره است: مؤثرترین راه برای ارتباط مؤثر در انتقال اطلاعات و توسعۀ پروژه، ارتباط حضوری، چهره‌به‌چهره و مستقیم است.
7. نرم‌افزار، معیار اولیۀ پیشرفت است: مهم‌ترین چیزی که تیم‌ها باید با فریم‌ورک Agile برای آن تلاش کنند، محصول است. هدف در اینجا اولویت‌دادن به نرم‌افزارهای کاربردی بر هر چیز دیگری است.
8. سرعت کار پایدار را حفظ کنید: برخی از جنبه‌های اجایل می‌توانند سریع باشند، اما نباید آن‌قدر سریع باشند که اعضای تیم دچار سوختگی شوند. اجایل بر حفظ سرعت پایدار در طول پروژه برای توسعۀ نرم‌افزار و ارائۀ محصولات با‌کیفیت تأکید دارد.
9. با تعالی مستمر، چابکی را افزایش دهید: اگر تیم در یک اسپرینت، کد عالی ایجاد کند، می‌تواند در مرحلۀ بعد به ساخت آن ادامه دهد. ایجاد مداوم کار عالی به تیم‌ها امکان می‌دهد در آینده سریع‌تر حرکت کنند.
10. سادگی ضروری است: گاهی‌اوقات ساده‌ترین راه‌حل بهترین راه‌حل است. هدف Agile این است که مسائل را بیش از حد پیچیده نکند و پاسخ‌های ساده‌ای برای مشکلات پیچیده پیدا کند.
11. تیم‌های خودسازمانده بیشترین ارزش را ایجاد می کنند: تیم‌های فعال به دارایی‌های ارزشمندی برای شرکت تبدیل می‌شوند که در تلاش برای ارائۀ ارزش هستند.
12. به‌طور منظم روش کار خود را برای افزایش اثربخشی منعکس تنظیم کنید: جلسات گذشته‌نگر یک روش معمول اجایل است. این جلسات درواقع زمان اختصاصی برای مدیریت تیم‌هاست تا به گذشته نگاه کنند و عملکرد خود را منعکس کنند و رفتارهای خود را با آینده تطبیق دهند.

مهارت‌های کلیدی برای استفاده از روش اجایل

استفاده از روش اجایل نیازمند تسلط بر مفاهیم و مهارت‌های مشخصی است. در ادامه، مهارت‌های کلیدی برای استفاده از روش Agile را برایتان توضیح می‌دهم:

• تفکر اجرایی (Execution Mindset): تفکر اجرایی در اجایل یعنی اینکه تیم‌ها باید توانایی اجرای سریع و مداوم تغییرات و وظایف را داشته باشند.
• توانایی همکاری و ارتباطات فعال: در روش Agile، همکاری فعال بین اعضای تیم و ارتباطات مستمر با مشتریان یک اصل اساسی است.
• مهارت‌های مدیریت زمان: زمان‌بندی مداوم تحویل نسخه‌های کوچک و مکرر در Agile نقش مهمی ایفا می‌کند. تیم‌ها باید توانایی مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف را داشته باشند.
• پذیرش تغییرات: توانایی پذیرش و مدیریت تغییرات در طول توسعۀ نرم‌افزار، مهارتی اساسی در روش Agile است. تیم‌ها باید با انعطاف‌پذیری به تغییرات در نیازها و اولویت‌ها پاسخ دهند.
• مدیریت مشکلات و تصمیم‌گیری سریع: تیم‌های اجایل باید بتوانند به‌سرعت مشکلاتشان را حل کنند. این شامل توانایی تحلیل و تصمیم‌گیری در شرایط بحرانی می‌شود.
• توانایی کار تیمی: توانایی همکاری و کار در یک تیم چابک یک اصل اساسی است. اعضای تیم باید بر همکاری مؤثر و تشویق تعاملات مثبت بین یکدیگر تأکید کنند.
• توانایی ارزیابی و بهبود مستمر: برای استفادۀ درست از اجایل، تیم‌ها باید بتوانند به‌صورت مداوم عملکرد خود و فرایندها را ارزیابی و آن‌ها را بهبود بخشند.
• توانایی استفاده از ابزارهای اجایل: آشنایی با ابزارهای مدیریت پروژۀ Agile مانند Jira ،Trello و Kanban، به تیم‌ها کمک می‌کند تا وظایف و فرایندهای اجایل را بهبود بخشند.
• آگاهی از اصول و مفاهیم اجایل: تیم‌ها باید با اصول و مفاهیم مانیفست اجایل و چارچوب‌های آن مانند Scrum یا Kanban آشنا باشند و این اصول را در فرایند توسعۀ نرم‌افزار خود به کار ببرند.

این مهارت‌ها به تیم‌ها کمک می‌کند تا با موفقیت از روش اجایل در توسعۀ نرم‌افزارها استفاده کنند و به‌سرعت و با حفظ کیفیت به زمان تحویل محصولات برسند.

انواع فریم‌ورک‌ها و متدولوژی‌های چابک

متداول‌ترین چارچوب‌های اجایل شامل اسکرام (Scrum)، کانبان (Kanban) و Extreme Programming (XP) هستند. این چارچوب‌ها از تنظیمات مختلفی از اصول چابک پیروی می‌کنند و مدیر پروژه براساس نیازها و شرایط موجود، یکی از متدولوژی‌های اجایل را انتخاب می‌کند. در ادامه نمونه‌هایی از متدولوژی‌های اجایل را مشاهده خواهید کرد.

• اسکرام (Scrum): اسکرام نوعی چارچوب مدیریت پروژه است که براساس اصول Agile عمل می‌کند. در اسکرام، پروژه به نسخه‌های کوچک و قابل تحویل تقسیم می‌شود که «اسپرینت» نام دارند. اسکرام دارای نقش‌هایی مانند مالک محصول، مدیر اسکرام و تیم توسعه است.
• کانبان (Kanban): Kanban یک سیستم مدیریت ترتیبی است که به‌صورت دائمی فعالیت‌ها و وظایف را به تعداد محدودی تقسیم کرده و آن‌ها را در یک تخته (بورد) نشان می‌دهد. هدف این فریم‌ورک افزایش جریان کار، کاهش زمان دوره و بهبود بهره‌وری است.
• برنامه‌نویسی اکستریم (Extreme Programming): Extreme Programming یا به اختصار XP یک متدولوژی توسعۀ نرم‌افزار چابک است که روی ارتقای کیفیت نرم‌افزار و سرعت توسعه تمرکز دارد. XP از رویکردهایی مانند تست خودکار، توسعۀ مشترک کد و ارائۀ مکرر نسخه‌های کاربردی استفاده می‌کند.

از دیگر روش‌های اجایل می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• Lean
• Crystal
• Feature-Driven Development (FDD)
• Domain-Driven Design (DDD)
• Dynamic Systems Development Method (DSDM)
• ScrumBan
• Agile-Waterfall/Hybrid Agile
• Scrum XP Hybrid

تصورات اشتباه دربارۀ رویکرد اجایل

در مواجهه با هر موضوعی ممکن است برخی افراد دچار اشتباه شوند. شاید نداشتن اطلاعات درست یا مشاوران ناآگاه این تصورات را در ذهن اشخاص ایجاد کند. درهرصورت، اجایل هم از این قاعده مستثنی نیست و متأسفانه تصورات اشتباهی دربارۀ رویکرد اجایل هم وجود دارد که به دو مورد از آن‌ها اشاره می‌کنیم:

1) اجایل معجزه می‌کند

اجایل خودبه‌خود معجزه نمی‌کند؛ چه بسیار پروژه‌هایی که به دلیل مدیریت نادرست پروژه با شکست مواجه شده‌اند. همچنین، همان‌طور که در طول این مطلب به آن اشاره کردیم، برای برخی پروژه‌ها اجایل نمی‌تواند بهترین انتخاب باشد.

2) اجایل دشمن برنامه‌ریزی است

تصور بی‌برنامه و شلخته بودن اجایل ناعادلانه‌ترین تصور اشتباه دربارۀ آن است. تفاوت اجایل در زمان برنامه‌ریزی است؛ در روش‌های سنتی مانند روش آبشاری، در ابتدای پروژه تمام برنامه‌ریزی‌ها انجام می‌شود، اما در روش اجایل در هر اسپرینت و با توجه به مشکلات پیش‌آمده، برنامۀ جدیدی تا تکمیل پروژه اجرا می‌شود.

حرف آخر: چرا استفاده از روش چابک سودمند است؟

در این مطلب دربارۀ اجایل چیست و روش اجرای آن صحبت کردیم. در این بخش پایانی دربارۀ فواید استفاده از روش چابک توضیح می‌دهیم:

• روش چابک با ایجاد مسئولیت‌پذیری، تشویق، تنوع ایده‌ها، اجازۀ انتشار زودهنگام و ارتقای بهبود مستمر، تمام افراد تیم را توانمندتر می‌سازد.
• Agile به ایجاد تعامل مشتری و کاربر کمک می‌کند؛ زیرا تغییرات به‌جای انقلابی و ناگهانی‌بودن، افزایشی و تکاملی هستند. بنابراین، افزایشی و تکاملی بودن روند پروژه، در مواردی که بررسی و اصلاح منظم محصول حیاتی است، باعث می‌شود که نسخۀ محصول بهتری ارائه شود.
• ازآنجایی‌که رضایت مشتری یک محرک کلیدی برای توسعۀ نرم‌افزار است، به‌راحتی می‌توان فهمید که چرا در فرایند Agile گنجانده شده است. تیم‌های Agile می‌توانند با همکاری با مشتریان، ویژگی‌هایی را که بر نیازهای مشتری تمرکز دارند، اولویت‌بندی کنند. زمانی که این نیازها تغییر کرد، تیم‌ها می‌توانند رویکرد چابک را در پیش بگیرند و به پروژه‌ای متفاوت روی آورند.

امیدوارم این مقاله به بهبود مسیر رشد کسب‌وکار شما کمک کند. اگر سؤالی در ذهنتان هست که در این مطلب پاسخ آن را دریافت نکردید، خوشحال می‌شویم آن را در بخش نظرات همین مطلب با ما در میان بگذارید.