فایل صوتی بلاگ
ارسال یک Pitch Email به شما کمک می‌کند که زودتر با شرکای بالقوۀ خود آشنا شده و ارتباط بگیرید؛ اما نوشتن چنین ایمیلی به همین سادگی‌ها نیست و شما باید با رعایت تکنیک‌هایی نرخ بازشدن ایمیل خود را افزایش داده و خوانندگان خود را به پاسخ‌دادن به آن متقاعد کنید.
در ادامۀ این مطلب از بلاگ صباویژن به تعریف Pitch Email و چگونگی نگارش آن می‌پردازیم.
Pitch Email چیست؟
Pitch Email پیامی است که شما به کارفرما یا شریک بالقوۀ خود ارسال می‌کنید تا ایده، پروپوزال کسب‌وکار یا فرصت‌های حرفه‌ای را به اشتراک بگذارید. این نوع ایمیل برای شما و گیرندۀ ایمیل مزایایی دارد؛ برای مثال، به‌عنوان صاحب یک استارتاپ می‌توانید Pitch Email را به یک سرمایه‌گذار ارسال کرده و از او بخواهید شریک تجاری شما شود.
این نوع ایمیل که به ایمیل سرد نیز معروف است، می‌تواند به‌راحتی در صندوق ورودی فرد دفن شود.
به بیان دیگر، دریافت‌کنندگان این نوع ایمیل‌ها احتمالاً شما را نشناخته و مسئولیتی برای پاسخ به شما حس نمی‌کنند؛ بنابراین باید ایمیل سرد خود را به‌گونه‌ای طراحی کنید که نظر خواننده را جلب کند.
چگونه Pitch Email بنویسیم؟
برای مکاتباتی که طرفین شخصاً یا به‌طور حرفه‌ای یکدیگر را نمی‌شناسند، ایمیل سرد تصویری اولیه از شما خواهد ساخت؛ بنابراین با دنبال‌کردن مراحل زیر، شانس دریافت پاسخ ایمیل سرد خود را افزایش دهید:
- مخاطب هدف خود را بشناسید: شما نمی‌توانید به هر شخصی و با هر سمتی، ایمیل سرد ارسال کنید. اگر به دنبال آن هستید که ایمیلتان باز شده و از همه مهم‌تر، پاسخ مناسبی دریافت کند، در اولین قدم باید به مناسب‌ترین فرد یا افراد ممکن ارسال شود.
- روی ارتباطات خود تمرکز کنید: کافی است شرایطی را در نظر بگیرید که شما گیرندۀ ایمیل را از طریقی می‌شناسید یا با آن آشنایی دوری دارید و در ایمیلتان به این ارتباط دور اشاره می‌کنید؛ طبیعتاً خواننده مسئولیتی برای پاسخ‌دادن به ایمیل شما حس خواهد کرد. برای مثال، می‌توانید به دنبال‌کردن شبکه‌های اجتماعی فرد اشاره کنید یا اسم کتاب یا مقاله‌ای را که توسط او نوشته شده و شما آن را خوانده‌اید، بیاورید.
- موضوع ایمیل خود را به شکل کوتاه و گیرا بنویسید: درحقیقت شما می‌خواهید Pitch Emailتان در صندوق ورودی متمایز ظاهر شود؛ بنابراین خود را جای خواننده گذاشته و از دادن اطلاعات اضافه‌تر در قسمت موضوع خودداری کنید.
- نام گیرنده را درج کنید: شما با وارد‌کردن نام گیرنده احتمال دسترسی به او را افزایش می‌دهید. به بیان دیگر، نوشتن نام گیرنده در مقدمه یا در قسمت موضوع می‌تواند در برقراری ارتباط با فرد موردنظر، در ایمیل‌های سازمانی به کمکتان بیاید.
- یک معرفی کوتاه از خود بنویسید: در آغاز Pitch Emailتان یک مقدمۀ کوتاه درمورد خودتان بنویسید و در آن از نام خودتان، عنوان شغلی و نام شرکت صحبت کنید. درحقیقت با این حرکت، اعتبار خود را نشان داده و دلیلی برای وقت‌گذاشتن برای ایمیل خود را به خواننده می‌دهید.
- محتوایی مختصر و دلنشین تهیه کنید: در ادامۀ Pitch Emailتان باید در حد یک پاراگراف، هدف از ارتباطی را که برقرار کرده‌اید بیان کنید. این قسمت نیز باید به‌شکلی مختصر و هدفمند تهیه شود. در صورت لزوم هم می‌توانید بیانیۀ مطبوعاتی خود را به آن پیوست کنید یا در انتهای ایمیل خود قرار دهید تا متن ایمیلتان بیش از حد طولانی نشود.
- با یک پایان‌بندی محترمانه، ایمیل خود را به اتمام برسانید: در انتهای ایمیل می‌توانید از جمله‌ای مؤدبانه مانند «با احترام» در کنار نام خود استفاده کنید. همچنین، از پل‌های ارتباطی خود در ایمیل بگنجانید تا در صورت نیاز بتوانند با شما تماس بگیرند.
- پاسخ ایمیل خود را پیگیری کنید: اکثر ایمیل‌ها خوانده نشده یا برای پیگیری علامت‌گذاری می‌شوند؛ اما شما باید این فرایند را تسریع کرده و به خوانندۀ خود نشان دهید که منتظر پاسخ او هستید. در این قدم کافی است پس از هفت روز یک ایمیل ساده ارسال کرده و بیان کنید که شما حاضر هستید با او تماسی کوتاه داشته باشید تا سؤالات یا نگرانی‌های ممکن را برطرف کنید.
- با جواب منفی ناامید نشوید: درست است که برنامه‌های شما با دریافت جواب مثبت در مسیر درست قرار خواهد گرفت، اما باید در نظر داشته باشید که جواب منفی نیز جزئی از گزینه‌های طرفین است؛ بنابراین در صورت روبه‌روشدن با چنین جوابی ناامید نشده و از خواننده برای پاسخ تشکر کنید. همچنین، در ادامه می‌توانید از او بخواهید که در صورت تغییر نظر یا آزادترشدن زمانش، شما را در اولویت قرار دهد.
چه زمانی Pitch Email خود را ارسال کنیم؟
شاید این موضوع کمی عجیب به نظر برسد، اما برای آنکه احتمال بازشدن ایمیل خود را بالا ببرید می‌توانید به زمان ارسال آن نیز دقت کنید. معمولاً افراد در روزهای تعطیل زمانی را برای استراحت خود در نظر دارند و کمتر به صندوق ورودی خود سر می‌زنند. همچنین، روز اول کاری نیز انبوهی از ایمیل‌های کاری برای چک‌کردن وجود دارند که احتمال نادیده‌گرفته‌شدن ایمیل شما را افزایش می‌دهند، بنابراین از ارسال ایمیل در روزهای تعطیل و روز اول کاری پرهیز کنید.
برای ساعت ارسال ایمیل خود هم بهتر است بازه زمانی ۹ تا ۳ را در نظر بگیرید؛ زیرا افراد معمولاً از صبح و تا قبل از زمان ناهار به بررسی ایمیل‌های خود می‌پردازند و در این ساعت احتمال بازشدن ایمیل شما بیشتر است.
سخن آخر
شما می‌توانید به ۹ تکنیک گفته‌شده، با توجه با نوع ایمیلتان یا شناختی که از فرد گیرنده دارید، موارد دیگری را اضافه کنید. همچنین، فراموش نکنید که شما ممکن است با گیرندۀ خود در آینده روبه‌رو شده و او شما را از طریق ایمیلتان به خاطر بیاورد، پس با درنظر‌گرفتن ساختن ارتباط در آینده، ایمیلی مناسب‌تر و جذاب‌تر ارسال کنید.
