CC در ایمیل چیست؟ BCC در ایمیل چیست؟ تفاوت آن‌ها

ایمیل‌زدن یکی از روش‌های پرطرف‌دار برقراری ارتباط است که در عین سادگی، قوانین خاص خود را دارد. اگر تابه‌حال ایمیل زده باشید، دو قسمت Cc و Bcc را در کنار یا پایین قسمت To دیده‌اید. استفاده از دو قسمت Cc و Bcc نیز یکی از همین قوانین است که در گذشته پررونق‌تر بوده، ولی همچنان کاربرد خاص خود را دارد.

در ادامۀ این مطلب، به توضیح چیستی To ،Cc و Bcc، کاربردهای آن‌ها و چگونگی استفاده از آ‌ن‌ها می‌پردازیم.

To در ایمیل چیست؟

همان‌طور که از نام این قسمت پیداست، زمانی که می‌خواهیم ایمیلی را مستقیماً به گیرنده یا گیرندگانی ارسال کنیم، نام آنان را در این قسمت وارد کرده و همۀ آنان را از محتوای درون ایمیل آگاه می‌کنیم. ناگفته نماند که کسانی که نامشان در این قسمت قرار گرفته است، قادر به دیدن نام گیرندگان دیگر بوده و متوجه گروهی‌بودن ایمیل می‌شوند.

Cc در ایمیل چیست؟

نام Cc یا Carbon copy، از کاغذهایی کربنی گرفته شده که اگر به خاطر بیاورید آن‌ها را بین دو کاغذ قرار می‌دادیم تا هم‌زمان با نوشتن‌ ما، یک کپی دیگر از آن نوشته در برگۀ زیرین به وجود بیاید. درحقیقت، Cc نیز چنین کاربردی دارد و کافی است که شما آدرس ایمیل کسانی را که می‌خواهید یک کپی از ایمیلتان برای آن‌ها ارسال شود، روبه‌روی آن وارد کنید. بدین صورت، هم‌زمان با ارسال ایمیلتان به فرد یا افراد موردنظر که در قسمت To وارد کرده‌اید، کپی از ایمیلتان نیز به افراد در لیست Cc فرستاده می‌شود.

Bcc در ایمیل چیست؟

Bcc یا Blind carbon copy همانند Cc روشی برای ارسال کپی ایمیل‌ شما به فرد یا افراد دیگر است، با این تفاوت که آدرس افراد در این لیست، فقط برای فرستنده نمایش داده می‌شود و دیگران نمی‌توانند آدرس افرادی را که برای آن‌ها کپی ارسال شده است ببینند.

چه زمانی باید از To استفاده کنیم؟

ما وقتی نام گیرنده یا گیرندگانی را در قسمت To وارد می‌کنیم که آنان مخاطب مستقیم‌ ایمیلمان باشند؛ برای مثال، زمانی که می‌خواهید از وضعیت یک پروژه آگاه شوید باید نام تمام مشارکت‌کنندگان را در این قسمت وارد کنید، در این صورت آنان متوجه می‌شوند که باید اقدامات لازم را انجام داده و از روند پاسخ دیگران به این ایمیل نیز آگاه می‌شوند.

چه زمانی باید از Cc استفاده کنیم؟

زمانی باید از Cc استفاده کرد که می‌خواهیم کپی‌های بسیاری از ایمیلمان را به افراد مختلف ارسال کنیم که آن‌ها مایل به آشنایی با یکدیگر بوده یا جزئی از یک گروه مشخص هستند. درحقیقت، Cc معمولاً برای ارسال ایمیل به هم‌گروهی‌ها، کارمندان یک بخش یا کسانی که روی یک پروژه کار می‌کنند استفاده می‌شود.

در چه مواردی نباید از Cc ایمیل استفاده کنیم؟

سازمان‌ها و کسب‌وکارها به دلایل مختلفی مانند خبرنامۀ ایمیلی، دعوت برای حضور در یک رویداد، اخبار و تبریک‌های مختلف، برای مشتریان خود ایمیل ارسال می‌کنند. اگر شما هم قصد چنین کاری را دارید، باید بدانید در این زمان نباید از cc در ایمیل استفاده کنید؛ چون مخاطبان به شما اعتماد کرده‌اند و آدرس ایمیل خود را در اختیارتان گذاشته‌اند. اگر بخواهید از این روش استفاده کنید، آدرس آن‌ها به سایر مخاطبان هم نمایش داده‌ می‌شود و حریم خصوصی‌شان به خطر می‌افتد.

مثال‌های رایج Ccکردن ایمیل

اگر یکی از افراد مشغول در یک سازمان هستید، ممکن است مدیر شما هم بخواهد در جریان جزئیات پیام‌هایی که با ایمیل برای دیگران ارسال می‌کنید، قرار بگیرد. در این زمان، بهترین کار، استفاده از Cc در ایمیل است که با استفاده از آن، یک رونوشت هم برای او ارسال شود.

در شرایطی که باید به همکاران خود موضوعی را اطلاع دهید، این روش مناسب است. در این حالت، اگر پیامی از طرف یکی از اعضا به‌عنوان جواب ارسال شود، بقیۀ همکاران هم در جریان آن قرار می‌گیرند و لازم نیست شما یک پیام جداگانه برای آن‌ها ارسال کنید.

چه زمانی باید از Bcc استفاده کنیم؟

استفاده از Bcc زمانی کاربرد دارد که می‌خواهیم ایمیل‌های بسیاری را به افرادی ارسال کنیم که لزومی ندارد آدرس ایمیل یکدیگر را داشته باشند یا نمی‌خواهند آدرس ایمیلشان منتشر شود. درحقیقت، Bcc زمانی استفاده شود که محافظت از آدرس ایمیل‌ دیگران در اولویت باشد. همچنین، Bcc اغلب هنگام ارسال خبرنامه، به‌روزرسانی‌ها یا پیشنهادات برند، یا بازاریابی ایمیلی استفاده می‌شود. برای مثال، ممکن است شما بخواهید ایمیل‌های تبلیغاتی، به‌روزرسانی‌های برند، ایمیل‌های فروش یا هر نوع ایمیل دیگری را به چندین گیرنده ارسال کنید که هیچ ارتباطی با یکدیگر ندارند، در چنین موقعیتی استفاده از Bcc الزامی است.

در چه مواردی نباید از Bcc ایمیل استفاده کنیم؟

در Bcc امکان دریافت پاسخ وجود ندارد. بنابراین، اگر قرار است پیامی بفرستید و جوابی در پاسخ به آن دریافت کنید، این روش مناسب نیست. علاوه‌براین، در مواقعی که پیام ارسالی ارزش خاصی برای بقیۀ افراد ندارد و دانستن محتوای آن برایشان دارای اهمیت نیست، از Bcc در ایمیل استفاده نکنید.

مثال‌های رایج Bcc کردن ایمیل

ارسال اطلاعات محرمانه به همکاران یا دوستان، پیام‌های تبریک مناسبت‌های مختلف به مشتریان و ارسال خبرنامۀ ایمیلی برای لیدها، ازجمله مثال‌های استفاده Bcc در ایمیل هستند.

چگونه باید از Cc و Bcc استفاده کنیم؟

دسترسی به Cc و Bcc نکتۀ خاصی ندارد؛ فقط کافی است وارد قسمت پیام جدید شوید و در مقابل یا زیر قسمت To یکی یا هر دو گزینۀ Cc و Bcc را انتخاب کرده و درنهایت آدرس ایمیل افراد موردنظرتان برای ارسال پیام‌های کپی‌شده را وارد کنید.

ارسال ایمیل‌های تبلیغاتی

در توضیحات بالا از ایمیل‌های تبلیغاتی نام برده شد؛ بنابراین لازم دانستیم بیان کنیم که ارسال این گونه ایمیل‌ها معمولاً به‌صورت دستی انجام نشده و ابزارهای تبلیغاتی خاص خود را دارد که از جملۀ آن‌ها می‌توان به دو ابزار میل‌چیمپ و میلرلایت اشاره کرد. این ابزارها نه‌تنها برنامه‌ریزی و ارسال ایمیل‌ها را آسان‌تر می‌کنند، بلکه قالب‌های متنوعی نیز برای استفاده در اختیارتان قرار می‌دهند.

درنهایت…

در این مطلب از بلاگ صباویژن به سؤال: «تفاوت Bcc و Cc در ایمیل چیست؟» جواب دادیم. برایتان گفتیم که هریک از آن‌ها چه مفهومی در ارسال ایمیل دارند و چه زمان‌هایی باید از آن‌ها استفاده کرد.

همین‌طور، برایتان از فرق To و Cc در ایمیل گفتیم که لازم است برای داشتن عملکرد بهتر در ارسال پیام‌های انبوه، از آن آگاه باشید. اگر نکتۀ دیگری دراین‌باره می‌دانید که فکر می‌کنید دانستن آن به افراد کمک می‌کند تا در این زمینه دچار مشکل نشوند، حتماً برایمان بنویسید تا دیگران نیز از آن استفاده کنند.