صَبانۀ ششم: رابطۀ نه‌چندان مستقیم تفویض اختیارات با مدیریت تسک‌ها
ششمین رویداد صَبانه در صبح یک روز پاییزی برگزار شد. در جدیدترین دورهمی خصوصی صباویژن، مانند گذشته، جمعی از متخصصان حوزۀ تبلیغات و بازاریابی حضور پیدا کردند و میزبان دو لقمۀ جذاب و به‌یادماندنی از دو شخصیت شناخته‌شده و فعال این اکوسیستم بودند:
- دکتر رحیم فرضی‌پور مدیرعامل موسسۀ آموزش عالی بهار
- میثم زرگرپور مشاور کسب‌وکار
در این مطلب با ما همراه باشید تا شرح مختصری از آنچه را که در صبانۀ ششم ارائه شد، در اختیارتان بگذاریم.
لقمۀ اول: حکایت تفویض درست و دقیقِ اختیارات
اولین لقمۀ صبانۀ ششم را دکتر فرضی‌پور برای شرکت‌کنندگان گرفت و صحبت خود را با اشاره به اتفاقی که سال‌ها پیش برایش افتاد و مجبور شد به مدت یک ماه پروژه‌های خود را ناتمام رها کند، آغاز کرد. تجربۀ آن اتفاق نسبتاً ناخوشایند باعث شد تا وی از خود بپرسد:
«اگر روزی قرار باشه مشکلی برایم پیش بیاد و برای مدتی نباشم، قراره چه اتفاقی برای پروژه‌ها بیوفته؟»
پیدا کردن پاسخی برای پرسش بالا، فرضی‌پور را درنهایت به یک موضوع بسیار مهم و کم‌تر شناخته‌شده در آن زمان هدایت کرد و آن چیزی نبود به‌جز: تفویض اختیار.
تفویض اختیارات، منشأ شکل‌گیری مدیریت اصولی
«تفویض اختیارات همه چیزه و مدیریت از تفویض اختیار شروع می‌شه.»
جملۀ بالا نقل‌قولی از دکتر فرضی‌پور است که حکایت از نقش پررنگ تفویض اختیار در مباحث مدیریتی دارد. ایشان در تکمیل صحبت‌های خود، به این موضوع اشاره کردند که در دو دهۀ گذشته وقتی در کلاس‌های درسی می‌خواستند مبحث تفویض اختیار را آموزش دهند، تنها ۱۵ تا ۳۰ دقیقه از وقتشان را می‌گرفت. این در حالی است که امروزه در دوره‌های مدیریتی، تدریس این مبحث ۳ الی ۴ جلسۀ کامل به طول می‌انجامد.
در ادامه صبانۀ ششم، دکتر فرضی‌پور به تعریفی از مدیریت اشاره کرد که به باور ایشان همچنان معتبر است: مدیریت، فرایند واگذاری وظایف به افراد، برای رسیدن به یک هدف مشخص است.
هدف فرضی‌پور از اشاره به تعریف بالا، روشن‌کردن ارتباط مؤثر و مستقیم بین مدیریت و تفویض اختیار بود. به باور وی، وقتی که کسب‌وکاری در طول یک یا دو دهه از نظر ابعاد سازمانی بزرگ‌تر نشود، پس قطعاً یک جایی از کار آن کسب‌وکار ایراد اساسی دارد که معمولاً آن ایراد به مدیران بالایی مرتبط می‌شود؛ چون عمیقاً اعتقاد دارند که نمی‌توانند کار را رها کرده و به دست اشخاص دیگر بسپارند!
او در ادامۀ صحبت خود، پیچیدگی ماجرای تفویض اختیار در این زمانه را مسئلۀ اختیاردادن مدیران به نیروهای پایین‌دستی خود عنوان کرد و گفت: وقتی که شما از اشخاصی استفاده می‌کنید که تخصص‌هایی دارند که خودتان ندارید، بنابراین، تفویض اختیار در این زمان بسیار پیچیده می‌شود و سؤالی که پیش می‌آید این است که دقیقاً چه چیزی را می‌خواهید تفویض اختیار کنید؟ چون کار و تخصص برای آن آدم است، درنتیجه شما باید چیزهایی از یک نوع دیگر را به آن شخص منتقل کنید که احتمالاً از جنس ارزش‌ها و استراتژی کلی‌تر است.
مزایای تفویض اختیار و نگاه انسان‌های موفق به آن
فرضی‌پور در بخش پایانی صحبت‌های خود در صبانۀ ششم، علاوه بر اشاره به مزایای تفویض اختیار، تلاش کرد تا تصویر متفاوتی از مدیران باهوش و مواجهۀ آن‌ها با مقولۀ تفویض اختیارات را ترسیم کند. از دید ایشان مزایای تفویض اختیار عبارت‌اند از:
- افزایش بهره‌وری
- آزادشدن بخش اعظمی از زمان و اختصاص آن به کارهای دیگر
- افزایش انگیزه
- افزایش کیفیت در تصمیم‌گیری‌ها
- افزایش توانمندسازی
به باور دکتر فرضی‌پور، ترسِ در اختیار بخشیدن به نیروهای زیردستی، کاملاً واقعی است، اما درعین‌حال به ساختار هر سازمانی مربوط می‌شود؛ اینکه آن سازمان فضایی را ایجاد کند که همۀ کارکنان آن، چه مدیر و چه کارمند باهم رشد کنند.
درنهایت ایشان در تکمیل گفته‌های خود مدیران باهوش را اشخاصی دانستند که به موضوع تفویض اختیار از زاویۀ دیگری نگاه می‌کنند و ترسی از این بابت ندارند که نیروهای تحت کنترلشان حرفه‌ای‌تر از خودشان باشند و روزی بخواهند جایگاهشان را تصاحب کنند. به باور این دسته از مدیران، اتفاقاً به‌کارگیری افراد تخصص و حرفه‌ای باعث رشد فردی و تیمی می‌شود به گونه‌ای که:
- اگر یک تیم قوی داشته باشیم، خروجی کلی نیز به مراتب قابل‌توجه‌تر خواهد بود.
- اگر یک فرد قوی به تیم اضافه شود، پیامی که از آن می‌گیریم این است که باید یک پله خود را بالاتر بکشیم.
لقمۀ دوم: گمشده در تسک
در جریان ششمین رویداد صَبانه، میثم زرگرپور با لقمۀ دوم، به استقبال شرکت‌کنندگان رفت و به موضوع مدیریت تسک‌ها و زمان‌بندی انجام آن‌ها اشاره کرد و گفت:
«بعید می‌دونم ابزاری وجود داشته باشه که بتونیم به طور صددرصد مدیریت کارهای روزمره‌مون رو به اون بسپاریم!»
زرگرپور پس از انجام تحقیقات گسترده دربارۀ مدیریت زمان و انجام تسک‌های روزانه به یک تعریف واحد رسید: مدیریت زمان و تسک‌های روزانه اصلاً کار دشواری نیست! اما به باور وی، در واقعیت، ماجرا به‌کلی متفاوت است؛ چون ممکن است که به‌کارگیری ابزارهای مدیریت تسک در ظاهر ساده باشد؛ اما هنگام کار با آن‌ها کم‌کم متوجه می‌شویم که نمی‌توانند کاملاً مفید و راه‌گشا باشند.
از تعریف تسک تا مدیریت اضطراب
میثم زرگرپور برای مدیریت تسک‌ها و نتیجه‌بخش بودن کارهایی که در طول روز با آن‌ها سروکله می‌زنیم، اثربخشی را مسئلۀ مهمی تلقی کرد. او همچنین با اشاره به ایکیگای ژاپنی، ساخت تصویری واضح‌تر و بهتر از خود را، عاملی مهم در انتخاب و تصمیم‌گیری کارهایی که قصد انجامشان را داریم، دانست. به طور خلاصه ایکیگای عبارت است از:
- در چه کاری خوب هستم؛
- در چه کاری می‌توانم درآمد خوبی داشته باشم؛
- چه کاری را دوست دارم؛
- دنیا به چه کاری (کارهایی) احتیاج دارد؛
- رسالت شخصی من در این دنیا چیست؛
- مشخص‌کردن مسیر براساس رسالت شخصی؛
- تعیین فعالیت‌های روزمره و تمرکز روی انجام آن.
زرگرپور پس از اشاره به تعریف ایکیگای، پای یک سؤال بسیار مهم را به وسط کشید:
«چند درصد از ما، واقعاً می‌تونیم اینقدر عمیقانه به چنین تصمیمی درمورد خودمون و مسیر شغلیمون برسیم؟ جای شکی نیست که تعداد آدم‌هایی که این کار رو انجام می‌دن خیلی کمه.»
در ادامه، میثم زرگرپور، تجربۀ شخصی‌اش را در مواجهه با برنامه‌ریزی انجام تسک‌ها و اهداف ازپیش‌تعیین‌شده با شرکت‌کنندگان به اشتراک گذاشت. او به این موضوع اشاره کرد که حدود چند سال پیش، عادت داشت که هم‌زمان با آغاز سال، اهداف سالیانه خود را مشخص کند و بر اساس آن اهداف، تلاش می‌کرد تا فعالیت‌های روزانه و هفتگی خود را طبق یک برنامۀ مدون پیش ببرد. اما وقتی که عملکرد خود را در طول یک هفته ارزیابی می‌کرد، متوجه می‌شد که نه‌تنها پروژه‌ها تعریف‌شدۀ مربوط به آن هفته را به اتمام نرسانده، بلکه تعدادی کارهای جدید و پیش‌بینی‌نشده نیز روی دستش باقی‌مانده است.
پس از مدتی، زرگرپور که به‌واسطۀ تسک‌های بر زمین‌مانده و تلنبار شده، دچار اضطراب شدید شده بود، تصمیم گرفت که دست از برنامه‌ریزی برای مدیریت و انجام تسک‌ها بردارد. هرچند در نگاه اول چنین تصمیمی در نظر زرگرپور نتیجه‌بخش به نظر می‌رسید، اما واقعیت ماجرا چیز دیگری بود.
ماجرای پیر فرزانه
میثم زرگرپور در ادامۀ صحبت‌های خود، به رویارویی اتفاقی‌اش با روان‌شناسی اشاره کرد که پرده از یک ترکیب کشنده و سمی برایش برداشت؛ ترکیب اضطراب و کمال‌گرایی! دقیقاً همان چیزی که زرگرپور بدون آن که بداند، از مدت‌ها پیش دچارش بود.
بعد از راهنمایی‌های روان‌شناسی که زرگرپور از آن با نام پیر فرزانه یاد می‌کرد، او ریشۀ به تعویق انداخت انجام کارها را، کمال‌گرایی دانست و در تکمیل صحبت‌های خود گفت:
«همۀ ما کمال‌گراییم و این موضوع باعث می‌شه تا دنبال اتمام فعالیت‌هامون نریم و اتفاقاً خودِ همین عدم اتمام فعالیت‌هاست که باعث ایجاد اضطراب می‌شه. »
همچنین او به این موضوع اشاره کرد که اگر یک فهرست طولانی برای انجام کارها داشته باشد و تنها ۸۰درصد از آن‌ها را انجام داده باشد، آن ۲۰درصدی که باقی می‌ماند، باعث ایجاد اضطراب در وی می‌شود.
راهکارهای اختصاصی رهایی از اضطراب
«ما قرار نیست صرفاً به نسخه‌هایی که توسط دیگران تأیید شدن، تکیه کنیم و گاهی اوقات لازمه نسخه‌هایی که با معیار و شخصیت خودمان تناسب داره، تعریف کنیم.»
در بخش پایانی لقمۀ دوم، زرگرپور با اشاره به جملۀ بالا، به راهکارهای شخصی‌ای که خودش به آن‌ها دست‌یافته و تأثیرات مثبتش را در کاهش اضطراب تجربه کرده است اشاره کرد:
- خداحافظی با لیست طولانی تسک‌ها؛
- کنارگذاشتن تسک‌هایی که اولویت بالایی ندارند؛
- تعریف کارها به صورت هفتگی، به‌جای انجام کارها به شکل روزانه؛
- دست برداشتن از سرزنش‌کردن خود و پذیرفتن این تفکر که آدم کاملی نیستم.
نقطه سر خط
ششمین رویداد صَبانه مانند گذشته، با حضور جمعی از متخصصان حوزۀ تبلیغات و بازاریابی برگزار شد و دکتر رحیم فرضی‌پور و میثم زرگرپور تجربیات خود را در قالب دو ارائه با موضوع «تفویض اختیارات» و «گمشده در تسک» با شرکت‌کنندگان به اشتراک گذاشتند.
