چگونه گردش کار گزارشگری کسب‌وکار خود را خودکار کنید؟

در تجارت، همۀ ما دوست داریم داشبوردهای گزارش‌دهی روشنی در اختیار داشته باشیم. وقتی این موضوع به‌خوبی انجام شود، می‌توانیم ببینیم که کسب‌وکار ما در کجا رونق می‌یابد، در کدام حوزه‌ها با مشکل مواجه هستیم و آیا در مسیر رسیدن به اهداف خود قرار گرفته‌ایم یا نه. ایجاد داشبوردهای گزارش‌دهی می‌تواند فوق‌العاده زمان‌بر باشد. جمع‌آوری داده‌های به‌روز، دقیق و معنادار نیازمند زمان و تلاش بسیاری است.

به همین دلیل است که گزارش‌دهی یکی از مؤثرترین حوزه‌های کسب‌وکار شما برای خودکارسازی است. در این مطلب، نحوۀ خودکارسازی گردش کار گزارش‌دهی کسب‌وکارتان برای داشبوردهایی که به‌طور مداوم به‌روزرسانی می‌شوند، بررسی می‌کنیم و شیوه‌های مفید جهت بهبود گزارش‌دهی در کسب‌وکار را شرح می‌دهیم.

خوب، بد، زشت در گردش کار گزارشگری

می‌دانید که می‌خواهید گزارش داده‌های خوبی در کسب‌وکار خود داشته باشید. اما این واقعاً به چه شکل امکان‌پذیر است؟ به ویژگی‌های زیر نگاهی بیندازید و نحوۀ عملکرد گردش کار داده‌های کسب‌وکارتان را در حال حاضر شناسایی کنید.

خوب

با جست‌وجوی موارد زیر می‌توانید مؤثرترین گردش کار گزارش‌دهی را شناسایی کنید:

• ردیابی مهم‌ترین KPIها، بدون معیارهای درهم و برهم و بیهوده؛
• یک داشبورد خودکار که تیم شما می‌تواند در هر دستگاهی به آن دسترسی داشته باشد؛
• داده‌های مکرر به‌روزشده که نیازی به واردکردن دستی ندارد و فاقد زمان‌بربودن و خطاهای انسانی است.

بد

درمقابل، گردش کار گزارش‌دهی که نیازمند بهینه‌سازی و اتوماسیون است، از چنین ویژگی‌هایی برخوردار خواهد بود:

• گزارش‌هایی که به‌روزرسانی‌شان به شما یا هر شخص دیگری وابسته است؛
• عدم اطمینان از درست‌بودن داده‌های نوشته‌شده در گزارش کسب‌وکار شما؛
• گزارش‌هایی که فقط افراد خاصی می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند.

زشت

اگر می‌خواهید در زمان صرفه‌جویی کنید، دقت داده‌ها را بهبود ببخشید و کم‌وکاستی‌ها را برطرف کنید، باید از چنین چیزهایی اجتناب کنید:

• واردکردن دستی داده‌ها در برنامه‌های مختلف یا کپی و پیست کردن داده‌ها بین برگه‌ها و اسلاید‌های یک ارائه؛
• داشبوردهای قدیمی یا بیش از حد پیچیده که هیچ ارزش واقعی‌ای ارائه نمی‌دهند یا فاقد داده‌های واضح هستند؛
• وجود داده‌های نادرست در یک داشبورد.

بهترین گزینه‌ها برای تهیۀ گزارش‌های خودکار

چگونه می‌توانید در گزارش‌های خود به خوبی‌ها دست پیدا کنید و از زشتی‌ها اجتناب کنید؟ در اینجا برخی از بهترین‌ راه‌ها برای خودکار‌کردن گزارش‌های شما و ایجاد داشبورد‌هایی با مرتبط‌ترین و به‌روزترین KPIها قرار گرفته است:

• گزارش داخلی برای CRM و برنامه‌های کلیدی شما
• Google Analytics
• Google Sheets
• Google Data Studio
• Supermetrics

۱) گزارش داخلی برای CRM و برنامه‌های تجاری کلیدی شما

بسیاری از گزینه‌های CRM موجود در بازار، دارای قابلیت‌های گزارش‌دهی عالی‌ای هستند. برخی نیز قابلیت ادغام بومی با برنامه‌های دیگر برای جمع‌آوری اطلاعات و داده‌ها را دارند. برای مثال، Hubspot به Google Analytics متصل می‌شود تا از داده‌های پیشین شما استفاده کند. این امر، تجزیه‌و‌تحلیل تعامل سایت در کنار Lead و داده‌های مشتریانتان را ساده‌تر می‌کند.

به‌عنوان یک راه‌حل ساده برای گزارش‌دهی خودکار، محدودۀ CRM خود را برای ایجاد داشبوردهای به‌روز که داده‌های کلیدی کسب‌وکار شما را به‌ اشتراک می‌گذارند، بررسی کنید. برای دریافت دقیق‌ترین و غنی‌ترین اطلاعات در CRM نیز می‌توانید آن را با برنامه‌های تجاری دیگر که داده‌های شما را جمع‌آوری می‌کنند، همگام‌سازی کنید.

۲) Google Analyticsبرای مشاهدۀ به‌روز داده‌های سایت شما

اگر می‌خواهید گزارش‌دهی‌ تعامل و Conversion سایت‌ خود را خودکار کنید، Google Analytics یک چهارچوب ساده و درعین‌حال قوی در اختیار شما قرار می‌دهد. برای شروع، داده‌هایی را که جمع‌آوری می‌کند، بهینه کنید. مطمئن شوید که Tracking Code به‌درستی به سایت شما اضافه شده و پس از آن، به دنبال راه‌اندازی Event باشید تا Conversionهایی را که برای کسب‌وکارتان مهم است، مانند تراکنش‌های تجارت الکترونیک یا بازدید‌کننده‌ای که به صفحۀ تأیید ثبت‌نام می‌رود، ردیابی کنید.

سپس می‌توانید این معیارهای کلیدی را به‌عنوان ویجت‌های سفارشی به داشبورد خود اضافه کنید و به انتخاب نحوۀ نمایش هرکدام بپردازید. با داشبوردهای سفارشی، می‌توانید گزارش خود را با درنظرگرفتن مهم‌ترین KPI برای تیمتان، سفارشی‌سازی کنید. حتی می‌توان یک فرایند ساده برای به‌اشتراک‌گذاری داشبورد‌تان ایجاد کرد؛ مانند لینکی که هرکسی در تیم شما بتواند بدون ورود به Google Analytics از آن استفاده کند.

۳) Google Sheets؛ صفحه گسترده‌ای ساده و کاربردی

بزرگ‌ترین قدم برای خودکارکردن گزارش‌دهی از طریق Google Sheets، فعال‌کردن افزونۀ Google Analytics و انتقال اطلاعات این داشبورد به صفحۀ گستردۀ Sheets است. در اینجا نمونه‌ای از گزارشی که با استفاده از داده‌هایGoogle Analytics در Google Sheets ایجاد شده، قرار گرفته است:

می‌توانید با انتخاب Add-ons>Google Analytics<Schedule Reports از نوار menu، گزارش‌های خود را فعال کنید تا به‌طور خودکار به‌روزرسانی شوند (و از کلیک روی گزینۀ Refresh برای واردکردن داده‌های جدید از Google Analytics اجتناب کنید.)

یکی دیگر از گزینه‌های عالی در Google Sheets، ادغام Supermetrics با Google Sheets است که به شما امکان می‌دهد داده‌ها را از برنامه‌های غیرگوگل، متصل و انتقال دهید.

اگر از Google Slides برای ارائۀ جلسات و گزارش‌های کاری استفاده می‌کنید، می‌توانید نمودارها و نماهای داده در Google Sheets را به‌طور خودکار با Google Slides همگام‌سازی کنید تا از کپی و جای‌گذاری دستی جلوگیری شود.

۴) Google Data Studio؛ برای نمودارهای قابل تنظیم

Google Data Studio به شما امکان می‌دهد داده‌های کسب‌وکار خود را به یک پلتفرم متصل کنید، نمودارهای بصری تولید کنید و به اشتراک بگذارید. راه‌اندازی آن نسبتاً آسان است و فضای زیادی برای سفارشی‌سازی وجود دارد. با این ابزار، شما می‌توانید:

• داده‌های برنامه‌هایی را که هر روز از آن استفاده می‌کنید، از طریق رابط‌های داخلی متصل کنید. بیش از ۵۰۰ مجموعه داده شامل اتصالات built-in با محصولات گوگل مانندGoogle Sheets ، Analytics و Ads، به ‌علاوۀ اتصالات با برنامه‌هایی مانند Copper ،Mailchimp و Facebook Ads، از طریق این سرویس برای شما فراهم می‌شود.
• با نمودارها، داشبوردها و گزارش‌های تعاملی، داده‌های خود را به بهترین روش نمایش دهید.
• گزارش‌ها و داشبوردهای خود را به اشتراک بگذارید و با افراد، تیم‌ها یا جهان همکاری کنید. همچنین می‌توانید گزارش‌های Data Studio را در صفحۀ وب به ‌اشتراک بگذارید.

برای شروع کار با Google Data Studio، ابتدا منابع داده‌‌ای خود را انتخاب کنید:

در مرحلۀ بعد، نحوۀ نمایش و شیوۀ بصری ارائۀ گزارش‌های‌ خود را انتخاب کنید:

۵) Supermetrics؛ راه‌حلی مقیاس‌پذیر که ویژگی‌های اکسل، Google Sheets و Google Data Studio را بهبود می‌بخشد

Supermetrics یک راه‌حل مقیاس‌پذیر است که برای جمع‌آوری تمام معیارهای بازاریابی شما ازجمله SEO ،PPC، شبکه‌های اجتماعی و تجزیه‌و‌تحلیل سایتتان، در یک مکان طراحی شده است. می‌توانید از Supermetrics در کنار این ابزارها استفاده کنید تا همۀ اطلاعات بازاریابی خود را مستقیماً روی هر پلتفرم داشته باشید:

• Google Data Studio
• Google Sheets
• اکسل

در اینجا نمونه‌ای از گزارش استفاده از داده‌های Supermetrics در Google sheets آمده است:

بهترین روش‌ها برای گزارشگیری خودکار

صرف‌نظر از ابزارها و فرایندهایی که برای خودکارسازی گزارش کسب‌وکارتان انتخاب می‌کنید، چند روش برتر نیز وجود دارد که باید برای دستیابی به بهترین نتایج، در ذهن‌ خود داشته باشید. هنگام ایجاد اتوماسیون در گزارش، روی این سه هدف تمرکز کنید:

• سادگی: مؤثرترین گردش کار گزارش‌دهی و داشبورد، اغلب ساده‌ترینشان است. باارزش‌ترین داده‌هایی که کسب‌وکار شما می‌تواند ردیابی کند چیست؟ روی چند KPI متمرکز شوید و اطمینان حاصل کنید که داده‌ها به‌شکلی خودکار به‌روز، دقیق و دردسترس هستند.
• دسترسی: از نگهداری گزارش‌های خود در یک جای اختصاصی خودداری کنید. اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم شما می‌توانند به‌راحتی به داده‌هایی که برای ردیابی عملکرد نیاز دارند، دسترسی داشته باشند و بهترین کار خود را انجام دهند.
• دقت داده‌ها: اگر داده‌های برنامه‌های منبعِ شما درست نباشد، حتی بهترین گردش کار گزارش‌دهی نیز با شکست مواجه خواهد شد. برای تمیزکردن پایگاه دادۀ خود وقت بگذارید و از iPaaS برای همگام‌سازی فوری داده‌ها بین برنامه‌های خود با استفاده از قوانین مشروط، استفاده کنید.